檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

摘 要：檔案管理基礎工作是一項系統性和規范性較強的工作，在現今檔案數量、種類、內容都不斷增加的背景下，對檔案管理的基礎工作提出了更高的要求，其也在檔案管理中發揮著巨大的價值。在抓好基礎工作，并且具體落實檔案管理基礎工作的前提下，其它管理工作才能順利開展，才能讓檔案管理整體更趨向于系統和規范，由此，本文對檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用進行分析，并提出一些提升檔案管理基礎工作質量的策略。

關鍵詞：基礎工作；現代檔案管理；作用分析

現今是信息技術飛速發展的時代，因此檔案管理工作在各個領域都發揮著重要的作用，對檔案管理基礎性工作的要求也越來越高[1]。現代檔案管理一般都應用了信息科技技術，在計算機及信息系統的支持下開展，可以根據自身的需求對檔案進行查閱，并且獲取自身想要的信息。檔案管理的整個流程的規范性和專業性與基礎工作息息相關，由此必須要將基礎工作重視起來，并且嚴格按照相關的流程管理和操作，從而提升檔案管理的整體水平。

1 現代檔案管理工作中存在的問題

綜合我國各個領域各種類型的檔案管理現狀，不難看出檔案管理工作具有復雜性特點，檔案信息眾多、內容龐雜、案卷數量和類型由于長時間的積累，在時間和內容上的跨度較大[2]。且傳統檔案管理多數是封閉式管理，在多年的時間內，管理人員僅以檔案不丟失為目的展開管理工作，加之歷史不同時期對檔案的規整方案不一，最終形成了檔案基礎普遍較差的局面。筆者結合當前檔案管理的現狀，參閱眾多相關文獻，將現代檔案管理中存在的問題總結為以下幾點：①檔案編號設置不規范，這是檔案管理中經常出現的問題，不僅編號設置不規范，甚至會出現無響應目錄號的現象以及一卷多冊的現象；②案卷標題不規范，部分管理人員在規整時，設置的標題并不能實際反映出案卷的內容，或者設置不夠完全，只能反映一部分內容，標題不夠醒目，增加了檔案檢索的難度；③檔案頁碼標識遺漏，部分檔案頁碼標識重復，甚至有些檔案出現沒有頁碼的現象；④組卷方面沒有統一的標準和規范，檔案歸類是檔案管理中的重點工作內容，但目前檔案在歸類上相對混亂，具體的組卷標準不統一，導致同類型的檔案分放于兩處；⑤案卷的薄厚設置不均勻，在檔案管理工作開展的過程中，經常會發現有些檔案只有一兩頁紙張，有些則有幾百頁，將其放置在一起，在檔案檢索時很容易遺漏很薄的卷案[3]。檔案管理是一個長期的過程，且隨著時間的積累，管理任務只會越積越多，由此需要將這些問題有效解決。

2 檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

2.1 檔案管理的規范化和標準化

檔案管理基礎工作是現代檔案管理規范化和標準化實施的先決條件，但目前部分單位對基礎工作不夠重視，導致檔案管理的整體水平日益下降，且越發脫離了規范和標準的要求，不規范之處也就越來越多[4]。通過加強檔案管理基礎工作，可以有效提升檔案管理的整體質量，對檔案標準性、規范化的進行分類和管理，并且有效解決標題、檔案頁碼不規范的問題，強化基礎工作，對檔案重新調整、組合和歸檔，不僅節省了管理人員的工作時間，提升了工作效率，在后期檔案查找方面也具有重要的意義，且可以實現檔案的完整性、規范化、科學性管理，更利于檔案信息化建設和發展。

2.2 提升檢索的準確性

檔案信息錄入、分類、歸檔是管理基礎工作中的重要內容。加強基礎性工作，能夠在檔案信息輸入時就以嚴謹、細致的態度進行，這對于檔案的保管和后期的查找管理是非常有利的。由于檔案管理時間較長，通常累積了大量歷史案卷，在需要時則要求管理者及時檢索并找出相關的案卷，前期規范的基礎工作是后期檔案查找是否順利的基礎，有效的基礎工作能夠為后期檔案檢索提供便利的條件，提升檔案檢索的準確性，縮短檔案查找的時間。

2.3 提升檔案的利用率

檔案管理基礎工作是提升檔案利用率的基礎[5]。在檔案管理基礎工作中，可以根據檔案的類型，包含的信息內容，以及檔案的輕重緩急來對其進行分類，對于重要的卷案可以優先加工管理，對于普遍性的檔案，則可以統一規范整理。在檔案管理工作開展之初，將一些重要的檔案信息提取出來，及時將有價值的檔案挑選出來，從而提升檔案的利用率。此外，在檔案信息輸入信息庫后，要根據檔案的實際信息進一步完善檔案檢索的流程，對于關鍵詞、日期、地點、人物等信息需完善設置，從而提高檢索的效率，確保日后能夠準確、快速的查找到所需要的檔案信息。

3 提升檔案管理基礎工作質量的策略

3.1 全面整理案卷，細致嚴謹

要想提升檔案管理整體的質量和效率，必須強化基礎工作的開展力度，施行標準化規范化的管理，要求所有工作人員按照相關的規范和流程開展工作。在綜合性的檔案館中，由于長時間沒有做出全面的整理并且中間會出現移交等問題，致使多數文件出現重，并且一些文件由于各類原因已經失去了管理和收藏的價值，在管理過程中對于這些檔案要進行剔除，并且在之后的信息錄入過程中要嚴謹仔細，避免重復錄入或錄入無效信息，增加了工作人員的工作負擔，降低了工作效率。

3.2 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理和整理的根本目的在于檔案可以對社會有所用，為需要的事件或人物提供原始依據，由此在檔案管理中，要充分利用現代信息技術，對檔案管理實行計算機信息模式，系統性管理[6]。在對綜合性的檔案館進行管理的過程中，首先要對檔案中的內容進行排序，對于那些在社會中利用率較高，可以公開的檔案要提前進行整理，如此可以提高計算機化的進程，體現檔案管理的完整性。并且檔案管理是一個循序漸進的過程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一個環節，每一個流程的管理，讓整體流程趨于規范，這對于后期的管理來說有重要的意義，在信息的利用方面也可以發揮更大的價值。

3.3 分類著錄，省時省力

檔案的著錄過程是檔案管理基礎工作的重要環節，在具體工作開展過程中，可將案卷分為三個層次進行著錄，也就是分層次、分級別著錄。對于不同文件涉及同一內容，且在時間上相隔不大的檔案，可將其進行文件組合，之后再進行著錄。對于那些反映問題龐雜的文件，則詳細規整著錄，如此不僅能夠揭示檔案的主題內容，凸顯已保存檔案的內容特征，并且減少了著錄條目的時間，大大提高了工作效率。

檔案管理技術工作看似簡單，實則復雜，需要檔案管理人員在實踐中不斷的摸索，從而提高檔案管理水平，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]張艷霞.試論現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技經濟市場，2014，09：101-102.

[2]宋巖.論述檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].黑龍江科技信息，2015，17：166.

[3]徐剛領.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用[J].中國衛生標準管理，2015，25：16-17.

[4]呂清.探析現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].經營管理者，2016，03：288.

[5]謝璽.現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用探討[J].辦公室業務，2016，07：106.

[6]楊一.電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用[J].電腦知識與技術，2017，09：185-186.

作者簡介

邢燦（1987-），女，漢族，山東省棗莊市，棗莊市市中區農村能源辦公室科員，助理館員，大學本科，研究方向：檔案管理。endprint