福利彩票游戲檔案特點解析

◎蔣大娟

自1987年中國福利彩票在我國發行和銷售以來，距今已有30多年的歷史。這些年來，福彩系統以“扶老、助殘、救孤、濟困”為宗旨，在推進社會福利事業發展方面發揮了十分重要的作用，也形成了以福利彩票游戲檔案為主體的大量業務檔案。這些檔案記錄了福彩事業發展的歷程，在實踐中發揮著不容忽視的憑證和查考作用，是存史資政、輔助決策的重要載體，需要妥善保管和有效利用。與其他門類專業檔案不同，福利彩票的發行和銷售都是圍繞游戲這一軸心進行的，因此福彩游戲檔案集中反映了福彩行業的特點。由于福彩游戲檔案本身的特殊性，也對其規范路徑提出了新的要求。本文將就其構成、特點、歸檔范圍劃定原則和整理方法做一探討。

一、 福彩游戲檔案的構成

福利彩票按游戲類型劃分，可分為即開票、電腦票和視頻型彩票三大類。福彩游戲檔案就是在各類彩票游戲的申請審批（包括申請開設游戲、申請變更審批事項、申請停止彩票游戲）、銷售、開（兌）獎以及即開票的銷毀過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。

二、福彩游戲檔案的形成主體

福彩游戲檔案的形成主體包括了福彩發行機構、福彩銷

售機構和省級以下各級福彩機構。根據各省管理體制不同，省級以下福彩機構可為各地市福彩機構或者派出機構。

三、福彩游戲檔案的特點

（一）成套性強。所謂成套性，即是指某些事由之間有著比較密切的聯系。雖然可能時間跨度很大，但表現出較強的系統性，利用時需要互相參照、查證。福彩游戲檔案圍繞游戲的生命周期形成，一個游戲從申請審批到實施銷售再到開（兌）獎，直至停銷、銷毀，這就是它的生命周期。圍繞這個周期形成的文件材料無疑具有很強的成套性，整體反映了一個游戲的來龍去脈，利用時可以互相佐證。

（二）時間跨度大，具有動態性。福彩游戲檔案從第一份文件形成到最后一份文件歸檔，其間會持續很長時間。以雙色球為例，自2003年2月16日上市至今已有十五載，每年都會形成大量的銷售和開（兌）獎文件。只要該游戲彩票沒有停銷，與之相關的文件材料繼續形成，其歸檔工作就不會結束。福彩游戲雖然按類型劃分只有三大類，但算上全國性游戲和地方游戲，每一類中具體游戲很多。這些游戲個體差異性強，形成的文件材料多少不一，結檔時間長短也不同，動態特征明顯。

（三） 審批類與日常銷售類并存。與登記類專業檔案（如婚姻登記檔案、社會組織登記檔案）不同，前者總體偏重于與公權力機構往來過程中形成的文件材料，審批類文件材料占主體，行政色彩濃厚。彩票游戲文件材料的歸檔范圍則涵蓋了審批文件以及通過審批之后游戲投入市場進行銷售形成的一系列文件材料，以及該游戲終結后處理相應彩票形成的文件材料，并不僅僅局限于審批類文件。這些文件材料重要性程度各有不同，對保管期限的要求也存在 差異。

（四）涵蓋了多種門類和載體。由于福利彩票包括即開票、電腦票以及視頻票三大種類，且銷售渠道多樣，包括現有的福彩銷售場所、視頻型彩票銷售廳、電話售彩等，因此在發行和銷售過程中形成的文件材料并不單純僅有文書類，而是囊括了聲像、電子、實物等多種門類和載體。比如，即開票的樣票即屬于實物檔案；刻錄于不可改寫的存儲介質的彩票銷售數據屬于電子檔案；通過專用搖獎設備進行搖獎的全程錄像以及電話售彩形成的重要錄音文件即屬于聲像檔案，門類 較多。

（五）形成情況較為復雜。一般而言，民政專業檔案形成主體比較單一，如婚姻登記檔案的形成主體為婚姻登記機關，殯葬服務單位業務檔案的形成主體為殯葬服務單位，行政區域界線檔案的形成主體為民政部門的行政區域界線管理機構。而福彩游戲檔案的形成主體則涵蓋了福彩發行機構、銷售機構以及地市福彩機構或派出機構。更為復雜的是，發行機構和銷售機構的職能性質存在一定程度的交叉與重合。發行機構也管銷售，銷售機構也管審批，因此無法從性質上將其形成的文件材料完全“一刀切”區分開來。由于審批制的存在，發行機構與銷售機構留存的游戲檔案不可避免存在一定重復，一般來講，銷售機構的申請材料和發行機構的批復文件兩級機構都會 留存。

