《村級(jí)檔案管理辦法》釋義

◎李欣

第一條為了加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作, 規(guī)范村級(jí)檔案管理，服務(wù)新形勢(shì)下的農(nóng)村工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)村民委員會(huì)組織法》《中華人民共和國(guó)農(nóng)業(yè)法》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

釋義：這條是立法目的和依據(jù)。制定《辦法》的目的主要是為了加強(qiáng)三農(nóng)檔案的規(guī)范化管理，助力社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，維護(hù)村級(jí)組織和村民的合法權(quán)益。

《辦法》的立法依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)村民委員會(huì)組織法》以及《中華人民共和國(guó)農(nóng)業(yè)法》，同時(shí)參考了一系列有關(guān)農(nóng)村工作的重要文件。

第二條本辦法所稱(chēng)村級(jí)檔案是指村黨組織、村民委員會(huì)、村集體經(jīng)濟(jì)組織等（以下簡(jiǎn)稱(chēng)村級(jí)組織）在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案的定義。包含四層意思：一是檔案形成主體是本村黨組織、村民委員會(huì)、村集體經(jīng)濟(jì)組織等；二是檔案在各種活動(dòng)過(guò)程中直接形成，活動(dòng)主要分為黨組織建設(shè)、村民自治和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等；三是檔案的形式和載體多種多樣，既有文字、圖表、聲像，還有電子文件等；四是檔案是真實(shí)的歷史記錄，不能杜撰和篡改。

第三條村級(jí)檔案工作主要包括村級(jí)組織對(duì)村級(jí)檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案工作的內(nèi)容，主要包括檔案工作的幾個(gè)環(huán)節(jié)。

第四條村級(jí)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、安全方便的原則。

村級(jí)組織應(yīng)將檔案工作作為村級(jí)工作的重要事項(xiàng)，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案工作的原則和要求。原則是宏觀的，按照檔案工作的統(tǒng)一原則來(lái)規(guī)定，即實(shí)行檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案實(shí)體集中管理，并應(yīng)保證安全和方便利用。村級(jí)檔案工作要求是具體的，包括列入村級(jí)工作重要事項(xiàng)，健全制度和機(jī)制，明確領(lǐng)導(dǎo)，保障經(jīng)費(fèi)等等，其目的都是為了確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全。

第五條村級(jí)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、檔案行政管理部門(mén)、民政部門(mén)、農(nóng)業(yè)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案工作管理體制的規(guī)定。《辦法》規(guī)定村級(jí)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，包括上一級(jí)政府部門(mén)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，還有檔案、民政、農(nóng)業(yè)、組織、財(cái)政等部門(mén)。由于村級(jí)組織是群眾性自治組織，所以這里的監(jiān)督指導(dǎo)的行政色彩不是很濃，只是一種建議性質(zhì)的監(jiān)督指導(dǎo)，主要還是本著自愿的原則。

第六條村級(jí)組織應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)用檔案柜和檔案庫(kù)房集中管理檔案。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，并經(jīng)過(guò)一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

釋義：這條是對(duì)村級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員的要求。《辦法》規(guī)定村級(jí)檔案要有專(zhuān)人管理，有條件的可以設(shè)立專(zhuān)用檔案柜和檔案庫(kù)房集中管理檔案。

檔案人員應(yīng)當(dāng)具備良好的政治素質(zhì)，還要具備一定的業(yè)務(wù)能力，這些條件都是為了能夠勝任這項(xiàng)工作而提出來(lái)的基本要求。

第七條村級(jí)組織形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)當(dāng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)可以依據(jù)《村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見(jiàn)附件）的規(guī)定，制定符合本地實(shí)際的村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，具體規(guī)定見(jiàn)附件。《辦法》考慮到各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平差異很大，因此規(guī)定縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)可以制定符合本地實(shí)際的村級(jí)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，不搞一刀切，體現(xiàn)了《辦法》的務(wù)實(shí)性和靈活性，為基層執(zhí)行創(chuàng)造了條件。

第八條村級(jí)檔案一般包括文書(shū)、基建項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、會(huì)計(jì)、音像、實(shí)物等類(lèi)別。各類(lèi)文件材料整理方法和歸檔時(shí)間如下：

（一）文書(shū)類(lèi)應(yīng)當(dāng)按照《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。

（二）基建項(xiàng)目類(lèi)應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）的有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理歸檔。

（三）設(shè)施設(shè)備類(lèi)應(yīng)當(dāng)在開(kāi)箱驗(yàn)收后即時(shí)歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行收集管理。

（四）會(huì)計(jì)類(lèi)應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)）的要求進(jìn)行收集整理，在會(huì)計(jì)年度終了后于次年3月底之前歸檔。

（五）照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821——2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）整理，由拍攝者在拍攝后1個(gè)月內(nèi)將照片原圖連同文字說(shuō)明一并歸檔。

（六）電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）收集歸檔并管理。

（七）實(shí)物和其他門(mén)類(lèi)按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)文件材料的分類(lèi)、整理方法及歸檔時(shí)間的規(guī)定。《辦法》對(duì)這些內(nèi)容予以明確，使實(shí)際工作更有可操作性。

第九條檔案制成材料和裝訂材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求。

釋義：這條是關(guān)于檔案制成材料和裝訂材料的要求。檔案制成材料目前主要是紙張，它的耐久性要求很高。決定紙張耐久性的因素包括造紙植物纖維原料的質(zhì)量、植物纖維的化學(xué)性質(zhì)、制漿與造紙工藝過(guò)程三個(gè)方面。用于檔案的紙張必須耐久性強(qiáng)。檔案裝訂材料也有很多，但最基本的要求就是保證檔案的完整與安全，不能對(duì)檔案造成污損，有利于檔案的長(zhǎng)期保存。

