淺談高速公路工程檔案管理的措施

鐘有嫻

摘 要：近幾年來，我國高速公路發展迅速，檔案管理作為高速公路建設管理中的重要部分，可以準確真實地反映高速公路建設情況，是項目建設工作監管、驗收、審計、維修等重要依據，對工程日后的運行管理起著關鍵作用，更好保證公路公路健康運行。本文簡要地闡述了高速公路檔案管理現狀，分析了高速公路檔案管理的問題，針對問題提出有效控制措施，更好地促進高速公路檔案管理建設發展。

關鍵詞：高速公路；檔案管理；控制措施

隨著高速公路建設的等級要求提高，對公路建設質量要求也不斷提高，建設單位需要科學管理好高速公路建設項目檔案工作，為公路的建設和養護工作提供依據，避免人力財力浪費，促進高速公路穩定建設。所以，高速公路工程檔案管理工作對整個工程是否順利驗收起著不可忽視的作用。

1 高速公路檔案管理現狀

在項目建設檔案管理過程中發現，相當多的單位領導對檔案工作重視不足、無穩定檔案專職管理人員、項目工期長、參建單位多、無同步檔案管理觀念等，導致檔案數據不真實、簽認不及時、整理歸檔工作滯后，無法體現檔案的真實性、有效性、齊全性以及完整性。

2 建議采取控制措施

針對項目實際情況，對項目檔案的管理，建議采取以下幾點措施。

2.1 強化檔案過程管理

2.1.1積極主動接受上級檔案主管單位的檢查與指導，對檢查提出的問題，積極落實排查及整改。檢查提出的寶貴意見對項目檔案工作水平的提高起著至關重要的作用。

2.1.2組織業務培訓及學習。一是響應上級檔案主管部門文件要求，積極組織各參建單位檔案人員參加檔案業務培訓。二是建設單位適時開展相關檔案技術交底、宣貫培訓、組織集中到兄弟單位參觀交流等交流學習活動，不斷加強檔案工作人員的技能水平，擴展檔案工作人員的視野。

2.1.3定期或不定期組織嚴查施工文件造假、編造數據等問題，確保文件材料形成的真實性。針對檔案材料形成、整理的質量通病問題，加大檢查頻率，將通病、常規問題形成材料，有效組織宣貫，避免日后積重難返。

2.1.4要求各參建單位每月定期或不定期組織檔案專題會議，要求帶問題開會，將會議提出的問題，及時給予解決，加強內部溝通與交流。

2.1.5制定強而有效的檔案評比競賽方案，作為過程管控的主要手段。可以調動廣大檔案人員的積極性與主動性。

2.2 提高檔案內在質量

2.2.1建立穩定有效的檔案體系。制定切實可行的檔案編制管理制度，明確檔案專職管理人員，確保責任到人。把檔案工作納入招標文件和合同條款，項目從開工起，就應制定各參建單位檔案管理人員體系，前期對其考核，考核相關檔案人員是否具備能力、是否勝任工作，并在后續工作中持續考核，發現有不能勝任者，即要求更換。并強制要求檔案相關人員不得隨意更換，否則將處于重罰，同時要求持證上崗。

2.2.2推行首件制建立樣板卷。從項目施工開始就應明確檔案工作標準，按照首件制要求，所有參建單位在預立卷工作正式開始之前，將樣板案卷送監理單位及建設單位審核，按審核意見完善后，作為后續預立卷工作的案卷質量標準。通過對樣板卷的高要求和嚴格審查，劃定整個項目案卷質量的最基本底線。

2.2.3樹立標桿單位。根據各參建單位的實際情況，選拔三同步要求落實較好、案卷質量較高、竣工圖繪制進度快、質量好的單位，樹立為項目檔案的標桿，組織各參建單位前去學習交流。

2.2.4用典型進行實操引導。考慮到項目參建單位眾多，且多數參建單位高速公路項目檔案的標準及要求并不熟悉，檔案工作相關人員的業務水平參差不齊，建議采取實操進行引導，并對具體操作時需要注意的事項進行了強調，杜絕生手無從下手可能性，正確引導了標準化作業的流程。

2.3 落實同步組卷歸檔

2.3.1通過宣貫會統一檔案管理理念和目標。各參建單位剛進場時，建設單位應組織對檔案工作進行了宣貫交底，告知各參建單位項目檔案工作的目標、相關的要求、管理思路，以及檔案工作過程中需要注意的事項，統一各參建單位檔案管理思想，使其盡量和建設單位檔案工作的目標、計劃保持一致。

2.3.2同步開展文件收集與整理，實行全面計劃管理。編制檔案工作總體計劃，結合單位分部分項工程劃分及實際施工進度，編制原始記錄形成、收集與整理計劃，并分解落實到各責任部門及人員，督促各參建單位嚴格按照計劃推進各項工作。把任務落實到節點，一級管一級，落實責任制。

2.3.3同步開展歸檔與組卷。實施每分項或分部施工完成后兩個月內，及時將已完工工程文件材料有序整理排序，在保證各工序原始記錄表格基本齊全、分項不漏項的同時進行手工編碼，進行合理歸檔預組卷工作。形成案卷臨時檔號、案卷目錄、卷內目錄，真正做到每完成一盒，歸檔預組卷一盒。

2.3.4同步開展電子檔案。項目檔案文件信息化工作隨施工過程同步開展，一是減輕了項目交工后的掃描工作量，避免了掃描件上傳高峰導致的系統癱瘓，且能及時解決電子檔案工作中發現的問題，提高掃描的質量，避免后期返工的幾率。二是電子檔案同步后，方便了文件的查找與借閱，提高了各單位各部門的文件歸檔積極性。三是利用檔案管理系統，隨時對檔案工作進度及聲像檔案的質量進行遠程查看，同時組織全線各單位遠程學習標桿單位的樣板案卷，四是利用檔案信息管理系統，極大地方便了建設過程中的審計工作，大部分所需文件都可在檔案系統中查閱。建立QQ群、微信群，提高互動性，提高解決問題及時性及有效性。

2.3.5同步開展竣工圖編制，規范竣工圖審核。過程中要求施工單位，凡收到一份設計后服務函或變更通知單，就應及時的在施工圖中做好標注，附齊全相關變更證明材料，做好竣工圖草圖編制工作。明確竣工圖審核人員及審核流程，強制要求留下審核記錄，規范審核工作，采取監理審核，建設單位復核的手段，提高審核把關質量關。

2.3.6同步組織移交驗收。針對歷來薄弱的同步移交及同步驗收工作環節，根據單位、分部、分項劃分原則，結合施工實際施工完成情況，制定切實可行的過程階段性內部驗收方法。對檢查符合預立卷標準的案卷，分階段有步驟地組織中間驗收及移交工作，確保檔案的安全性，確保移交與工程交工的同步性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

目前，因為相當多的單位或企業對檔案意識不強，重視程度不足，仍有大部分工程檔案管理人員多為兼職人員，且專業知識儲備不夠，經驗不足。所以，應制定培養目標，組織進行針對性學習，培養一流檔案管理人才，提高檔案管理人員素質，培養出適應公路工程檔案事業專業人才。對公路工程檔案管理人員要求專業與能力相結合，秉著公正、公平的原則，實行持證上崗制度，切實提高檔案管理人員的綜合素質。

3 結語

要求應高度重視檔案工作、充分認識到檔案工作的重要意義，切實增強搞好項目檔案管理工作的緊迫感和責任感。因檔案在審計、審查、運用等工作中發揮的作用愈來愈重要，是最有力的分清責任的佐證材料。endprint