如何做好醫院科研檔案管理工作

劉世杰

摘 要：科研檔案管理工作水平的高低直接關系到醫院科研工作的發展，因此，做好醫院科研檔案管理工作十分必要。本文分析了醫院科研檔案的特征及其檔案管理工作的發展狀況，提出了醫院科研檔案管理的有效方法，以期能為醫院科研檔案管理工作的開展提供參考。

關鍵詞：醫院；科研檔案；管理

0 引言

隨著我國科學技術的快速發展以及社會經濟的不斷進步，我國醫療事業得到了迅猛的發展，醫院科研項目也在不斷增加。在醫院科研項目建設過程中，科研檔案是重要的文字資料和記錄，對促進醫療事業的發展以及今后科研項目的開展具有十分重要的作用。因此，必須要做好醫院科研檔案管理工作，確保科研檔案的完整和可靠。

1 醫院科研檔案的特征

1.1 具有很強的專業性與協作性

醫院科研項目的范圍非常廣泛，是一個多學科、多方面的綜合性科研體系。雖然在許多方面與普通科學研究有相似之處，但仍有其獨特的醫學性質，是其他研究項目無法替代的。一個醫院的科研項目，從開始到結束，都需要注入各種力量和資源，需要大量的專業知識來構建，還需要多種科研成果共同努力才能實現。

1.2 涵蓋的內容充實豐富，形成和保存的時間長

從一開始科研項目的成立到科學研究的實施、結果報告的分析鑒定和總結等過程都有一定的連續性，這意味著一個科研檔案的形成需要時間培養，一般需要研究3 ～ 5年，有些時間會更長。科研檔案內容的多樣性是一個很好的例子，涵蓋的知識和設備也比較廣泛，從而更加突出了科研檔案的保存和時間長、內容豐富。在我國，根據醫院科研項目確定的科研檔案管理周期、價值水平和經濟效益，保存最短的時間通常為30年，是最長的永久保存時間。

1.3 保存形式多樣

與其他科研檔案相比，醫院科研檔案保存形式多樣性強，不局限于某種形式的保存。既有醫院出具的相關文件，也有病人的病歷，檢查結果的中記錄、報告等，還有與實驗價值相關的切片、X光片等，其蘊含的內容十分豐富多樣。而且它的保存形式也大多是紙質版和各類音像版的文件檔案。

2 科研檔案的重要性

醫院科研檔案是醫院的重要組成部分，其記錄和存儲對醫院管理和科研具有重要意義。以下是對科研檔案重要性的詳細分析。科研檔案的存在是醫院科研工作的理論基礎。科研檔案的形成是通過艱苦的工作和無數的實驗，研究科學知識和科學技術在各個方面運用的項目，是整個科研活動記錄的真實、實用的材料。我們在一個科學合理的科研檔案保管過程中，可以了解科技的發展方向以及過去在國內和國外的研究情況，其理論內容作為科技創新和發展的基礎，從而為醫院科研機構做出貢獻，以促進他們的自身的發展和成長。科研檔案在提高科研質量中起著重要作用。它能提高科學研究的質量。無論什么樣的科研成果，都積累了一些技術和成果，要把產品研究轉化為實用價值，就必須有足夠的科研檔案作為研究基礎。醫院和研究的一體化形式的是醫院發展的主要方式，所以醫院的工作人員不僅要了解醫學研究的發展趨勢，關注醫學動態，而且具有創新意識和創新思維，通過現有的研究文獻研究新技術，或對現有技術進行更新和加強改進，促進醫院科研質量的提高。

3 醫院檔案管理的發展狀況

3.1 科研檔案的管理缺乏科學性與完整性

醫院科研檔案有其獨特的特點，如檔案內容豐富、形式多樣、科學知識面廣等，也存在了自身的不足。在備案過程中，往往由于檔案的專業性和大量的其他原因，導致檔案處理不嚴謹，存在檔案不完整、內容不具體的現象。主要體現在以下幾個方面。在檔案分類中，由于內容的復雜性和分類的多樣性，很容易使檔案分類不準確、混亂。

