關于事業單位檔案管理創新的思考

宋紅偉

摘 要：事業單位的檔案管理信息化是指借助于目前飛速發展的計算機技術和信息儲存量龐大的云平臺，將相關的事業單位檔案數字化，全面降低檔案管理工作人員的工作量和提高檔案管理工作的科學性。結合目前我國事業單位的檔案管理工作的實際情況，我國事業單位實現檔案管理信息化還存在較大差距，本研究將對此進行詳細地探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新；思考

1 事業單位檔案管理的現狀和存在的問題

1.1 對事業單位檔案管理工作不夠重視

我國近些年來隨著科學技術的發展和人口數量的逐漸增多，各個地區的就業形勢也就異常嚴峻，目前，隨著社會的發展，大多數已經步入社會的人士和眾多大學生在就業時都要首先選擇事業單位，因為大家都認為事業單位能夠提供優良的工作環境和充足的發展空間，除此之外，還可以為大家提供良好的薪資待遇和企業福利。隨著這種就業趨勢的逐漸發展，我國事業單位在檔案管理上也就出現了一些因形勢而不可避免的問題。有些事業單位對檔案管理不夠重視，對于相應的法律法規貫徹落實的不夠完善，在這些方面原本也沒有學習到足夠的知識來加以運用，其次，很少有人能夠認識到我國事業單位的人員檔案是我們國家重要人才儲備的主要來源之一，因此事業單位的檔案管理工作就有著非常重要的作用。但是因為部分事業單位對檔案管理工作的不正確認識和相應的法律法規落實的不夠完善，導致了我國事業單位檔案管理工作開展的異常艱難，使我國的檔案管理工作十分混亂。

1.2 檔案信息處理的相關設備與技術較陳舊

隨著我國經濟實力的不斷增長和相應科學技術的發展，我國大多數機構在資料、信息的收集、儲備的工作中廣泛推行了計算機技術和云平臺等。但是通過對我國各事業單位的檔案管理工作的實際調查，可以清楚發現我國的事業單位的檔案信息處理的相關設備、技術較為陳舊或更新的設備利用率極低。事業單位的檔案信息處理的相關設備、技術仍較陳舊的主要原因就是事業單位的負責和實際參與檔案管理的工作人員對檔案管理的工作重視程度不夠，沒有及時利用迅速發展的科學技術有效提高檔案管理工作的實際質量。更新的儀器、設備的利用率低在一定程度上體現了實際負責的工作人員的工作態度和能力，沒有充分認識到檔案管理工作對事業單位的發展的重要意義和更新的設備對提高檔案管理工作的質量和效率的重要作用。

1.3 檔案管理人員素質有待提高

對我國的事業單位來說，發展檔案管理工作最為重要的就是要提高檔案管理人員的專業知識水平和自身的綜合素質，只有擁有專業的、團結的、高效的檔案管理團隊，才能夠保障我國事業單位檔案管理工作的良好發展與快速進步。對于大多數事業單位來講，從事檔案管理工作的人員往往都沒有過經過系統的、專業的整體培訓，大多數管理人員都沒有扎實的專業知識和基本的檔案管理技術，對檔案管理工作不夠用心，缺乏一定的管理意識和綜合管理素質，這些因素都影響著我國事業單位檔案管理工作的持續性和穩定性。除此之外，一些文件的分類保存、歸納整理等工作存在的大多數問題，同樣也與我國從事檔案管理的工作人員落后的專業知識和管理素質息息相關。現階段檔案管理人員的素質，非常不利于我國事業單位的梳理發展。

