基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

王燕

摘 要：檔案管理現代化是事業單位新的要求，是事業單位應對未來工作的重要使命。只有不斷提高檔案管理的方法和手段，逐步引進先進設備和人才，加強檔案管理的運作方式的全面改革，以發揮基層事業單位的作用，使機構和檔案管理與時俱進。本文就基層事業單位檔案管理現代化實現路徑進行闡述。

關鍵詞：基層；事業單位；檔案管理；現代化

1 檔案管理現代化

檔案管理作為基層單位發展的重要組成部分，隨著社會經濟的不斷變化而變化。特別是隨著信息技術的發展，檔案管理形式多樣化、系統化。

1.1 檔案管理無紙化

第二十一世紀是信息技術的時代，促進了檔案管理的發展。無紙化和虛擬化檔案管理，在保持檔案管理形式多樣化方面發揮了重要作用。有效應用信息技術的有利因素，打破傳統紙質檔案管理形式，逐步向紙質無紙化存儲方向發展。利用網絡技術，使檔案資源更加豐富，實現檔案管理，形成虛擬形式。使檔案管理工作更加便捷高效，從而提高工作效率和質量。

1.2 檔案管理的社會化

檔案社會化與檔案管理在檔案保管與記錄中起著關鍵作用。社會化管理強化了檔案管理的保護，體現了檔案管理的共享機制，在檔案管理的開發利用中發揮了最大的價值。

2 基層事業單位檔案管理現代化的重要意義

目前，在中國的基層事業單位中，利用現代信息技術，實現檔案管理現代化已成為一種必然趨勢的使用。基層機構檔案管理的現代化，不僅有助于促進現代信息技術的進一步發展，而且對國家基本信息資源的傳播起到了良好的作用。基層檔案管理現代化是社會經濟發展的必然要求，也是提高內部管理水平的重要舉措。傳統紙質檔案管理模式滯后于社會經濟發展的要求，影響了基層單位的管理水平。因此，檔案管理現代化是確保各級基層事業單位健康發展的關鍵因素，基層事業單位必須意識到檔案管理現代化、現代管理理念在檔案管理中的重要性。

3 基層事業單位檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理制度存在的缺陷

目前，大多數中國的基層事業單位，在檔案管理工作中存在，檔案標題欠缺、目錄缺少等問題，其原因，造成這種原因是檔案管理制度的制定和實施不到位。調查了解，部分基層事業單位制定了檔案管理相關制度，但沒有真正實施，只是流于形式，使檔案管理系統的作用無法發揮，使檔案管理無法更加規范化、制度化。

3.2 檔案檢索效率較低

在檢索過程中，檔案可以用手或計算機來完成，但在目前的情況下，借助信息工具，檔案檢索顯然效率更高。據調查顯示，一些基層事業單位為了進一步提高文件檢索的效率，使用了各種搜索工具，但實際上并沒有提高搜索質量，反而增加了檢索難度。

3.3 檔案利用效率不高

檔案在基層單位中具有較高的應用價值，它不僅有助于回顧以前的事情，而且有助于規劃以后，更有利于基層機構的工作。因此，無論從社會還是從經濟來看，檔案管理，都有利于事業單位的發展。但是，調查顯示，我國大多數基層單位對檔案管理工作重視不夠，對檔案資源的利用效率不高。

3.4 人員專業素質不足

隨著檔案管理現代化的不斷發展，對檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求，除了檔案管理知識的基本技能外，檔案管理人員還需要掌握計算機技能。由于檔案管理工作比較普通，少數綜合性人才選擇這項工作，尤其是青年綜合人才的缺乏，制約了檔案管理的良性發展。

4 基層事業單位實現現代化檔案管理工作的實際措施分析

4.1 轉變檔案管理觀念

在當前形勢下，在中國的基層事業單位一般都存在不太重視檔案管理的現象，觀念陳舊、封閉的經濟面臨信息時代，各單位應主動創新檔案管理理念，堅持與時俱進，不斷變化，充分利用現代信息技術，優化和改進現有的檢索系統，結合工作實際情況，檔案利用軟件或系統管理平臺進行分類，實現檔案管理的自動化，為統計、管理、發展節省時間，提高工作效率，使基層事業單位檔案管理適應經濟形勢的發展，不斷提高自身的檔案管理水平。

4.2 完善內部檔案管理制度

在信息時代的背景下，特別是計算機技術在檔案管理中的應用，對檔案管理工作產生了重大影響。因此，事業單位應根據自己的實際檔案管理的需要，綜合時代發展要求和檔案管理工作的實際變化，對內部文件管理系統的完善和補充，提高檔案管理人員的管理意識，規范相關工作人員工作流程，促進檔案管理現代化。各基層單位也要完善內部檔案管理和監督制度，全面落實檔案管理責任，具體落實到個人，確保各項制度的有效實施。

4.3 規范檔案管理流程

首先，各基層事業單位應根據相關制度，在收集和儲存過程中，采用檔案信息處理標準，確保真實性和檔案信息的有效性，提高檔案管理的實際效果；其次，基層事業單位應進一步加強對檔案管理的信息化建設，通過計算機技術的應用。利用先進技術，逐步提高檔案管理信息化水平；最后，基層機構應著力加強檔案資源的有效利用。基層單位記錄的檔案資料涉及社會發展、歷史進程等多方面的內容。為此，各基層事業單位應利用現代互聯網技術，提高檔案材料的共享率，通過多方面的探索，挖掘檔案材料的潛在價值。

4.4 不斷提高檔案管理人員的素質

基層檔案管理人員的素質直接影響到單位檔案的管理水平和管理現代化的實現。因此，要把現代管理理念和技術融入基層檔案管理中，就必須加強檔案管理人員的素質。檔案管理人員要具備扎實的業務技能和專業知識，還需要有廣泛的經濟、政治、科學、文化等學科知識，還應掌握計算機網絡管理和操作系統。在檔案管理人員選擇的基本機構，應嚴把質量關，堅持優中選優的招聘原則，結合檔案管理工作崗位的性質和要求，選擇綜合實力強的，真正滿足崗位人員的需求。同時，對現有的檔案管理人員進行培訓，聘請外部專家，定期開展全方位的檔案管理人員的培訓，不斷提高工作水平，從而促進檔案管理現代化的實現。

4.5 完善軟件和硬件建設環境

根據檔案管理系統內的建設工作范疇的基層單位，讓各部門文件通過網絡平臺迅速、安全地轉移到檔案管理中心，檔案館工作人員統一安排，分類，保存和識別號碼，它可以保證信息的及時性、真實性和準確性。此外，還應選擇具有良好兼容性和穩定性的管理軟件。內部部門和基層統計人員應使用同一管理軟件，實現檔案管理的規范化，提高電子檔案的質量。

4.6 注重檔案的信息安全維護

在推進檔案管理現代化的同時，也要重視檔案的安全。基層事業單位的檔案大多涉及國家機密，使檔案管理工作的基本單位不是個人行為或企業行為，也關系到國家的信息安全事件，對檔案管理工作的事業單位，應當開展針對信息安全建設與國家整體的信息安全框架進行建設。

總之，要想保障基層事業單位實現現代化的檔案管理，就要有先進的科學理論為指導，依托現代手段和管理措施，先進的設備和技術媒體，優化傳統的檔案管理模式，以保證檔案管理現代化水平的基本制度，提高利用效率。在事業單位基層人員檔案管理中，必須深化知識學習，運用信息技術安全手段，提高綜合素質，為檔案管理現代化奠定良好基礎。

參考文獻

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