淺談檔案工作的重要意義

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經濟建設服務，這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現為社會效益。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。然而檔案管理工作需要相應的資料做好整、建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。本文分析檔案管理工作在企業中的作用、做好檔案工作的方法以及做好檔案工作的重要意義。

關鍵詞：檔案的作用；檔案全面質量管理；方法

1 檔案在企業經營過程中發揮的作用

1、行政管理方面的作用，檔案是企業行政工作的工具之一，企業任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

2、項目運營方面的作用，檔案是單位活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環節都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。

3、企業文化方面作用，檔案與企業文化緊密相連，檔案是企業發展的真實記錄和見證，檔案是企業文化的重要組成部分。通過企業的檔案我們能夠了解到企業的成長歷程，企業的核心價值觀，文化氛圍等。

4、法律方面作用，檔案室當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業、員工、業主合法權益不收侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

5、培訓方面的作用，檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培訓的效率和效果。

2 做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的發展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平進行提高，充分的發揮檔案自身的作用和社會價值。

由于檔案室在單位中是比較獨立的一個部門，檔案管理方法的一直比較傳統，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，推進檔案工作創新的氛圍?？偨Y檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。

3 健全制度，不斷把關，努力把好檔案材料的收集關

要結合單位自身的管理體制、協調各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。積極主動、全面、保量、保質、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常保持聯系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大了，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質量。

4 與時俱進，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業道德，要有扎實的檔案管理理論知識、要有辦事細心的工作態度以及先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質，才能跟得上現在的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管理發展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據自己單位的情況結合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，更要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握。

檔案管理工作對現代單位制度的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業發展服務。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，創新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當做天天職。按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

檔案管理工作者要認識到檔案的重要性，認識到做好檔案干部的重大意義，這樣才能真正的做好檔案管理工作。

5 提高檔案全面質量管理的方法

如何提高檔案全面質量管理就是單位領導和檔案工作人員參加，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。

1、全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，單位領導、如各組（室）的領導、活動負責人、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性、才能保證檔案的高質量。

2、樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高認識，轉變觀念，高度重視本單位檔案管理工作，用較高的工作質量來促進檔案質量。

檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業的發展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩步提高。

6 檔案管理工作重要的意義

企業是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個企業在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解企業的歷史經營業績就必須通過檔案來查詢，所以企業的科學發展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經營管理結合，這樣就把企業的資源配置制定了，從而就體現出了企業在未來的發展情況，這對單位的經營和管理都具有非常重要的意義。

企業的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發展情況的客觀反映，對單位的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。企業工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業單位的發展現狀制定科學合理的發展規劃和管理決策?？梢詾橄嚓P部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發揮作用，從而確保事業單位的合法權益不受侵害，實現持續發展。

總而言之，檔案管理在事業單位的工作中具有舉足輕重的作用。事業單位對檔案管理工作的認識是否到位是能否對員工保障的重要體現。檔案管理工作中主要是指統一管理和標準化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現代化管理上的問題，制定一個標準比較高的規劃，將管理工作做到最好。事業單位必須認識到檔案管理工作的重要性，用嚴謹和認真的態度去對到管理工作，使檔案管理工作的意義和價值能夠最大的體現出來。

作者簡介

湯娟娟（1985-），女，安徽省合肥市，現就職于上海市民辦新虹橋中學。endprint