供應鏈系統管理下財務核算優化

鄧敏婕

摘要：當今企業普遍出現內部使用多個系統的現象，部門與部門之間數據難以整合分析。近年來，企業都紛紛開始了解并使用供應鏈系統，把企業內多個業務系統統一由一個新系統覆蓋。通過存儲方式一致的系統，當需要統計并分析數據的時候，提取數據工作的高效性、數據整合、連貫性和結果的可參考性能大大提高。文章基于用友NC系統上線及后續使用，提出財務核算的關鍵點及其優化對策。

關鍵詞：供應鏈系統；系統初始化；財務核算優化；用友NC系統

一、引言

供應鏈系統是指為終端客戶提供商品、服務或信息，從最初的材料供應商一直到最終用戶的整條鏈上的企業的關鍵業務流程和關系的一種集成。供應鏈是圍繞核心企業，通過對信息流、物流、資金流的控制，把供應商、制造商、分銷商、零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網鏈結構模式。供應鏈的系統特征主要體現在以下幾點：1.供應鏈的整體功能；2.供應鏈系統的目的性；3.供應鏈合作伙伴間的密切關系；4.供應鏈系統的環境適應性；5.供應鏈系統的層次性。

二、供應鏈系統管理下財務核算的關鍵點

（一）賬齡表的拆分難度大

除零售業外，一般以賒銷形式經營的企業，應收模塊都會出現以下會計科目：1.“應收賬款——應收賬款”——代表貨物已出貨已開發票，在NC系統通過制作“銷售應收單”來完成。2.“應收賬款——暫估”——代表貨物已出貨未開發票，在NC系統通過制作“銷售暫估單”來完成。期初賬齡表的拆分正確與否十分重要，初始化考慮不夠周全很容易導致后期數據不準確，因此如何正確拆分應收賬款期初余額為賬齡表的初始數據顯得十分關鍵。其中應關注以下幾點：1.應收賬款余額拆分為賬齡表的規則。2.應收賬款期初余額為負數的情況（已開票和未開票兩種）。3.產生客戶質量投訴的系統操作（分為退貨和只扣款不退貨兩種情況）

（二） 客商結構的混亂情況普遍

舊系統對客戶和供應商的管理沒有形成企業層面一體化的管理，銷售部、采購部、財務部三個部門對客商管理方法各有不同，各自部門內的獨立系統對客商進行統計分析，因此很容易出現管理混亂和部門之間無法對比分析的情況。在NC系統客商錄入時，需要解決以下幾個問題：1.確定客商唯一編碼，此編碼要求能避免重復錄入、更名等情況能正確識別。2.企業存續時間越長，客戶和供應商的數量也隨之而增多，眾多客商中，很可能存在母子公司、總分公司、關聯公司的關系，如果客商管理不嚴，會容易在統計分析上造成混亂。例如：A客戶由于拖欠貨款時間過長已被企業列為客戶黑名單，但是該A客戶用其子公司或關聯公司B繼續與企業交易，若企業沒有及時發現，可能會引起新一輪壞賬風險。

（三）生產企業成本核算復雜

生產企業從原材料的購進開始，通過企業內部加工形成產成品，這是一個很復雜而且需要精細化的運算過程，當中運算規則的輕微改變也能形成產成品的成本發生重大差異。每個企業在成本核算的方法上選擇都不一樣，供應鏈系統如何配合生產企業計算出準確的產成品、半成品成本，為企業節省更多基礎核算的財力物力，并能為財務成本管理分析提供大量可參考性數據，已經成為生產企業在選擇供應鏈系統的關鍵模塊。

（四）企業各部門存貨分類難統一

企業在日常的內部管理中普遍出現這種問題：原材料或者產成品的分類在采購部、銷售部、財務部等各個部門中分類都不一致，原因在于各部門對數據的使用、分析角度不一致，例如：采購部/倉庫對原材料按照體積大少、部件連貫性、采購牌子等方式進行分類，但財務部則按照重點材料、次重點材料、一般材料分類。分類不同則無法整合分析各部門的數據，這為企業的全面管理帶來困難。

三、供應鏈系統管理下財務核算的優化策略

（一）準確拆分賬齡分析表，優化應收管理

想做到NC系統賬齡表準確無誤，初始錄入及日常數據操作都十分重要。要達到理想分析效果，首先應該要了解NC系統應收模塊方面的業務流程及取數規則，從銷售訂單確認后的業務流程為：倉庫發貨（銷售暫估）——對賬開票——款項收回。

1. 應收賬款賬齡表的拆分規則為：第一，已開發票：從最新的月份開始，若本月的開票數據大于余額，則應收余額賬齡為最新的月份。若本月的開票數據小于余額，則本月的賬齡數據為開票數據，再對比上月開票數據與余額扣除本月開票數后的金額，大于的余額扣除本月開票數后的金額為上月賬齡數，小于即上月開票數為上月賬齡數，如此類推，直至扣完為止。第二，暫估數據：與已開發票一致，開票數據換成暫估數據。已開發票賬齡數據和暫估賬齡數據完成后組合起來才形成完整的應收賬款賬齡表。

