現代信息技術對企業檔案管理影響及其對策

張紅霞

摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案管理也已經呈現出了一種新的發展趨勢，尤其是對于金融行業的檔案管理而言，其對于檔案管理的要求也逐步的提高，比如，當前金融企業內的檔案管理數量越來越多，需要儲存的信息量逐步的增加對于傳統的紙質檔案管理提出了較大的挑戰，另外，在檔案信息管理的持久性和信息搜索的高效性方面，傳統的檔案管理手段也已經很難滿足這些發展趨勢，因此，數字化檔案管理就成了企業檔案管理的一個必然要求。

關鍵字：信息技術；檔案管理

1 企業檔案管理數字化是當前檔案管理工作發展的必然要求

企業檔案管理數字化是當前檔案管理工作發展的必然趨勢，尤其是相對于傳統檔案管理手段而言，進行必要的革新已經成為了一種必然要求和根本的發展趨勢，而數字化正是一種比較有效的技術手段，相對于以往的檔案管理手段和技術來說，其優勢是比較明顯的。

2 企業檔案管理數字化是社會發展的必然要求

企業檔案管理數字化是當今社會發展的必然要求，這一點是針對于全社會的發展現狀而言的，在當今的社會各個領域中，幾乎已經實現了數字化檔案管理的普遍化發展，很多行業中都已經逐步實現了檔案管理的數字化建設，作為諸多行業中比較關鍵的一個，行業也應該逐步地實現檔案管理的數字化，這是作為一個組成部分的必然要求；另外，隨著當前社會發展中各個行業之間信息交流越來越普遍，為了更好地實現全面的發展，必然應該針對檔案管理的形式進行統一，這種統一主要就是對于數字化檔案管理方式的統一發展。

3 企業檔案管理數字化是檔案傳輸的必然要求

企業檔案管理數字化是檔案傳輸的一個重要保障，對于以往的紙質檔案管理而言，其進行檔案的傳輸必須要經過人為的傳送，這種傳輸不僅僅耗時較長，還會對于工作效率產生較大的影響，而對于當前的金融企業來說，檔案傳輸的高效性要求越來越明顯，這也就更進一步的促使檔案管理必須做出一定的改變以確保檔案傳輸的效率，數字化的發展必然就成為一個關鍵的技術手段，其通過這種數字化的模式能夠極為高效的進行檔案信息的傳遞、共享以及查詢，貢獻是極為明顯的。

但是現在社會中企業檔案管理的現狀不容樂觀，其主要表現在：

3.1 檔案管理人員的水平不高

我國企業的檔案管理工作對檔案管理人員的業務水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎的理論知識，這樣管理人員才能在工作中完全發揮出自己的作用。然而在實際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩定發展的隊伍，但這支隊伍的專業水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標差距還很遠。因此，就在客觀上導致檔案管理工作長期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開展。

3.2 檔案管理工作缺乏規范性

許多企業在進行檔案管理工作的過程中，存在著管理不夠規范的情況。這類情況分別體現在幾個方面：檔案編號編排不合理，檔案標題書寫不規范，檔案開頭沒有目錄等。因此，檔案管理存在嚴重混亂的現象。導致管理人員在開展檔案管理工作時，管理不規范，造成企業無法正常發揮出其應有的作用。

3.3 檔案內容的質量低下

在我國現階段的檔案管理中，很多企業中的檔案內容質量都不高，檔案的內容缺乏利用價值，檔案的資料趨于形式化，并不能落實從實際出發的原則。呈現出來的檔案的內容，大多反映了個人的學歷狀況、人生經歷、政治面貌和工資水平待遇等，檔案中并不能有效地反映個人能力狀況、道德品質、專業技術水平。此外，大部分檔案內容都很空泛，很多都是生活中的套話，并不能真實反映出個人的具體情況，或是檔案的內容只是說明了優點，并沒有對缺點加以說明。

4 國內檔案管理的解決對策

4.1 促進檔案管理數字化發展的規模化建設

檔案管理數字化發展的一個重要貢獻就在于其能夠實現檔案管理中傳輸、查詢以及共享的高效性，這是有別于以往的紙質傳統管理手段的一個重要優勢，對于這一優勢而言，要想充分地實現該貢獻的呈現就必須首先做好檔案管理數字化建設的全面化發展，這種全面化主要是指在整個的金融行業內必須普及這種數字化檔案管理技術，在此基礎上才能夠實現檔案管理的高效傳輸、查閱等功能，單一企業進行數字化檔案管理建設雖然也具備一定的優勢，但是這種優勢不夠明顯，也僅僅局限于該金融企業自身的發展，相對于整體性和規模化的數字化檔案管理建設而言，其優勢的發揮并不明顯，因此，在今后的金融企業檔案管理數字化建設中就應該著重突出這種規模化的建設。

4.2 重點加強金融行業檔案管理數字化的安全性建設

對于企業來說，實現檔案管理的數字化建設優勢是比較明顯的，這一點從其發展的必要性上就可以體現出來，但是其在發展過程中的一些問題也應該引起相關人員的高度重視，尤其是安全問題更 是極為關鍵，對于企業中的一個核心檔案信息來說，確保其安全性是極為必要的，一旦出現泄漏問題就會造成整個企業較大的損失，很多時候這種損失是不可估量的，而這種安全問題在當前也是時有發生的，很多企業都發生過檔案信息泄露的事故，比如在網絡中存在的一些病毒，或者是黑客的惡意攻擊等都會造成金融行業檔案信息的外泄，基于這些問題來看，加強行業檔案管理數字化發展中的安全性建設雖然是極為重要，但是困難程度也是比較高的，具體來說嗎，需要重點加強以下幾個方面的管理和控制：（1）首先，加強對于檔案信息瀏覽的訪問權限的設置和管理，這是保障其安全性的一個最為基本的處理手段；（2）其次，定期針對整個的檔案管理系統進行全面的病毒掃描，減少因為病毒的存在所造成的檔案信息外泄現象；（3）最后，還應該采取必要的加密手段來進行核心檔案信息的保護，確保其儲存和使用的安全。

4.3 加強檔案管理人員的綜合能力

在企業檔案管理工作開展的時候，檔案管理工作人員作為有效聯系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質，這樣不僅可以促進檔案管理工作的順利開展，還能使檔案管理人員通過熟悉檔案管理工作的流程，加強開展檔案管理工作。

5 展望我國企業的檔案管理發展

通過回顧歷史發現，我國的企業檔案管理體制，從建立開始就經歷了一個十分復雜的進程。通過研究企業檔案的發展歷程，才能發現企業的檔案管理體制是處在循序漸進的過程中的。并且，企業檔案管理制度還具有一定的規律性。通過總結企業發展的規律，才能進一步了解企業中檔案管理的未來的發展方向。因此，開展企業的檔案管理工作，更需要企業的行政與主管部門密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且還要充分依靠社會的力量對企業的檔案工作進行全面的引導。

6 總結

綜上所述，數字化可以說是當今社會很多行業發展的一個重要趨勢，也是數字化應用發展的一個重要表現，而檔案管理作為社會發展極為關鍵的一個組成部分也應該獲得相應的發展，數字化技術的應用恰好能夠在較大程度上提高檔案管理的水平，但是對于這種數字化應用的安全性卻需要引起金融企業管理人員的足夠重視，并且還應該促進企業檔案管理數字化建設的全面發展，從管理人員到管理制度，再到具體的數字化管理技術，都需要有關人員進行密切的關注，切實保障數字化技術能夠在企業檔案管理中發揮應有的作用，切實保障在自身檔案管理的數字化發展中能夠保障其安全，提高其管理水平。endprint