電子檔案安全管理研究

摘 要：隨著現代科學技術的不斷發展，計算機在電子檔案的管理中逐漸應用和普及，利用其網絡傳輸、數字化管理，代替了傳統的紙質檔案管理，這能夠使檔案的管理更加便捷，提高資源的利用程度。但是在這個過程中，檔案的完整性和保密性都受到了一定的威脅，如果不注意這些問題，造成的損失是不可估量的。因此，要加強電子檔案的信息安全管理問題。

關鍵詞：電子檔案；安全管理；對策

信息技術的發展和進步給電子檔案的信息安全管理問題帶來了一定的威脅和隱患，這就要保證電子檔案在創建、存儲時的安全性和保密性，對一些非法的訪問和改動要進行技術防范，以此來保障電子人事檔案信息的安全性和保密性。因此，加強技術管理就顯得尤為重要。

1 電子檔案信息概述

隨著我國信息化的發展，檔案信息的管理工作對網絡的依賴性也逐漸增加，網絡的危險性也威脅著檔案信息的安全性。電子文件是數字信息化時代的產物，具有一定的時代意義。電子檔案，就是指通過對檔案數字化，利用計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案在人們的生活和生產活動中具有較高的使用率，包括記錄文字、公民信息、圖表等，具有一定的保存價值和反復調閱的必要性。

2 加強電子檔案安全管理的重要性

當今社會是一個數字化社會，隨著網絡化的日新月異，只有促進當前電子檔案安全管理工作，才能使檔案信息的采集、使用更加跟緊時代的步伐。電子檔案的安全管理能夠保障檔案信息資料的完整性，使檔案信息采集的收集、整理更加便捷，且準確率較高。

在當今的數字化時代，計算機得到廣泛應用，檔案信息的電子文件也越來越多，例如學校中的學生檔案資料、醫院中的患者信息資料等都對檔案信息的安全性提出了要求。因此通過相應軟件可以減小檔案管理的難度，提高管理效率。電子檔案的收集和管理是檔案工作人員的主要工作內容，做好檔案工作首先要做好這兩項內容。但是當前的檔案管理工作的普遍問題是，檔案管理工作人員對檔案的安全意識不高，在實際工作中對檔案管理的重要性得不到切實的認識，對檔案的保管沒有做到整齊分類和定期保養，在檔案發揮使用價值時，過多無價值的信息或者保存不完善的情況時有發生。只有加大對檔案管理的工作強度和重視力度，才能使檔案在使用時能夠迅速發揮作用。檔案保存的目的不是束之高閣，而是對資料內容的價值維護，因此，保證檔案資料的完整性和安全性關系到檔案資料的價值體現。

3 電子檔案信息安全保護技術

（一）電子檔案信息認證與恢復技術

1.簽署技術

電子檔案的簽署技術一般為數字化的手寫和證書簽名。手寫的數字簽名是在相關軟件中嵌入專用的模塊，作者可以用一些專用的筆在對應區域進行簽名，與紙質的簽名類似。證書的數字簽名是利用自己的密鑰進行處理生成數字簽名，再將相關的文件發出去。

2.加密技術

進行加密是為了保證電子檔案信息的隱秘性，其方式比較多。一般在傳輸的過程中通常會有兩個密鑰：加密和解密。這是兩種不同的密鑰，外人想進行惡意訪問和攻擊要先進行解密，但是很難截獲。這對于傳輸的電子文檔具有較好的保護效果。

3.身份驗證

身份的驗證最通常的就是給每個用戶一個ID，可以是字母、數字、特定符號以及相互混合，代表該用戶的身份。用戶想要進入系統前，就要輸入自己的ID以及驗證碼，計算機將與存儲的有關該ID的相關信息進行驗證，若驗證符合，則是合法用戶，反之則會被拒絕訪問。這是防止對系統進行惡意訪問或者破解的有效防護。

4.防寫措施

部分計算機外有只讀光盤，使用者可以讀出信息但是不能進行修改或擦除。對于一些一次寫入式的光盤，可以進行一次或者多次寫入，但是對原有的信息不能進行更改和擦除。這種光盤可以提高電子檔案的安全性，防止某些惡意的篡改。還可以對光盤設置為只讀模式，使用者在使用的過程中只能讀取文件中原有的資料，不能進行修改和擦除。

5.硬盤還原卡技術

在使用硬盤還原卡后，用戶可以對硬盤中的電子檔案進行隨意改動，一旦關機重啟，硬盤就會恢復至初始狀態，不會留下改動過的痕跡，這能夠防止對硬盤內容操作失誤，保護了電子檔案數據的原始性和安全性。

（二）電子檔案防病毒技術

計算機病毒是具有較強破壞力的計算機程序，能夠在非授權的情況下進入一些程序和數據文件中進行破壞。隨著信息技術的發展，病毒的入侵也更加頻繁和迅猛，病毒攻擊的案例也越來越多，對病毒的防護也成為保護電子檔案的重要方式。

1.計算機病毒的防護

使用最新的殺毒軟件，這能夠處理常見的一些代碼，但是要記得對殺毒軟件及時進行升級，使得計算機的安全級別更高；安裝防火墻，防火墻是根據連接網絡的數據包來進行監控的。防火墻可以將系統的各個端口進行隱藏，黑客在惡意攻擊時端口不容易找到，這就在一定程度上保證了系統的安全。及時對一些漏洞補丁進行更新，日常WINDOWS系統自帶的功能會在計算機閑置時間自動進行更新操作系統，但是為了保險和安全起見，要手動進行安全漏洞的掃描，及時下載和更新一些補丁程序，以此來修復操作系統中存在的安全隱患和漏洞。不要隨意打開陌生的電子郵件附件，如果要打開的話，也要用純文本來獲取信件，這是由于目前郵件的病毒也比較多，所以要提防和注意，更不要對這些陌生郵件進行回復，防止黑客反向入侵。對于收到的電子郵件，要進行病毒掃描，不要輕易打開不明電子郵件的附件。

2.電子檔案備份

對于電子檔案，除了日常的使用外，一定要進行定期備份，這是為了防止系統崩潰或者受到入侵及病毒的感染等情況，這能夠為信息的有效恢復提供保障，是一種非常規的輔助措施。

4 結語

綜上所述，電子檔案信息管理需要通過有效的方式和技術來提供保護，做好信息安全規范是維護計算機信息的有力保障。在這個過程中，要全方位采取措施，防止人為的惡意襲擊以及在使用過程中出現的意外，從而保證電子人事檔案信息的安全，避免造成不必要的損失。

參考文獻

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作者簡介

曾曉瑩（1981-），女，廣東省河源市，大學本科，中級，研究方向：事業單位檔案管理。endprint