淺談圖書館檔案管理工作

盧巧麗

摘 要：圖書館檔案是在圖書館工作過程中形成的、具有一定保存價值的原始記錄，和圖書資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊藏的許多信息對圖書館今后的工作有著重要的借鑒價值。近年來，隨著信息技術的不斷發展，圖書館檔案管理方法也得到了極大的創新，這大大提高了圖書館檔案管理效率。本文在研究當前圖書管理工作現狀的基礎上，提出了幾點意見和建議，希望能夠對圖書館的檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：圖書館；檔案管理；現狀；措施

隨著信息技術的發展，對于圖書館檔案的管理傳統的管理模式已經不能再適應當代的發展了，因此，數字化技術在圖書館檔案管理中的應用也越來越廣泛。但是在其不斷的發展中必然會存在一些不完善的問題，所以本文從信息化時代圖書館檔案管理出現的問題進行探討分析，然后提出相應的合理化建議，希望可以為圖書館的檔案管理工作提供合理借鑒。

1 圖書館檔案管理信息化建設中出現的問題

1.管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數字化、服務現代化是展現圖書館工作的亮點，忽略檔案管理是圖書館的共性。計算機技術的普及，人們對數字資源的利用率遠遠超過紙本資料。數字圖書館建設成為圖書館管理的重中之重，檔案建設與管理邊緣化已成事實。意識缺乏、認知薄弱導致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習慣性無序存放，對大部分圖書館建設、發展以及在各項政治、文化活動中相關資料不做歸整和深度開發，導致重要檔案信息缺漏項普遍，丟失現象時有發生。一旦使用，便出現檢索困難，查準率低，造成無法彌補的損失與遺憾。

2.電子檔案和紙質檔案關系區分不清

隨著信息化的時代到來，越來越多的工作都需要運用計算機進行。圖書的檔案管理工作也不例外，發展圖書館檔案管理的信息化和數字化并不是指要取代傳統紙質的檔案管理建設。發展圖書館的檔案管理數字化應該與時代的發展緊密結合，使其更加快捷和方便。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。

2 如何有效加強圖書館的信息化建設

1.健全圖書館檔案管理規章制度

周密而實用的圖書館檔案管理的規章制定，是圖書館檔案管理的前提條件，因此在圖書館檔案管理過程中，應該不斷健圖書館檔案管理的規章制度，并制定嚴格地檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準確、系統在內的制度體系，這樣有利于圖書館檔案管理工作的有章可循和有的放矢。比如檔案管理人員的崗位職責、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業務檔案的收集范圍、收集內容、鑒別和加工、分類依據、標引規則等；明確歸檔時間、檔案編目標準、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書館檔案工作，須嚴格遵守檔案統計制度，認真抓好每個環節，逐步實現檔案管理工作的制度化、規范化。促進圖書館檔案工作得以規范且有序進行、確保有保存價值的文件以及其他有關材料不被遺失，使得圖書館檔案在圖書館今后的工作中充分發揮作用，為圖書館的建設和管理提供重要的參考價值，為日后圖書館進一步提升讀者服務質量提供可靠的保障。

2.完善檔案信息服務體系

及時準確地提供檔案信息服務是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務體系。以信息化標準為基礎，從圖書館自身情況出發進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯網環境之下，使檔案的目錄、內容及編碼呈現一體化。積極推進檔案制度的建設，促使檔案管理數字化更加科學規范，投入力度進行數字系統的維護與管理，并發揮監控的功效，使數字系統的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質量的高要求，需要改變資源開發的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統的維護工作進行外包，使其運行更加規范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

3.完善圖書館檔案管理的配套設施

如果要真正的實現圖書館檔案管理的信息化就必須要有科學完備的數字化設施作為良好的支撐，要求我們必須加強圖書館的硬件設施建設，做到軟硬兩手抓，以更好的促進圖書館的檔案管理工作。在硬件方面，必須要建立相關的數字化設備體系，其中包括計算機、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀設備、服務器等，在建立起這些設別以后還需要對這些設備進行相應的跟蹤和檢測，在發現設備出現落后時立馬對其進行升級。而在于軟件方面就是需要對圖書館檔案管理的數字化建設中建立出一套相應的數字化管理系統，第一需要建立的就是就接收和采集系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的真實、可靠性，其中就包括接收各部門的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對其進行適當的管理。第二點需要建立的就是管理的儲存系統，這個系統主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動態管理、數據安全和維護、辦公自動化管理等。第三點需要建立的就是開發利用系統，這個系統的目的就是為了實現檔案管理的網絡化，其中就包括檔案的登記、調卷、加工、編排、檢索、檔案信息網站等。

4.加強各部門之間的聯系

國家整體圖書館建設，要想不斷的向前發展就需要我們建立一個統一的圖書館運營體系，加強各個部門之間的聯系。現在普遍存在的現象就是圖書館發展不平衡的趨勢越來越明顯。特別是隨著一些信息化技術的引進，使得一些圖書館在檔案的整理和分類以及計算機存儲量的差距越來越大。所以為了有效的解決這些問題，就必須加強各個部門的聯系，實現圖書資源的共享，保障各個部門的圖書資源的穩定性和完整性。并隨著我國三網融合的趨勢，要有效的利用好網絡建設、電視建設以及手機建設的融合發展。以便更好的為群眾提供優質的文化服務。

5.注重檔案管理人員的綜合素質

圖書館檔案現代化管理屬于一種人與機的結合系統，圖書館的檔案管理工作人員是該系統中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識；其次，注重復合型人才的培養，有步驟、有計劃地對管理人員進行在職培訓，提高圖書館專業知識、檔案管理知識。培養管理人員的責任心。較強的鉆研能力、良好的專業素質、熟練應用計算機、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現代化圖書館這個平臺，建立面向用戶的全方位服務系統和高效便捷的溝通平臺，提供快、準、穩的信息服務。

3 結束語

在數字化、信息化不斷發展的新的歷史條件下，加強圖書館的檔案管理的信息化建設顯得尤為重要，這不僅可以有效的提高圖書管理工作的效率還更加有利于圖書借閱者的多元化需求。因此必須建立健全檔案管理制度，加強檔案管理人員專業培訓或引進專業檔案管理人才，這樣才能提高圖書館檔案管理水平，提升圖書館服務質量。

參考文獻

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