如何做好水利科技檔案的歸檔和驗收工作

馬莉莉

水利工程是人類改造自然、利用自然資源，抗御自然災害的成果，是國家的寶貴財富，是水利科技工作者辛勤勞動的成果。隨著經(jīng)濟、科技體制改革的推進和社會經(jīng)濟技術的飛速發(fā)展，水利科技項目檔案的歸檔驗收工作正在逐步走向規(guī)范化、標準化。

水利科技檔案是水利科技工作者在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、具有保存價值的各種形式的歷史記錄。包括科技項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)設備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料，是廣大水利科技人員智慧的結晶，具有保存價值的水利科技文件，也是是一種重要的科技信息資源。

水利科技檔案的歸檔工作是指項目單位將在項目開始和進行過程中形成和積累的、具有保存價值的文件材料，按照歸檔制度移交給本單位檔案部門集中保存的過程。

水利科技檔案的驗收工作則是檔案行政管理部門在科技項目竣工驗收過程中對該項目檔案的綜合管理情況進行質詢和查驗的過程。科技檔案的歸檔和驗收工作是水利建設工作中的重要組成部分，是維護項目單位經(jīng)濟利益和保護知識產(chǎn)權的一項重要內(nèi)容，是確保科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項目建設中作用的不可缺少的工作環(huán)節(jié)，對其它工程也起著借鑒與參考的作用。

1 項目建設單位要明確科技文件材料的歸檔原則

1、項目建設單位的領導和檔案部門要按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理檔案的原則，按照《檔案法》《科學技術檔案工作條例》《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)的相關規(guī)定，制定出本項目文件資料的歸檔方案和制度。

2、項目建設單位要始終重視科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一項工作告一段落之后，應歸檔的水利科技資料必須歸檔，沒有完整、準確的科技資料的歸檔，就不能算完成任務。

3、項目建檔工作要與科技工作“同步”管理，即下

達計劃任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科技文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技項目成果與驗收 、鑒定項目檔案同步；上報登記和評審獎勵科技項目成果與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

4、為保證案卷的質量和有利于查閱，歸檔工作要求由項目單位的經(jīng)辦者承辦，以發(fā)揮其熟悉文件材料的形成過程、內(nèi)在聯(lián)系和保存價值的優(yōu)勢，確保歸檔工作質量。

5、歸檔的文件材料要做到齊全、完整、準確，按保管期限要求組成保管單位（卷、冊）；字跡要清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫；歸檔單位需編制移交目錄，并按目錄逐一核對歸檔。

2 項目建設單位的檔案部門要積極介入項目建設的各項工作

1、提前介入，積極指導。水利科技的檔案材料在驗收時否合格，主要取于平時業(yè)務指導工作開展的好壞，主要是看平時資料的交接、整理、鑒定是不是嚴格的按照要求和規(guī)范辦理。檔案部門不能“平時不管，到時把關”，要在工程項目開工后，派專人制定資料歸檔的統(tǒng)一規(guī)范，包括詳細說明竣工資料的工程項目名稱、檔案盒的規(guī)格、卷內(nèi)目錄字體的大小等。并以此為依據(jù)進行資料的整理及裝訂，以免工作的重復及資源的浪費。在項目設計和施工進行過程中也要經(jīng)常檢查，確保檔案的規(guī)范性、完整性。項目單位的檔案部門要適時有效地參與和介入項目建設，參加項目設計前期資料的提供和工程竣工驗收，對有關單位科技文件材料的積累和歸檔進行跟蹤指導、檢查和監(jiān)督，從中了解水利工程建設的全過程，便于掌握檔案的形成情況，從而改變以往檔案管理部門只管保存資料，技術部門交什么，檔案部門就收什么的被動局面。

2、橫向協(xié)調，積極溝通。項目單位的檔案部門應主動與有關單位協(xié)調溝通道，加強橫向聯(lián)系，了解和掌握項目的設計施工情況，了解科技文件材料的重要性、價值性和保密性，做到心中有數(shù)。適時向有關單位提出意見、建議和要求，使其明確歸檔要求、歸檔范圍和歸檔程序，提早做好材料歸檔前的計劃和準備工作。

3 檔案行政管理部門要協(xié)同項目主管部門嚴把項目檔案驗收質量關

1、檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。為此，項目單位應將項目檔案工作納入項目建設計劃和管理程序，與項目建設實行同步管理。建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制，將項目檔案管理工作擺上重要位置并認真做好。明確規(guī)定未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收，使檔案工作者真正發(fā)揮其職能作用。

2、項目主管部門和檔案行政管理部門應加強驗收前的指導和咨詢，必要時可組織預檢。項目檔案驗收工作細致復雜，一定要把住質量關口，才能充分行使監(jiān)督權，發(fā)揮強有力的制約作用，檔案行政管理部門可采取提前進入現(xiàn)場進行預先驗收的辦法，對該項目檔案材料詳細檢查，對出現(xiàn)的問題及時協(xié)助補救，做好驗收準備；項目單位在檔案驗收前應組織項目設計、施工、監(jiān)理等方面負責人以及有關人員，根據(jù)檔案工作的相關規(guī)定和要求，進行全面自檢。

3、認真查驗、嚴格把關。檢查項目檔案要采用質詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方法。抽查的數(shù)量一般不少于100卷，重點抽查項目前期管理性文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等。對驗收合格的項目，出具檔案驗收意見；對驗收不合格的項目，提出整改意見，限期整改并進行復查；復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并提請有關部門對項目法人通報批評，造成檔案損失的還要依法追究有關人員責任。項目驗收結論的優(yōu)劣還將作為項目建設單位今后申請科技計劃項目的重要依據(jù)。

4、加強項目檔案驗收隊伍的建設。水利工程項目工期長，科技檔案驗收，更是一項政策性、技術性、規(guī)范性很強的工作，參加項目檔案驗收的檔案工作人員首先要具備嚴格的科學態(tài)度和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格遵照有關標準和規(guī)定，在驗收工作中堅持實事求是、客觀公正、注重質量、講求實效的原則，積極引入科學的評估機制，做到公平、公正、公開，保證驗收工作的嚴肅性和科學性。其次，檔案驗收人員還需要具備扎實的檔案業(yè)務知識和豐富的科技知識，熟練掌握檔案法律法規(guī)，了解項目設計、建設的主要工作程序，對項目完成情況做出客觀、公正、科學的評價。為此，檔案行政管理部門要挑選政治上過關、業(yè)務上過硬的檔案人員從事驗收工作，同時還要加強對檔案驗收人員政治、業(yè)務素養(yǎng)的培訓問題，為檔案驗收質量提供必要保障。

綜上所述，做好水利科技檔案的歸檔和驗收工作，使其在水利建設和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務，是每個水利工程檔案者的重要責任。endprint