第十條檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防水（潮）、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對(duì)音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案安全保管的專(zhuān)業(yè)要求。檔案的保管是檔案工作的基本環(huán)節(jié)之一，保管做不好，檔案的安全會(huì)受到巨大威脅，檔案發(fā)揮作用成為無(wú)稽之談，因此必須高度重視檔案保管工作，采取“八防”措施，力爭(zhēng)萬(wàn)無(wú)一失。這既是確保檔案完整安全的需要，也是維護(hù)村級(jí)組織和村民切身利益的需要。

《辦法》對(duì)音像和電子檔案的安全保管也提出了具體要求，因?yàn)檫@兩類(lèi)檔案數(shù)量越來(lái)越大，對(duì)保管條件要求很高，因此必須格外重視。

第十一條不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當(dāng)將檔案交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)代為保管，村級(jí)組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案安全保管的管理要求。《辦法》規(guī)定對(duì)不具備安全管理?xiàng)l件的村，應(yīng)當(dāng)采取“村檔鄉(xiāng)管”的模式。在實(shí)踐中，這種模式得到了高度認(rèn)可，既可防止檔案資源的流失，又不影響檔案的利用，一舉兩得，值得推廣。

第十二條村級(jí)組織換屆選舉后10日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)履行檔案交接手續(xù)。必要時(shí)可以在選舉前將檔案暫存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府。村以及村民小組在設(shè)立、撤銷(xiāo)、范圍調(diào)整時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案妥善移交。

檔案工作人員離任時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。

釋義：這條是對(duì)村里重要檔案交接的規(guī)定。交接分為三種：一是選舉檔案，村民選舉是村務(wù)活動(dòng)最重要的一項(xiàng)工作，反映了我國(guó)基層民主和村民自治的現(xiàn)狀。過(guò)去對(duì)換屆選舉檔案重視不夠，引起了很多糾紛，現(xiàn)在《辦法》中對(duì)這個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題專(zhuān)門(mén)作了規(guī)定，體現(xiàn)了《辦法》的與時(shí)俱進(jìn)和貼近現(xiàn)實(shí)；二是村以及村民小組在設(shè)立、撤銷(xiāo)、范圍調(diào)整時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案妥善移交，這樣能保證工作上的上下銜接；三是檔案人員崗位變化時(shí)，及時(shí)辦理檔案交接，以防止檔案遺失。

第十三條銷(xiāo)毀已達(dá)到保管期限的檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組及時(shí)進(jìn)行鑒定。

鑒定工作小組由村級(jí)檔案管理人員和形成檔案的村級(jí)組織的人員（或者村民代表）組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報(bào)告。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對(duì)并編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)過(guò)必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷(xiāo)毀。

禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。村級(jí)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案鑒定和銷(xiāo)毀的規(guī)定。《辦法》規(guī)定了銷(xiāo)毀村級(jí)檔案必須成立鑒定小組、小組成員的構(gòu)成條件。鑒定和銷(xiāo)毀要經(jīng)過(guò)一定的程序，為便于今后查考利用，銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保存。

第十四條村級(jí)檔案工作應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案信息化管理的規(guī)定。信息化是趨勢(shì)和方向，但現(xiàn)階段由于各地條件不一，信息化建設(shè)水平參差不齊，所以《辦法》不做硬性規(guī)定，只是指引一個(gè)方向。

第十五條村級(jí)檔案工作應(yīng)當(dāng)建立檔案查閱利用制度，為本村各類(lèi)組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞村中心工作或村級(jí)組織及其成員、村民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，積極開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)村史、村志、大事記等。

釋義：這條是關(guān)于村級(jí)檔案的查閱利用和編研工作的規(guī)定。檔案保管的終極目的是為了利用，利用工作必須建章立制，履行手續(xù)，不能對(duì)檔案進(jìn)行破壞，這些方面必須強(qiáng)化，才能保證利用工作不出問(wèn)題。村級(jí)檔案編研工作是較高要求，有條件的村可以進(jìn)行嘗試，不做統(tǒng)一要求。

第十六條對(duì)在村級(jí)檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的村干部、檔案工作人員和其他組織、個(gè)人，由各級(jí)人民政府、檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

釋義：這條是對(duì)村級(jí)檔案工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)的規(guī)定。在《辦法》中有這條規(guī)定有利于調(diào)動(dòng)村級(jí)組織和個(gè)人做好檔案工作的積極性和主動(dòng)性，從而提高檔案管理水平，為村里積累檔案財(cái)富。

第十七條各省（自治區(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門(mén)商同級(jí)民政部門(mén)和農(nóng)業(yè)部門(mén)，可以結(jié)合本辦法和本地實(shí)際，制定實(shí)施辦法及細(xì)則。

釋義：這條是關(guān)于《辦法》的執(zhí)行要求。本《辦法》是按照檔案工作的一般規(guī)律和村級(jí)組織的一般特點(diǎn)制定的一般要求，各地情況千差萬(wàn)別，具體執(zhí)行起來(lái)還需結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，使《辦法》能落地生根，開(kāi)花結(jié)果。

第十八條本辦法由國(guó)家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。

釋義：這條是《辦法》的解釋權(quán)的規(guī)定。按照誰(shuí)制定誰(shuí)解釋的原則，本《辦法》由聯(lián)合制定單位國(guó)家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。

第十九條本辦法自2018年1月1日起施行。

釋義：這條是實(shí)施日期的規(guī)定。本辦法自2018年1月1 日起施行。

本《辦法》附件，按照文書(shū)、基建項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、會(huì)計(jì)和照片五類(lèi)，詳細(xì)列出了各類(lèi)應(yīng)歸檔文件材料的范圍和檔案的保管期限，供各地制定實(shí)施細(xì)則時(shí)參考。