1.4 事業單位檔案管理基礎的業務比較薄弱

在我國事業單位發展非常良好的社會背景下，我國的就業趨勢逐漸趨向優先選擇事業單位，在這種就業形勢下，我國有些事業單位在檔案管理基礎的業務方面就比較薄弱，往往導致了檔案管理工作的混亂不堪。現階段，我國事業單位雖然大部分都建立起了相應的檔案管理的措施和一定的規章制度，但是基本所有事業單位都沒有按照一定的流程去對所有的單位在職人員實施正確規范的檔案管理，還有的從事檔案管理的工作人員沒有對應聘者的檔案進行一定的審核與復查，因此，工作人員的檔案出現混亂和丟失的情況發生的越來越多，這種各自工作、不合規范的現象玩玩導致了我國事業單位檔案管理事業的逐漸退步，常常在一定程度上阻礙了我國事業單位檔案管理工作的順利開展。

2 我國事業單位檔案管理改革與創新的相關措施

2.1 建設數字化檔案管理模式

通過對我國事業單位的檔案管理工作的實際情況的詳細分析，我們可以發現事業單位的檔案管理工作迫切需要有效的改進措施來實現全面的創新與改革。鑒于我國事業單位的檔案管理信息化的目標，我國事業單位的檔案管理工作的改革措施可以從提高檔案管理工作的“四化”做起。數字化是我國事業單位的檔案管理工作改革和創新的重中之重。建設數字化的檔案管理模式即是指利用現今迅速發展的掃描技術、云平臺、身份認證技術和計算機網絡技術將紙質版的檔案資料轉化、備份為電子文件，一方面提高了對檔案資料的保護力度，確保了檔案資料的完善性，另一方面也在一定程度上減小了儲存和整理檔案的工作量和工作難度，增加了檔案資料的利用率，更有力地保障了事業單位的未來發展規劃的合理性和科學性。

2.2 加強檔案管理的保密工作

在檔案管理中，保密工作是非常重要的，我們在對檔案管理的工作地點的選擇時要非常慎重，按照國家相應的法律法規進行改造和完善，對采光用的門窗要進行加密保護，在一定程度上防止偷盜情況的發生。對檔案管理工作場所的看管人員要進行嚴格的審核，禁止非工作人員進入。并對看管人員進行專業的培訓，從而提高他們的保密能力和工作態度。嚴禁的保密工作對我國事業單位的檔案管理工作具有重要的作用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

在知識經濟時代下，要提高檔案管理人員的綜合素質，這對管理工作有著重要的意義。事業單位對此要加大對人員培訓所用資金的投入力度，為管理人員掌握一定的專業知識和具備基本的能力素質提供充足的資金保障，使管理人員增強文字分析能力和職業技能，培養出專業性的人才，為我國事業單位的檔案管理工作作出更大的貢獻。

2.4 實現檔案管理的自動化

建設數字化的檔案管理模式重新定義了檔案管理工作內容和方法，極大程度減輕了實際工作人員的工作量和工作難度，切實提高了檔案管理工作的實際質量，而促進實現檔案管理的自動化則進一步降低了管理人員的工作壓力，實現了檔案管理工作更全面的改革和創新。我國事業單位的檔案管理工作中最為嚴峻的問題就是相應的管理制度不合理和檔案管理工作并沒有具體的部門負責，但是由于檔案管理工作的高工作量和低難度的特性并不適合設置具體的負責部門，否則極易導致工作人員的冗余和人力資源的浪費。促進檔案管理工作的自動化則能在很大程度上避免類似問題的發生，實現在極少的人力或無人操作下檔案資料的信息的自動存取。

3 結束語

本研究就事業單位檔案管理信息化的目標和實際意義進行了詳細地探討，指明推進計算機技術在我國事業單位地檔案管理工作的廣泛應用的重要性的同時，也詳細闡釋了目前我國事業單位檔案管理工作中存在的具體問題和進行改革的迫切性。對于我國事業單位檔案管理工作中存在的相關信息處理設備陳舊、工作人員的責任意識不強等問題，我們必須結合事業單位管理信息化的“四化”的具體要求采取有效的改進措施，提高檔案管理人員的工作能力，加快設備的更新速度，全面實現我國事業單位檔案管理工作的改革與創新。

參考文獻

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