事業單位人事檔案收集歸檔工作思考

黃慧穎

摘 要：人事檔案在事業單位的改革發展進程當中發揮著積極作用，為了更好的為單位的發展營造良好環境，必須要重視人事檔案管理，尤其是要做好人事檔案的收集歸檔工作，把握好檔案管理的關鍵環節。事業單位要深化對人事檔案收集歸檔工作的認知，構建完善的檔案收集歸檔體系，實現檔案收集歸檔的規范化和制度化發展，為人事檔案管理的全面進步注入活力。下面將重點就事業單位如何做好人事檔案收集歸檔工作進行探討。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；收集；歸檔

人事檔案管理是事業單位管理環節不可缺少的一部分，而在檔案管理過程當中認真收集鑒別以及歸檔是檔案管理的基礎，而且只有確保檔案收集歸檔的真實性以及完整性，才能夠保障檔案質量，為深層次的檔案利用奠定基礎，更好的發揮檔案信息的利用價值。針對這一情況，事業單位要全面突破固守的傳統檔案管理理念，有效把握檔案收集歸檔的動態性以及全面性特點，明確檔案收集歸檔重要性的同時，還需要表面創新改革檔案收集歸檔策略，確保收集歸檔工作的實施質量。

1 提高檔案收集歸檔重視程度

事業單位人事檔案收集歸檔工作是影響檔案管理有效性的重要因素，同時也是一項關系到單位長遠發展的大事，所以做好檔案收集歸檔工作是檔案管理工作的重中之重，要想進一步制定工作策略，貫徹實施工作方法，首先就需要從思想上深化認知，增強對檔案收集歸檔工作的重視和認知程度，用正確的思想認識來指導實際行動的落實。第一，事業單位領導者要創新自身的管理理念，站在事業單位戰略性發展的整體角度來認真思考和分析檔案收集歸檔的重要意義，加大對檔案收集歸檔工作的重視，在此基礎之上在這一方面給予強有力的支持與保障，增強檔案管理工作的活力，確保檔案收集歸檔的執行力。同時，事業單位領導要做到以身作則，充分發揮自身的榜樣和帶動作用，保障各項管理信息資料的上傳下效。第二，事業單位要做好檔案收集歸檔重要性的宣傳，使得單位的廣大員工都能夠深化對檔案管理的認識，并做好自己力所能及的工作，給予檔案收集歸檔良好的幫助與支持，形成強大的工作合力，降低檔案收集歸檔工作的實施難度，充分激發檔案管理者的工作熱情，為工作效率的提升提供支持。

2 健全檔案收集歸檔工作制度

大量的工作實踐證明，制度建設是開展事業單位人事檔案收集歸檔工作創新發展的根本保障，要想確保檔案收集歸檔的工作成效，滿足檔案管理的多元化需求就必須要根據檔案收集歸檔工作的實際要求健全相關的規章制度，加強制度建設力度，有效發揮制度的權威性，讓各項工作的處理都能夠將制度作為依據和處理準則，協調指導各項收集歸檔工作的開展，推動檔案管理規范化和制度化發展。第一，嚴格貫徹執行人事檔案收集、鑒別、整理、保密、保管等規章制度，嚴格借助制度來規范檔案管理工作的執行，確保檔案信息的質量，為檔案的利用打下基礎。第二，健全檔案登記和轉遞工作。在轉遞檔案材料的過程當中必須嚴格依照統一規定的要求進行登記，登記完成之后需對檔案資料進行密封包裝，之后再完成一系列的轉遞工作。收到檔案的單位，需要對檔案信息進行認真核查，在確定無誤之后，需要在回執上蓋章簽名，把回執單寄回原單位。第三，健全檔案材料的審核制度。在收集歸檔材料的過程中必須做好材料審核，分析審查材料當中記錄的信息是否和檔案記載一致，審查材料是否完整齊全，審查各項手續的完備性，從源頭著手把控好檔案收集歸檔工作的質量。