（六）利用主體多元、內容敏感。雖然福彩游戲檔案日常利用主體主要為福彩發行和銷售機構，但近年來，隨著福利彩票在千億元以上高位運行，實現持續增長和防控各種風險的壓力不斷增大，相關政府部門對福彩行業加強了監管力度。審計機關、紀檢監察機關等調閱檔案的頻次和數量明顯增多，福彩游戲檔案面對的利用主體更為多元。此外，《彩票管理條例》等法規、規范性文件均規定了對購買者（投注賬戶）和中獎者的個人信息的保密義務，在提供相應的檔案利用時也需加以注意。因此，不論是從利用主體還是利用內容來看，福彩游戲檔案的利用都承受著更高的社會關注度和敏感性。

四、歸檔范圍劃定原則

（一）不分票種設置總的歸檔范圍。由于即開票、電腦票和中福在線視頻型彩票不論是票種形式還是游戲規則都存在很大差異，歸檔范圍按理說應當分開劃定。但這樣會造成重復列出的文件材料過多，因此最好的做法是歸納出一個總的歸檔范圍，每一票種歸檔時，將與本票種有關的文件材料納入歸檔范圍，其他的忽略即可。例如，并非所有游戲都采用了電話銷售的方式,因此，沒有采用此類銷售方式的游戲文件材料歸檔時即可過濾掉電話銷售錄音文件 一項。

（二）以“我”為主。以“我”為主是界定機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的一項重要原則，目的是為了突出立檔單位的主體地位。這一原則在劃定福彩游戲文件材料的歸檔范圍時同樣適用。根據福彩文件材料的報批流程，發行機構和銷售機構留存的材料存在一定重復，以游戲申請開設為例，發行機構和銷售機構都會留存銷售機構的申請材料。除了這些無法避免的重復之處外，我們在設定歸檔范圍時應盡量本著以“我”為主的原則，區別發行機構和銷售機構留存的材料。還是以游戲申請開設為例，發行機構的申請材料、民政部的審核意見和財政部的書面決定都交由發行機構歸檔，而銷售機構只需留存發行機構的批復意見 即可。

五、整理方法

根據前述特點，福彩游戲檔案的整理工作應順應規律，以便于檢索利用和深度開發為導向，優化整理原則和方法。

（一）以各游戲為主線。由于福彩游戲檔案有著較強的成套性，相比其他普通文書檔案有著更高的利用率和利用需求，因此不宜將福彩游戲檔案與普通文書檔案混同在一起直接按年度、機構、保管期限簡單分類管理，而應按照專業檔案的規范要求單獨集中整理規范，保證文件材料整理齊全完整有序，既方便裝訂，也易于查找。

（二）分年度、問題按件進行整理。福彩游戲檔案形成時間跨度長、數量大，涵蓋了三個或者四個不同的生命周期階段，處于一種需要長時間不斷收集、積累文件材料的過程，因此應對每一種游戲分開不同年度、問題進行整理。“問題”可分為審批、銷售、開（兌）獎和銷毀四個小類。本著“簡化整理、深化檢索”的原則，采用以“件”為整理單位的整理方式，以適應福彩系統辦公自動化水平不斷提升的需要，與今后即將開展的電子文件歸檔工作做好 銜接。

（三）按相應的順序進行排列。按照前述分類原則，每個游戲同一年度同一小類的歸檔文件材料按照形成時間順序排列，一份文件為一件，從“1”開始編制件號。即使各小類文件材料之間因重要程度不同導致保管期限不一，這樣的排列編號順序也不會因其中部分檔案保管到期被移交（或者銷毀）而受到任何影響。各小類之間按照審批文件在前，銷售文件、開（兌）獎文件、銷毀文件依次在后的順序排列；不同游戲檔案之間按照游戲批準開設的時間順序排列。需要注意的是，整理時，不同游戲、不同年度，不同問題（小類）的歸檔文件材料不要放入同一檔案盒，以免發生混淆，給后續工作造成 不便。