港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系的思考

鐘敏

摘 要：檔案管理水平能一定程度反映港航業(yè)相關(guān)單位的管理狀況，通過加強(qiáng)對檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建的研究，能保證檔案管理水平評價(jià)的合理性。本文圍繞港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系的建立、港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)的確定兩個方面展開討論，詳細(xì)分析了港航業(yè)檔案管理水平評價(jià)指標(biāo)的選擇，并根據(jù)這些指標(biāo)來判斷檔案管理水平，具有一定的合理性和實(shí)用性。

關(guān)鍵詞：港航業(yè)；指標(biāo)體系；現(xiàn)代化管理

港航業(yè)具有涉及面廣、業(yè)務(wù)較多的特點(diǎn)，其中檔案管理水平是評價(jià)港航業(yè)管理情況的主要內(nèi)容之一。為了保證港航業(yè)檔案管理工作滿足行業(yè)發(fā)展需求，需要不斷加強(qiáng)檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理水平和利用服務(wù)質(zhì)量得以提高的目的。建立相應(yīng)的檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系是促進(jìn)檔案管理工作良好發(fā)展的重要基礎(chǔ)，能對管理工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，使其朝著科學(xué)化的方向持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)港航行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系的建立

在進(jìn)行港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建時，可主要選擇綜合法以及分析法這兩類方法體系建立方法。其中綜合法主要指的是對現(xiàn)有的部分指標(biāo)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類處理，是一種促使評價(jià)指標(biāo)體系化的一種構(gòu)建方法。而分析法指的是將研究對象以及研究目的等劃分為多個部分，并逐漸細(xì)化處理，使之成為多個不同的子系統(tǒng)，直至劃分的各部分能利用具體指標(biāo)反映出來。針對港航業(yè)發(fā)展特點(diǎn)以及檔案管理工作需求，可選擇層級分析法來構(gòu)建評價(jià)指標(biāo)體系，這一方法能充分體現(xiàn)上述體系構(gòu)建思想，并能準(zhǔn)確表達(dá)港航業(yè)的檔案管理情況。層級分析法首先在美國提出，屬于一種系統(tǒng)工程分析手段，將其應(yīng)用在檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系建立上，能實(shí)現(xiàn)對檔案管理水平的整體分析，并進(jìn)一步針對不同層次的子系統(tǒng)進(jìn)行分析，保證評價(jià)結(jié)果的有效性。

總的來講，應(yīng)用層級分析法的基礎(chǔ)思想來建立評價(jià)指標(biāo)體系具有一定的可行性，是目前普遍使用的一種構(gòu)建方法，并取得了較好的應(yīng)用效果。在該方法的作用下，可將港航業(yè)檔案管理的多種因素進(jìn)行有效劃分，促使影響檔案管理水平的各因素條理化以及層次化，并在這個基礎(chǔ)上構(gòu)建層次分明的結(jié)構(gòu)模型。例如，組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)等是影響檔案管理水平的重要因素，為了保證對這些因素進(jìn)行有效評價(jià)，可將它們進(jìn)一步細(xì)化。如其中的組織管理可細(xì)分為機(jī)構(gòu)人員配置、制度建設(shè)以及管理措施等；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可由檔案用房、裝具設(shè)備等反映出來；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)可進(jìn)一步劃分成收集掃描、統(tǒng)計(jì)鑒定、檔案保管等。通過將主要評價(jià)指標(biāo)細(xì)化處理，能保證通過對不同環(huán)節(jié)的評價(jià)，實(shí)現(xiàn)檔案管理評價(jià)指標(biāo)體系建立的有效性，并對港行業(yè)的檔案管理水平進(jìn)行全面評價(jià)。

2 港航業(yè)檔案管理評價(jià)指標(biāo)的確定

通常將評價(jià)指標(biāo)分值通過百分制的形式體現(xiàn)出來，取值范圍為0至100。為了保證評價(jià)工作的順利進(jìn)行，需要對不同指標(biāo)進(jìn)行分級處理，可分為5級，其中最優(yōu)指標(biāo)為一級，較差的為五級。如下表所示：

2.1 組織管理

組織管理這一指標(biāo)可從以下方面進(jìn)行評價(jià)：第一，領(lǐng)導(dǎo)重視程度。主要指的是企業(yè)管理者是否將檔案管理工作列入日常行程中，是否制定了相應(yīng)的企業(yè)檔案管理工作規(guī)劃以及檔案員崗位的穩(wěn)定性等；第二，機(jī)構(gòu)人員。為了保證檔案管理工作的順利開展，要求檔案管理各崗位職能明確，并且相關(guān)工作人員的文化水平較高，同時要求管理員持證上崗，對于沒有崗位資格證書的檔案管理人員，應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行崗位調(diào)整；第三，法規(guī)建設(shè)。法規(guī)建設(shè)程度對檔案管理工作開展效果有一定影響，需要管理人員能認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律條例，并積極參加相關(guān)的培訓(xùn)活動[1]。從企業(yè)角度來講，應(yīng)建立單位自身的檔案管理方法等；第四，管理措施。通常采取的管理措施包括實(shí)行統(tǒng)一的檔案管理、加強(qiáng)對檔案管理工作流程的監(jiān)督等。上述內(nèi)容是組織管理的重要組成部分，需要將這些作為評價(jià)指標(biāo)，并進(jìn)行評價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建。