3.2 缺乏健全的管理體制

在醫院科研檔案管理過程中，由于管理體制不完善，檔案的完整性得不到保障。造成這種現象的主要原因是科研部門沒有正確對待檔案，認識到檔案存在的重要性。它沒有列入科學研究的正式管理計劃中。檔案管理過程中，制度不完善，監督檢查工作不到位，就容易使得工作人員產生檔案管理不重要的錯誤思想，員工的責任感不高，沒有盡職調查，最終導致記錄不完整，出現檔案丟失現象。

3.3 科研人員缺乏對檔案的正確認知

在醫院科研檔案的管理中，科研人員們沒有意識到檔案的重要性和保管的重要意義，過度重視科學研究，而忽視了科學研究的過程中，數據的采集和記錄，將容易導致檔案是不完美的，缺失的。

4 醫院科研檔案的管理方法

4.1 樹立良好的檔案意識，強化管理人員的身心素質

提高相關科研工作系統的質量，明確責任，可以進行相關的培訓活動，提高管理人員的責任意識和專業水平、他們的身體和心理素質，并通過員工學習更多與檔案相關的專業知識培訓，了解具體的內容，實現自己的能力。還可以以講座的形式加強科研人員和管理人員的檔案意識，聘請專業人員進行相關內容的解釋，幫助醫院的研究人員，提高科研水平，促進自身的主動性，從而可以在檔案的收集中更加主動地參與到其中。作為一個優秀的檔案管理人員，也需要具有前瞻意識，當項目確定后，要及時安排各部門和人員的工作職責，做好調研與收集相結合，提高科研檔案管理的整體性。

4.2 完善檔案管理體制，做到管理規范化

根據中國檔案法和有關法規的規定，檔案館在管理時應完成檔案數據的收集、整理、歸檔、查詢和保存環節，明確歸檔范圍。建立健全科研檔案管理制度，建立完善的檔案收集與傳輸網絡體系，使科研人員和有關部門及時組織檔案，使檔案分類準確。為了保證數據的準確性和完整性不受影響，在項目檔案的建立時，加強科學研究者對重要檔案的重視，做好數據收集工作，在科學研究過程中對檔案材料形成整體的集合。

4.3 引用先進的科學技術提高管理水準

隨著現代科學技術的不斷發展和技術的進步，對檔案管理的要求也越來越高。因此，這就要求檔案管理人員要不斷學習新知識，了解新的技術，提高計算機和網絡應用能力，必須結合醫療科技、先進的科學技術來提高醫院檔案管理水平。檔案管理者應積極學習信息技術的應用技能，實現檔案的電子化管理，加強相關軟件或技術的開發和利用。

4.4 了解檔案的歸檔內容、要求及注意要點，提高歸檔的規范性和完整性

通常，科研檔案的內容主要包括以下幾個方面：一是項目建立初始數據和材料；二是用于科研過程中的材料和資源；三是科學研究的完成時收尾工作的匯總數據；四是在該項目結束后進行審查時提供的材料，五是科學研究成果的評價材料等。科研檔案的歸檔要求：首先，科研項目負責人應明確界定檔案管理的相關責任制度。每一個研究項目完成后，檔案資料的收集和整理工作要正常進行，檔案歸檔完畢后，應當按照標準進行審查和歸檔。研究人員應對科研過程中收集、篩選、歸整、數據完整性和連續性負責任，并進行相關評估。第二，科研過程中使用的科研資料或者文件，應當存放在檔案保管庫，以備丟失或者損壞。在較長時間的科學研究中，檔案歸檔時必須是原始的數據，但可以根據不同的要求進行復制。再次，提交相關材料時審查其手續是否齊全，是否統一格式，文件內容是否完整，圖表字跡是否清晰、易于理解等，也應注意檔案的清潔度和整齊，禁止使用摩擦較大的筆記錄。

5 結語

綜上所述，做好醫院科研檔案管理工作對促進醫院科研事業的發展以及醫療技術的不斷進步具有十分重要的意義。因此，醫院要加強對科研檔案管理人員責任意識和專業素養的培養，完善相關管理體系制度，并合理引進先進的科學技術，提高檔案管理水平，從而確保科研檔案的完整有效，充分發揮其作用，促進醫院科研事業的發展。

參考文獻

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