3 規范人事檔案收集歸檔操作

規范人事檔案收集歸檔的相關操作是事業單位檔案管理工作的重點以及難點，在實踐當中必須要做好以下工作：第一，制定嚴格科學的工作標準，有效把握檔案收集歸檔的工作重點，嚴格依據檔案管理標準做好檔案材料的收集、鑒別與歸檔，確保各項實踐操作的規范性和標準化。在收集檔案材料的過程當中必須要認真分析材料形成規律與特征，采用多元化的收集方法來保障資料的及時收集歸檔。對收集到的信息資料還要做好全面鑒別把關，做到去偽存真，保證人事檔案可以全面系統以及精準的展現個人全貌。第二，有效增強檔案歸檔工作力度，在歸檔實踐當中做好檔案的分類管理，保障分類準確，在排列以及層次安排方面也需要做到清晰有序。為了確保歸檔材料的真實可靠和手續完備，必須在歸檔的過程當中，做好篩查和甄別，保證歸檔當中所使用的材料全部準確真實。除此以外，要做好人事檔案材料的清查工作，逐一做好材料的登記和索要，在檔案信息錄入方面必須統一規格與標準，保障檔案歸檔的規范與美觀。第三，做好檔案收集歸檔審核工作，審核檔案材料的完整性，對于缺少資料的檔案必須要做好詳細記錄，并要求有關單位和個人補充收集。

4 實現人事檔案的信息化管理

在社會日新月異和時代迅速發展的今天，事業單位人事制度改革已經進入到了關鍵階段，事業單位的改革步伐也在不斷加快，人事檔案的收集歸檔工作顯得更加重要，評優評獎、人才選拔任用、保險繳納、工作調動等多個方面都對人事檔案收集歸檔工作提出了更高的要求和迫切的需求。在信息時代到來的社會背景下，傳統利用手工方式進行檔案收集歸檔管理的模式已經無法與當前實際工作要求相適應，也無法滿足社會各個層面對于檔案信息的大量需要。那么作為事業單位人事檔案管理者需要做到與時俱進，積極探究怎樣利用網絡信息技術來做好檔案收集歸檔工作，以便提高工作效率，全面提升檔案管理的網絡化和信息化工作水平。第一，檔案管理者要積極利用現代信息技術開展檔案收集歸檔工作，有效發展以及完善電子檔案，同時為了適應檔案信息化管理的要求要結合工作實際進行檔案信息管理平臺建設完善相關的軟硬件設施，實現數字化和信息化的高效管理。第二，檔案管理者在做好信息化的檔案收集歸檔同時，必須積極防范網絡風險，做好檔案信息的保密工作，維護檔案材料的安全性，推動檔案信息化管理的健康持續發展。

5 提高檔案管理人員綜合素質

毋庸置疑，事業單位人事檔案的收集歸檔工作離不開高素質檔案管理者的全力付出以及才智支持，而且事業單位管理者面對的是廣泛、復雜以及來源廣的檔案信息資料，如果他們不具備高超的業務素質，不能夠用以身作則和愛崗敬業的責任意識全身心投入的話，那么神是檔案收集歸檔工作也將無從開展，各項工作質量得不到保障，那么事業單位的人事管理也將面臨嚴峻的發展形勢。所以，事業單位注重對檔案管理者綜合素質的培養成為當前優化檔案收集歸檔工作的重要工作策略，也是保障檔案管理者適應工作崗位，滿足檔案管理要求的重要舉措。一方面，事業單位要定期對檔案管理者進行業務能力和職業道德素養的培訓，提高他們檔案收集歸檔業務處理的質量，培養他們的責任意識和事業心，讓他們能夠在實際工作當中主動積極的投入。同時還需要做好考核工作，完善獎懲措施，有效增強檔案管理者的工作積極性。另一方面，事業單位要做好人才引進工作，將內部人才培養和外部的人才引進聯合起來，不斷充實和完善檔案收集歸檔工作隊伍。

檔案收集歸檔工作是事業單位人事檔案管理的基礎工作環節，直接關系到檔案信息的質量，從而影響到檔案利用的質量與效率。因此，事業單位為了進一步優化檔案管理，全面推進事業單位改革進程，必須切實提高對檔案收集歸檔工作的重視程度，健全檔案收集歸檔工作機制，規范人事檔案收集歸檔操作規程，實現人事檔案的信息化管理，提高檔案管理者的綜合素質，為工作質量的提升提供強有力的保障。

參考文獻

[1]董燕燕.關于加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的思考[J].黑龍江檔案，2017，（2）：82.

[2]魏巍.如何做好干部人事檔案收集歸檔工作[J].黑龍江檔案，2016，（11）：90.

[3]朱玉媛.簡談新形勢下事業單位人事檔案收集工作[J].科技情報開發與經濟，2015，（10）：45-46.endprint