檔案管理信息化建設發展現狀及改革探究

全陽

摘 要：檔案管理，是企業單位乃至政府部門工作中的重要組成部分，其重要性不言而喻。在信息化技術快速發展的當今時代，檔案管理模式和手段的變革和創新發展也顯得尤為重要。依托信息化技術，優化檔案管理方式，提高檔案管理效率成為了當下發展的重要方向，也是大家關注的重點和焦點，這一問題也成為了許多學者及相關領域的工作者探究的重要課題。雖然關于檔案管理信息化建設的研究在過去的十幾年里從未間斷過，但是就檔案管理信息化建設的發展展開進一步的探究仍有十分大的價值。因此，本文結合檔案管理信息化建設的發展現狀，就檔案管理信息化建設的改革發展提出可行性建議或意見，供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；必要性；發展現狀；改革措施

信息技術的發展，將信息化手段、計算機網絡和管理工作相加融合，對促進各個行業管理模式、機制建設具有舉足輕重的作用。但在發展的過程中，檔案管理信息化建設的發展也勢必面臨越來越多的問題，如何才能持續保障檔案管理信息化建設的進程和步伐，如何才能不斷的豐富檔案管理信息化建設模式和方案，如何才能將檔案管理信息化建設的功能為使用者提供便利等一系列問題都亟待解決。基于這樣的發展現狀及研究目標，本文就檔案管理信息化建設發展現狀及改革探究這一問題從檔案管理信息化建設的必要性、檔案管理信息化建設發展現狀以及檔案管理信息化建設改革措施等方面展開論述和剖析。

1 檔案管理信息化建設的必要性

將信息化技術融合到檔案管理工作中去，可以在最大限度上將日常的資料保存、借閱等各項管理工作更為高效的開展下去；同時，通過建立完善的檔案數據庫及信息化管理平臺，我們的管理人員在日常的管理中可以擁有更加完善的管理模式，應用更加便捷的管理流程，將檔案的信息完整的記錄，使所在部門或單位的所有檔案信息能夠隨時更新，保證了檔案信息的真實準確與時效性，在實現檔案信息的集中、動態管理的同時，還能夠有效的提高檔案信息記錄、歸檔以及調閱的效率。除此之外，信息化技術促進了電子檔案的建設，電子檔案的出現讓異地查閱變得方便快捷，能夠在更大程度上發揮檔案資料的功能與作用。由此可見，檔案管理工作引進信息化技術，不但能夠提高檔案管理的效率，而且還能增加檔案資料管理的科學性和可靠性；豐富的信息化技術促進檔案管理的更新換代，讓檔案管理的模式、機制和流程變得更加人性化和便捷化，對于檔案資料的使用也更加的高效。

2 檔案管理信息化建設發展現狀

檔案管理的信息化，由于檔案資料規模、管理形式等各方面的差異，檔案管理的信息化的發展進程及水平也參差不齊，檔案管理的信息化建設還存在許多問題和弊端[1-3]。首先，是檔案管理信息化的建設形式大于實質。檔案管理的信息化是大部分企業或單位在檔案資料管理的發展目標和管理理念，但是在建設過程中，空有信息化建設計劃，管理設備購置、更新則進程緩慢；經費投入有限、電子檔案管理模式建設不力、信息化平臺建設有限等諸多問題使得檔案管理信息化建設無法正常的開展下去；同時，由于檔案管理信息化并不能直接給企業、單位及部門的發展產生明顯的效益，這使得各級領導乃至員工對于檔案管理工作不給予足夠的重視，思想上的不重視，促使在檔案管理人才，尤其是信息技術領域的專業人才的引進、培訓等工作上投入有限，具有管理和信息技術的復合型人才的缺失使得檔案管理工作無法高效的開展，從而給檔案管理信息化建設的持續發展帶來了不小的影響。由此可見，檔案管理的信息化建設，面臨著管理模式、信息技術融合以及管理隊伍建設等各方面的挑戰和瓶頸；形勢不容樂觀，發展之路可謂是任重而道遠。

3 檔案管理信息化建設改革措施

基于檔案管理信息化建設發展需求及目前凸顯出的不足，本文就如何持續高效的優化信息化技術在檔案管理中的應用提出以下幾點改革措施[1-5]。

提高對檔案管理信息化建設的重視度，增加信息化管理技術在檔案管理中的應用探究與投入。思想上的重視，是檔案信息化建設發展的基礎，只有至上而下統一對檔案信息化建設重要性的認識，那么才能夠在檔案管理信息化建設中將信息化技術和管理模式的融合更好，在應用實踐中保障檔案信息化管理的高效開展，而這一切的發展也離不開財力、物力及人力等各方面的投入和協調。

豐富檔案管理信息化建設手段，持續推進檔案電子化管理進程。檔案管理信息化建設的發展，是從紙質版檔案到電子版檔案的更新升級，在這個過程中，我們需要用全新的管理手段，依托信息化技術，針對電子化檔案管理的基本特點和要求，優化管理模式，豐富建設手段，將檔案電子化管理機制發展的越來越好。

增加對檔案信息管理技術和方式的培訓，提高對檔案信息化管理工作的認識和了解。檔案管理的信息化建設，最終的目標是服務于使用者。因此，在推進檔案信息化建設的過程中，我們需要通過各種培訓和宣傳，讓大眾對檔案信息化管理和使用方式的革新有更加直接的認識，從而更好的使用檔案資料，讓檔案管理信息化建設發揮出其功能及作用。

4 結語

檔案管理的信息化建設是一項系統性的工作，是發展的必然，也面臨許多問題；但是只要我們在發展過程中，能夠以優化檔案管理信息化建設模式，升級檔案資料安全性和可靠性為目標，不斷豐富檔案信息化管理手段、提高檔案信息化管理認識，那么我們就一定能夠構建更加完善的檔案信息管理機制，為檔案信息的保存、使用提供更大的保障。

參考文獻

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