關(guān)于提高檔案管理有效性的若干問題思考

王曉雁

【摘 要】近年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對于檔案管理有效性需求也越來越大。鑒于此，論文從多角度出發(fā)，對檔案管理的重要性進(jìn)行分析，并針對當(dāng)前檔案管理存在的問題展開研究，進(jìn)而提出提高檔案管理有效性的幾點優(yōu)化策略，以期為促進(jìn)我國檔案管理有效性的發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

【Abstract】In recent years， with the development of social economy in China， there is a growing demand for the effectiveness of archival management. In view of this， this article from the points of view， analyzes the importance of the archives management， and researches the problems existing in the current archives management， then puts forward the optimization strategy for improving the effectiveness of archives management， hoping to promote the efficiency of China's archives management.

【關(guān)鍵詞】檔案管理；有效性 ；經(jīng)濟(jì)建設(shè)

【Keywords】 archives management； effectiveness； economic construction

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0088-02

1 引言

檔案管理的有效性，對于社會經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用，是社會實踐活動的固化信息形式，是推動社會進(jìn)步的重要文獻(xiàn)資料。但當(dāng)前我國檔案管理活動中，普遍存在重視管理檔案而忽略利用檔案的問題，降低了檔案管理的有效性。因此，本文對提高檔案管理有效性的研究，無疑對于提高我國檔案利用有效性和促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

2 檔案管理的重要性

檔案管理即是對檔案的信息、實體進(jìn)行管理并利用的各項管理工作的總稱，是統(tǒng)計、鑒定、保管、整理、收集、提供利用的活動，包括了檔案提供利用、檔案編輯研究、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案整理、檔案收集等管理內(nèi)容。檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性是一個單位管理水平和業(yè)績的重要評估指標(biāo)，是記載了一個單位發(fā)展史的資料，也為研究一個單位發(fā)展史提供了一手資料。為了做好檔案管理的工作，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，應(yīng)不斷更新管理理念，用于探索和創(chuàng)新管理手段，從而真實、全面地反映社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況和經(jīng)營成果[1]。

另外，將單位經(jīng)濟(jì)的管理與檔案管理成果有機(jī)融合，能夠體現(xiàn)出該單位的資源配置模式，并有利于促進(jìn)單位制定未來的發(fā)展規(guī)劃和商業(yè)版圖，具有發(fā)展的戰(zhàn)略意義，同時對于提高單位經(jīng)濟(jì)管理效益具有重要的影響。同時檔案管理也是單位經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在單位的各項工作中積極的發(fā)揮出了其應(yīng)有的作用，促進(jìn)了黨的工作順利完成。由此可見，建立一套科學(xué)的、規(guī)范的、適用的檔案管理體系，對于促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要意義，并且對于單位經(jīng)濟(jì)信用信息有效性也具有重要作用[2]。

3當(dāng)前檔案管理存在的問題

3.1檔案管理模式較為落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式以保存原始信息工作內(nèi)容，實現(xiàn)檔案信息保存為目的。但當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展迅速的情況下，檔案管理模式已逐漸實現(xiàn)了現(xiàn)代化自動管理，傳統(tǒng)的人工檔案管理也逐漸向信息化管理模式發(fā)展。另外，由于部分個體經(jīng)營、企業(yè)、單位的檔案管理設(shè)備不齊全，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理工作具有科學(xué)化的特點，要求管理人員需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)和能力，并且對檔案管理工作進(jìn)行一個科學(xué)的、合理的規(guī)劃。但在檔案管理實際的工作中，由于檔案管理人員結(jié)構(gòu)和招聘不均勻、規(guī)范，并且管理人員工作職責(zé)也并未明確，多數(shù)管理人員年齡較高，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案的管理要求、重要性、裝訂、限時歸檔等業(yè)務(wù)不是太熟悉，導(dǎo)致出現(xiàn)管理工作的混亂、管理水平不高和管理手段滯后等問題[3]。

3.3 檔案管理制度有待完善，檔案管理意識不強(qiáng)