2. 賬齡表的組成中，有以下特點：第一：應收賬款余額由兩部分組成，已開發票及暫估數據，所以賬齡表總表應拆分成兩份，已開票賬齡和暫估數據賬齡。第二：賬齡表原則上不應該出現負數余額，若出現負數余額，應該區分負數的數據屬于已開票數據還是暫估數據，按照不同情況分為兩類解決辦法：（1）已開票數據和暫估數據均為負數、已開票數據和暫估數據其一為負數，另外一方為零，這些情況賬齡表上錄入都為最新一個月的賬齡。（2）已開票數據和暫估數據其一為負數，另外一方不為零，則兩者顯示的賬齡區間應保持一致。

3. 在日常銷售中，出現客戶質量投訴是很普遍的一種異常處理方式，一般分為退貨退款和不退貨只扣款兩種情況。在退貨退款的情況下，企業應在實物退回時錄入負數的銷售暫估單，待與客戶確認后開票扣款。在不退貨只扣款的情況下，由于沒有實物退回，因此在客戶確認開票時直接增加扣款行加以表示即可。應收模塊的核銷規則是：收款單只能核銷銷售應收單（已開票數），不能核銷銷售暫估單（已發貨未開票數）。按照此規則，一切銷售收款單都是基于銷售應收單，而不是銷售暫估單。企業在日常財務操作上應多加注意。

（二）對客商的梳理有助降低交易風險

針對上述客戶和供應商管理中的問題提相應對策：1.為了避免人為問題，例如：客商名稱錄入不全、錯別字、重復錄入，客觀問題，例如：客商更改名稱等，企業在設定NC系統識別的項目應該選擇客商的“納稅人編號”，因為無論人為問題還是客觀問題，所有企業的納稅人編號絕對唯一。因此只要使用“納稅人編號”作為識別客商是否重復的檢測規則，就能確定企業的客商管理唯一性。2.在NC系統的客商管理下設置關聯公司檔案，作為關聯企業相互影響，當企業與客戶訂立新訂單的時候，如果該客戶存在關聯公司有嚴重逾期款項未歸還時，盡管該客戶并無信用不良記錄，NC系統也會跳出風險預警，提醒企業在與該客戶交易時應與其關聯公司的信用情況一起考慮。另外，客商的關聯設置并不影響日常的賬務處理，但是作為銷售部、財務部、采購部的客商管理分析報表時，關聯設置會把關聯公司作為一個整體企業來看待，對其銷售量、回款情況、采購量、信用記錄等進行合并分析，更能準確評價客戶和供應商，在后續的交易中把握客商關鍵點，爭取處于最有利的談判位置。endprint

（三）成本核算應按照企業自身特點量身定制

在企業的會計準則中，可供選擇的成本核算方法有很多種，企業在選擇時，會遵循“取數容易”、“運算簡便”、“能真實反應產品的成本”這幾種原則。而在這些原則中，“能真實反應產品的成本”這個是最重要的把握點，因此企業應首先確定適合自身特點的成本核算方法，以產品成本差異較大的企業為例，這種企業應該選擇標準成本法核算產品成本，首先應確定成本的單位標準成本BOM（Bill of Materials），通過當月產量與BOM的乘積得出該產品當月的標準成本，全部成本的標準成本再與實際成本的之差為當月損耗，再通過損耗率分攤至各個產品中得出該產品當月的實際成本。企業在NC系統中應保證所有產品的BOM數據及損耗率錄入真實準確，當生產部門完成當月原材料消耗數據時，系統能通過設定好的標準成本法核算規則迅速計算出當月各產品的實際成本。

（四）權衡各部門分析重點，合計制定存貨分類

供應鏈系統是為了統一各部門數據口徑，所以在存貨分類的統一界定中，企業應該加以重視。首先，對各部門進行調查，了解部門存貨數據分析的側重點。然后，綜合各部門的分類特點總結出統一的分類方式。再從舊系統中對原來的存貨按照新的分類方式整合數據，為初始化數據后續核對做準備。接著來關于NC系統中的存貨編碼設定，必需按照新確定的存貨分類方式設定編碼規則，讓使用者能很容易根據編碼分辨出存貨類別。最后就是按照新的分類及編碼逐個統計每一件存貨。這個初始化過程應該是在整個NC系統上線的過程中耗費時間最長、耗用人力物力最大的一個模塊，尤其是庫存量大而且分類十分復雜的企業。但這個模塊的初始化工作必須高度重視，因為初始化的分類設計合適與否能直接影響日后管理分析的準確性。

四、結語

重視用友NC系統的初始化工作，對日后運作的財務管理優化工作也起促進作用。用友NC系統的使用可以大幅度減少企業各部門人員的工作量， 員工可以用更少的時間完成日常核算工作， 將精力更多地投入到企業的分析與管理中。而且用友NC系統更好地對企業管理進行集約化管理，財務管理是一個綜合部門， 需要與企業內部各個部門打交道，用友NC的使用大大提高了交流效率。財務核算與管理過程的規范性與合規性得到提高， 降低了人為失誤的概率， 使會計政策執行效果加強。

參考文獻：

[1]顧穎.用友NC在集團企業財務管理中的運用分析[J].中國管理信息化，2016（02）.

[2]陸沁園.財務信息化建設推進精細化管理——淺談用友NC財務系統的使用[J].國際商務財會，2012（05）.

（作者單位：珠海紅塔仁恒包裝股份有限公司）endprint