2.2 設(shè)施建設(shè)

檔案管理工作的開展需要相關(guān)設(shè)施的良好建設(shè)，如檔案用房的建設(shè)，應(yīng)保證檔案庫房與閱覽室等分隔開，并且要求庫房樓層便于進(jìn)行檔案管理，能保證檔案安全性，同時可設(shè)置適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)結(jié)構(gòu)等，為檔案的安全提供保障。例如，大多數(shù)單位將設(shè)置防火防盜、防蟲防霉等防護(hù)設(shè)施；另外，需要考慮裝具設(shè)備的設(shè)置情況，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要求能配置滿足長時間檔案管理需求的密集架或者鐵柜，并在檔案存儲室配置空調(diào)機(jī)、防磁柜等設(shè)備。

2.3 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)可主要分為以下幾點(diǎn)指標(biāo)進(jìn)行說明：第一，收集歸檔。歸檔的文件制作材料需要滿足檔案儲存需求，并要求各類紙質(zhì)材料能及時歸檔，而聲像等檔案應(yīng)保存完整；第二，整理工作。需要各項(xiàng)紙質(zhì)文件能進(jìn)行科學(xué)的分類整理，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展整理工作；第三，檔案保管。檔案保管屬于一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，在進(jìn)行檔案存放時，需要保證存放位置較為醒目，庫內(nèi)不存在雜物對堆放等現(xiàn)象。同時，庫內(nèi)檔案應(yīng)定期檢查，對于存在破損的文件應(yīng)及時采取彌補(bǔ)措施；第四，統(tǒng)計(jì)鑒定。在有檔案收進(jìn)或者移出登記簿時應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并可成立檔案鑒定小組，針對檔案管理工作開展情況進(jìn)行調(diào)查和統(tǒng)計(jì)；第五，移交損毀。檔案管理人員應(yīng)及時單位管理室移交檔案；及時向國家管理室移交不同門類的紙質(zhì)或者電子版資料。

2.4 現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代化管理主要指的是工作條件、數(shù)據(jù)管理等，是構(gòu)建指標(biāo)評價(jià)體系的重要組成部分。其中工作條件可從相關(guān)設(shè)備的配置、電子檔案的管理及運(yùn)用、檔案管理一體化程度等來進(jìn)行評定[2]。目前大多數(shù)單位的檔案管理能實(shí)現(xiàn)電子檔案及紙質(zhì)檔案的同時生成和應(yīng)用，并促使檔案管理朝著自動化的方向發(fā)展。而數(shù)據(jù)管理主要是指要求管理人員能按照檔案文件門類等建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查找和整理。對于應(yīng)用頻繁的文件資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行全部內(nèi)容的掃描處理，在充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作水平。

2.5 開發(fā)利用

開發(fā)利用同樣是評價(jià)檔案管理水平的重要指標(biāo)之一，可將這一指標(biāo)細(xì)化為以下方面：第一，檢索工具。對于港口碼頭檔案目錄或者其他專業(yè)的檔案案卷目錄等應(yīng)包括在檢索系統(tǒng)內(nèi)，同時還應(yīng)包含電子檔案目錄以及檔案保管單位情況等。另外，通常使用現(xiàn)場抽查機(jī)來進(jìn)行檔案查詢，應(yīng)保證其具有較高的查準(zhǔn)率；第二，日常利用。為了保證檔案管理工作取得良好效果，要求能積極為領(lǐng)導(dǎo)決策或者各項(xiàng)工作等提供檔案資料，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作對各港航業(yè)發(fā)展有一定影響，檔案管理能力的加強(qiáng)能促使行業(yè)的整體管理更加穩(wěn)定，對行業(yè)發(fā)展有一定的積極作用。因此，有必要加強(qiáng)檔案管理工作水平不斷提高的重視，通過建立指標(biāo)評價(jià)體系能有效實(shí)現(xiàn)這一目的。通常將組織管理、設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)以及現(xiàn)代化管理等作為評價(jià)指標(biāo)體系的組成部分，并在對這些指標(biāo)進(jìn)行合理評價(jià)的基礎(chǔ)上，對行業(yè)檔案管理水平有一定了解，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理能力提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉戈.港航業(yè)發(fā)展預(yù)測模型及評價(jià)[D].大連海事大學(xué)，2015.

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