建筑工程檔案管理存在問題及優化措施

尹蓉江

摘 要：建筑工程檔案主要是建筑在施工過程中產生的有保存價值、借鑒價值和參考價值的圖文記錄，包括有建筑物投資、設計、施工、使用、維修及擴建等過程中各項檔案文件，內容繁多、復雜且多樣，因此在管理上具有一定難度。本文在此簡要介紹建筑工程檔案管理中存在的問題，并提出幾點優化措施。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；優化措施

隨著改革開放以后我國建筑事業的大力發展，建筑工程施工項目越來越多，而工程施工過程中必然會產生繁多的業內資料，即建筑工程檔案。建筑工程檔案是整個工程由最初投入到最終竣工過程的真實記錄，其不僅對建筑工程本身有保存價值，還對整個市政規劃有重要指導價值。在實際工程施工中必須重視檔案管理工作，及時發現檔案管理中存在問題并解決。

1 建筑工程檔案管理存在問題

一是檔案管理意識欠缺。很多建筑企業并沒有正確認識到工程檔案管理的重要意義，沒有樹立正確的檔案管理意識，對其重視程度不足，因此造成管理質量低下、效率不高。二是檔案管理制度欠缺。制度是確保一切工作落實的重要保障，但現階段很多建筑企業并沒有針對工程檔案管理工作制定有全面性、針對性的管理制度，導致工程檔案管理工作流于表面，難以取得實效。三是檔案管理投入不足。很多建筑工程單位并沒有設置有專門的檔案管理辦公地點，在相關檔案管理設備配置上也較為欠缺，檔案管理人員配備較少，難以對繁多的檔案資料進行管理。而部分企業認為在檔案管理上的花費沒有意義，因而不愿意投入資金和精力進行建筑工程檔案管理。四是管理人員水平較低。隨著時代的進步與發展，檔案管理技術也得到了進一步提升，而很多建筑施工企業并沒有重視檔案管理人員能力提升，檔案管理人員綜合水平較低，難以適應時代發展需求。還有一些建筑企業并沒有設置專門的檔案管理人員，而是臨時調配一些管理人員兼職進行工程檔案管理，導致建筑工程檔案管理質量難以得到有效保障。

2 建筑工程檔案管理優化措施

2.1 提高檔案管理重視程度

提高工程檔案管理重視應從領導階層做起，只有上級領導重視了，下級人員才能進一步落實。建筑企業可在內部開展檔案管理相關工作宣傳和培訓工作，提供全員上下檔案管理意識，讓全員意識到工程檔案管理的重要性，以便于更好配合工程檔案管理人員的工作[1]。另外，還要加強檔案管理人員管理意識的提升，可設置相應的激勵機制來提升管理人員工作積極性，明確其工作職責，將具體工程檔案管理內容落實到部門或人頭上，在建筑施工內部建立起完整的工程檔案管理體系。

2.2 制定科學檔案管理制度

工程檔案管理制度的欠缺是降低管理質量的關鍵因素，因此還必須要結合自身實際情況制定科學、健全、完善的工程檔案管理制度。管理制度既要包括對整個工程施工過程中所有流程產生的檔案資料管理制度，同時還要包括有工程檔案管理工作的監督機制。前者可以保證建筑工程檔案管理工作的有序、規范進行，后者可以保障管理過程有效落實。此外，還要建立有相關工程檔案管理法規體系，對檔案管理內容和流程進行細化，保障每項檔案管理工作都有章可循、有法可依，讓建筑工程施工檔案管理在制度約束下能夠有序、高效進行。

2.3 加大檔案管理資金投入

提高對建筑工程檔案管理的重視程度，并加大資金投入，保證投入資金?？顚Ｓ茫瑸闄n案管理提供條件保障[2]。投入資金購入檔案管理工作中必需的計算機、掃描儀、打印機等設備，引起現代化、數字化設備，提高工程檔案管理信息化程度，以此來提高管理質量和效率。引入檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等現代信息化設備設施，利用先進設備來確保檔案管理過程中收集、整理、歸檔、儲存、檢索等工作質量，不僅可以提升檔案管理工作有效性，同時還可以在最大程度上保障檔案管理的完整性、有效性和精準性。

2.4 提升管理人員素質能力

首先，建筑企業要注重優秀檔案管理人才的引入，摒棄任人唯親的職位安排方式，而選擇真正有檔案管理能力的人才來進行工程檔案管理工作。其次，是要重視檔案管理人員的培訓和教育工作，為了避免現有檔案管理人員知識水平停滯不前，建筑企可設置相應獎勵來鼓勵檔案管理人員加強學習，努力獲得更高職稱。也可以通過組織培訓教育等方式，對檔案管理人員進行培訓，提高其檔案管理水平和綜合素質能力。最后，還要重視檔案管理人員精神素質的提升，培養其愛崗敬業、樂于奉獻精神，讓檔案管理人員樹立較高責任意識，消除其工作畏難情緒，積極投身于建筑工程檔案管理工作當中。

3 結語

建筑工程檔案資料對建筑企業來說意義重大，因此必須要提高對建筑工程檔案管理的重視程度，加大管理資金和精力投入，制定科學健全的檔案管理制度，并注重檔案管理人員能力與素質的提升，全面保障建筑工程檔案管理質量。

參考文獻

[1]李麗.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].門窗，2017，（06）：48.

[2]張曉蓉.建筑工程檔案管理的問題與解決辦法研究[J].山東工業技術，2016，（11）：107.endprint