試論學校財務檔案的管理辦法及改進措施

龍菲

【摘要】隨著我國現在教育體制的不斷進步，學校在財務檔案的收集、收入以及分類等各個方面都或多或少存在著一些問題。本文對于小學財務檔案的相關內容進行了分析，最終提出了相關的解決措施。

【關鍵詞】學校財務檔案；改進措施；制度

一、學校財務檔案的管理方法概述

學校財務檔案是以信息收集的方式管理賬務，除了具有普通財務檔案的特點外，根據學校自身還存在一些特殊性：

（一）學習財務檔案周期劃分具有特殊性。學校的財務檔案主要是一學期統計一次，其他的財務檔案可能有進度之分，但是學校財務檔案管理都是按照學年進行收支管理，這就是學校財務檔案特殊性的表現。

（二）學校財務檔案區分逐漸復雜化。由于學校在不斷添置各種教學器材，而且隨著現在的小學都有逐步擴充的趨勢，所以在檔案的分類和管理上出現了越來越復雜的趨勢。

（三）學校財務檔案管理方式逐步現代化。由于現在的云數據時代已經逐漸到來，所以學校的檔案管理也在與時俱進地進行，計算機化已經在很多方面取代了人工，這樣不僅能夠減低學校經費，還能夠增加工作效率，這樣能夠增加檔案的查詢精準度以及其他各個方面。

二、學校財務檔案管理辦法中存在的問題

（一）財務檔案的管理制度不完善。由于我國很多小學自身管理制度存在不完善的問題，對于財務檔案的管理情況更是缺乏相應的制度，不僅存在管理人員專業素質較低，不能有序的進行檔案的管理，而且檔案管理人員沒有完善的管理層，所以一旦出現較難解決的問題或者是遇到新問題之后，小學財務檔案管理會出現一定的延期性，最終導致財務檔案不完整。

（二）財務檔案的管理程序不規范。很多小學沒有專門的會計管理人員，很多財務檔案管理人員對于知識現學現用，在進行分類和整理的時候沒有理論知識進行支撐，這樣會導致財務檔案在整理和歸類時出現檔案數據混亂，檔案分析出現問題，這些都是因為管理程序不規范導致的。良好的學校需要聘請專業的人員進行檔案的管理，確保檔案工作的可持續性發展。

（三）不重視檔案管理工作。很多小學認為優秀的生源和師資是學校決勝的因素，至于財務檔案管理這些問題不需要重點掌握，所以會在繁忙的工作中忘記檔案管理，一旦需要相關的素材時會發現沒有途徑進行相關的查找，最終導致很多財務工作出現延期的問題。學校不重視檔案管理人員還和現在的小學教育情況有聯系，很多小學在進行檔案管理時會出現各種問題。

（四）檔案管理人員的素質較低。學校的財務檔案歸檔管理不同于一般的歸檔工作，不只是單純地將情況進行歸檔就可以完成工作，檔案中的經濟信息以及相關的經濟收支都需要進行記錄，但是小學很多檔案管理人員都是兼職或者招聘的條件較低，這樣會導致整體的隊伍素質低，會給財務檔案的工作帶來很多難題。

三、學校財務檔案的管理制度體系

（一）建立健全財務檔案的管理制度體系。小學在學校管理中首先需要制定全面的財務和檔案管理制度，這樣能夠確保學校在進行財務檔案管理時能夠有章可循，最終確保檔案管理的制度化和規范化。學校在建立健全檔案的管理制度時，需要從各個方面進行準備。首先，學校要加強經濟方面和檔案方面的聯系，這樣能夠確保工作人員之間能夠了解相關的情況，最終為學校營造出和諧的氛圍。其次，學校的領導還需要加強對于財務檔案管理的重視程度，給財務檔案管理人員樹立良好的榜樣作用，督促相關部門及時完成相關工作。最終，還需要對于財務管理人員進行責任宣傳，確保這些工作人員有責任心管理財務，加強相關人員的專業學習積極性，確保學校各個財務檔案能夠清楚地被工作部門使用，確保學校能夠做出正確的財務決定。

（二）不斷提高檔案管理人員的綜合專業素質。我國現在小學檔案工作人員綜合素質普遍較差，小學在進行財務管理招聘時，可以適當提高管理人員的待遇，尋找專業知識較強的財務檔案管理人員，必要的時候還可以對于這些人員進行定期的專業培訓，培養一支專業素質較強的隊伍。財務檔案人員需要有良好的職業道德，因為小學財務涉及很多方面的財政來源，如果管理人員沒有堅定的意志和責任心，可能會出現定位上的錯誤，所以學校需要定期對于財務檔案人員的專業素質進行相關的培養，確保這些人員具備各種財務管理知識的基礎上具有法律意識和道德意識，通過各種方式去提高工作人員的這些素質。學校不斷提高管理人員的綜合素質還可以通過競賽的形式進行，不斷去推進工作，讓相關人員有一種緊迫感，必要的時候還可以通過各種形式的比賽不斷提升相關的綜合素質。

（三）加強財務檔案管理體系的創新。我國現在正處于“互聯網+”時代，學校可以把財務檔案管理和互聯網進行結合，加強互聯網對于數據的管理工作。對于每一個工作人員的責任進行明確分工，可以通過互聯網的形式對于每一個工作人員進行監督。學校還需要從互聯網上建立一套規范的財務檔案管理制度，確保在出現問題之后能夠直接找到問題的根源。

（四）建設財務檔案的專門設備。學校需要使用教育經費對于相關的問題進行管理，下撥一批經費用于專門的機器購置和人員安置。有必要的情況下，學校還可以重新布置相關的房間，對于檔案放置的桌椅以及相關的設備進行更新。學校要確保有專門的人員進行定期檢查和管理。

學校的財務部門和檔案部門之間要加強聯系，即使在發現過程中可能會出現一些突然的問題和設備以及人員管理的問題，但是相關部門需要找到合適的解決措施，對于相關問題進行糾正，最終確保為學校的財務工作奠定良好的基礎。

【參考文獻】

[1]楊江.財務檔案管理淺識[J].黑龍江史志，2013（13）：70.endprint