雖然多數(shù)個體經(jīng)營、企業(yè)、單位都建立了較為完善的檔案管理制度，但仍然有部分個體經(jīng)營、企業(yè)和單位并未建立完善的檔案管理制度，在檔案管理的過程中，出現(xiàn)了放任自流，隨意性較強(qiáng)的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)如下，首先，檔案管理部門收集的材料和文件不齊全，導(dǎo)致保存資料的不完善；其次，經(jīng)常利用的資料和文件任意放置，管理不嚴(yán)；最后，對于上級下發(fā)的資料和文件并未及時整理和存放，造成管理滯后。難以發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的作用，降低了檔案管理的有效性。另外，由于檔案管理工作者并未意識到檔案管理的重要性，同時在日常檔案管理的工作中，上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案材料不夠重視，檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案工作不聞不問，得過且過。部分人員甚至都不知道檔案是什么，未能發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的作用，降低了檔案管理的有效性[4]。

4 提高檔案管理有效性的優(yōu)化策略

4.1 改變管理模式，采用信息化管理模式

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代信息化管理接軌，因此需要不斷改變管理模式，采用現(xiàn)代信息化檔案管理模式。首先，應(yīng)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行動態(tài)管理，例如：先人工整理好資料，利用軟硬件技術(shù)和設(shè)備，并結(jié)合計算機(jī)和掃描儀等設(shè)備，將資料記錄到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案。其次，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理機(jī)制，根據(jù)檔案管理的區(qū)域進(jìn)行檔案管理劃分權(quán)限，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，嚴(yán)格控制檔案信息錄入計算機(jī)等環(huán)節(jié)，確保檔案信息的完整性、真實性和實效性。最后，建立電子檔案管理體系，實現(xiàn)自動化管理[5]。endprint

4.2 提高檔案管理人員素質(zhì)，健全人才培養(yǎng)制度

提高檔案管理人員素質(zhì)，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量，提升檔案管理的有效性。首先，應(yīng)樹立現(xiàn)代化的管理理念，例如將管理的人生目標(biāo)與崗位緊密結(jié)合，鼓勵員工樹立積極向上的人生理想，從提高員工內(nèi)在意識著手，改變員工的傳統(tǒng)工作思想，從而改變員工工作的行為，激發(fā)員工工作的主動性和積極性。其次，建立完善的激勵體系和績效考核機(jī)制，不斷建立和完善公正、公平、公開的企業(yè)績效考核與激勵體系，使得制度不斷健全和完善，才能有效提高我國檔案管理的水平。最后，健全人才培養(yǎng)制度可以從全國各地不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，個體經(jīng)營、企業(yè)、單位應(yīng)與高校建立人才培養(yǎng)輸送計劃，并通過培訓(xùn)過程中的考核評估，為員工制定出清晰的晉升道路，從而有效提高員工的心理知識、相關(guān)知識、業(yè)務(wù)知識、工作方法等方面的水平，進(jìn)而提高我國檔案管理的質(zhì)量。

4.3 健全檔案管理制度，增強(qiáng)人員檔案管理意識

在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，建立符合自身的方案管理制度，使得檔案管理的工作滿足標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，使之有章可循、有法可依，形成完善的檔案管理制度。與此同時，還需要增強(qiáng)人員檔案管理意識，個體經(jīng)營、企業(yè)、單位的檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，充分意識到檔案管理工作與自身的經(jīng)營發(fā)展有著密切聯(lián)系，深刻認(rèn)識到檔案管理能為維護(hù)自身合法權(quán)益和為經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展提供可靠的依據(jù)，從而有效增強(qiáng)檔案管理的意識，提高檔案管理的有效性[6]。

5 結(jié)語

綜上所述，本文對檔案管理的重要性進(jìn)行分析，針對當(dāng)前檔案管理存在的問題提出了采用信息化管理模式、提高檔案管理人員素質(zhì)，健全人才培養(yǎng)制度和健全檔案管理制度，增強(qiáng)人員檔案管理意識等優(yōu)化策略。研究結(jié)果表明，當(dāng)前檔案管理依然存在著檔案管理模式較為落后、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升和檔案管理制度有待完善，檔案管理意識不強(qiáng)等問題。因此，在未來的工作中，還需加強(qiáng)對檔案管理有效性的研究，從而增強(qiáng)檔案管理的有效性，為提高我國檔案管理的質(zhì)量做出更大的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王雪瑩.試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，12（02）：143.

【2】楊金紅，王姣云，徐莎.試析檔案管理工作中存在的問題與應(yīng)對策略[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，05（19）：16-17.

【3】薛洪敏.關(guān)于加強(qiáng)和完善電算化會計檔案管理工作的幾點思考[J].才智，2014，11（16）：342.

【4】張曉紅.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，10（07）：92.

【5】蘇磊.提高檔案歸類效率方法有效性的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，11（23）：46.

【6】周雪眉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016，10（07）：43-44.endprint