醫(yī)院人事檔案的精細化管理分析

侯杰

（河北省石家莊市第四醫(yī)院，河北 石家莊 050011）

0 引言

人事檔案管理工作的運行直接影響到醫(yī)院的人才招聘以及干部隊伍的培養(yǎng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對于人事檔案管理的要求，醫(yī)院目前迫切需要對醫(yī)院的人事檔案管理進行改革，將人事檔案管理向著信息化發(fā)展，以真正實現(xiàn)醫(yī)院對人事檔案的精細化管理[1]。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

檔案的重要性在于其唯一性以及憑證性，其記錄著第一手資料，保存著最原始的信息。目前，醫(yī)院的傳統(tǒng)人事檔案管理已不能滿足醫(yī)院對人事檔案信息的要求，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理主要借助紙張記錄的方式，這樣的方式存在很大弊端，比如借助紙張記錄對個人信息進行管理容易造成檔案丟失，個人信息難以更新，不能全面反映個人的信息，并且在人事檔案共享方面也不能實現(xiàn)[2-3]。

2 信息化管理的必然性

當前，隨著信息化技術的快速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位加快對人事制度的改革，利用信息化技術實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理是必然的。主要體現(xiàn)為以下幾個方面。

（1）醫(yī)院對人事檔案信息管理的要求越來越高，表現(xiàn)在信息資源的使用速度以及效率方面。在當今社會，人事檔案信息資源的利用發(fā)生了極大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理服務對于人事檔案信息資源利用上僅提供通過瀏覽大量的紙質檔文件來獲取信息，這樣的方式，將會導致人事檔案信息資源的利用速度極慢，效率極低，完全不符合現(xiàn)代人事檔案信息資源的利用要求，現(xiàn)代的人事檔案更趨向于利用信息技術，創(chuàng)造人事檔案信息資源利用的多種形式[4]。

（2）傳統(tǒng)人事檔案管理模式不能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院人才流動性大的需求。目前，現(xiàn)代醫(yī)院人才流動大，且很多醫(yī)院實行人才交流計劃，這就對醫(yī)院的人事檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的紙質檔案管理已遠不能滿足需要。以往的人事檔案資源利用少，且要求具有極強的保密性，流動性不大[5]，可用傳統(tǒng)的人事檔案管理進行管理；現(xiàn)代社會是信息化的社會，醫(yī)院與醫(yī)院之間緊密聯(lián)系，人才與人才之間加強交流，很明顯，為了滿足現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理精細化的要求以及引進人才的需要，必須對醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案進行改革，實現(xiàn)人事檔案信息化。

（3）傳統(tǒng)的人事檔案管理存在較多歷史問題，不具備良好的現(xiàn)實表現(xiàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理發(fā)展至今，目前有著非常多的歷史性問題，如傳統(tǒng)的人事檔案管理對于醫(yī)院職工近期的業(yè)績、專業(yè)水平、工作態(tài)度以及思想態(tài)度等無法如實反應，對醫(yī)院職工的發(fā)展不能做一個正確的評價，故而會影響到醫(yī)院對人才的使用，甚至影響到醫(yī)院的管理以及發(fā)展。

3 信息化手段進行醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)勢

加快醫(yī)院人事檔案向著信息化管理發(fā)展，搭建專供醫(yī)院用于人事檔案管理的平臺，健全復雜的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)實用、便捷、有效的人事檔案信息化檢索系統(tǒng)，培訓專業(yè)的人事檔案信息化管理人員，保證醫(yī)院人事檔案管理質量，加快管理人員辦公速度，提高效率，繼而保障醫(yī)院人才的利益，留住人才，推進醫(yī)院向前發(fā)展[6]。醫(yī)院實行人事檔案管理信息化有以下幾點優(yōu)勢。

（1）提高人事檔案管理的工作效率

信息技術的快速發(fā)展，為人事檔案信息化提供了技術保障，提高了人事檔案管理的工作效率。人事檔案管理信息化主要借助計算機實行，計算機擁有強大的運算功能，計算速度極快，計算非常準確，而且計算機內存容量超大，伴隨著自動化的特點，加快了人事檔案管理的工作速度，提高了人事檔案管理的工作效率，且提供存檔人員全面的信息，保證了存檔人員信息的實用性；減輕了人事管理人員工作的壓力，管理人員不再手抄紙質檔案，減少了工作量，同時降低了醫(yī)院的成本，為醫(yī)院的人事檔案管理提供了巨大優(yōu)勢。

（2）提高人事檔案信息的時效性和共享性

醫(yī)院人事檔案信息化管理能夠為醫(yī)院提供所招聘人才的完整資料。醫(yī)院人事檔案信息化管理中的重要內容之一就是將每一個存檔人員的檔案進行儲存，并對每一類專業(yè)型人才都進行了相應統(tǒng)一的編制，然后與其他類的專業(yè)人才進行分類，將存檔的人才個人資料放在人事管理平臺上，供各個醫(yī)院進行下載了解，真正實現(xiàn)了人才資料資源的共享，為每一個醫(yī)院提供所需要的人才，使得人才得以合理分配，推進我國醫(yī)院的良性發(fā)展[7]。

（3）降低人事檔案管理成本

醫(yī)院實行人事檔案信息化管理，就是借助信息技術對人事材料進行管理，人事檔案信息的更新以及流動都在計算機上完成，對于檔案的原件將很少會用到，保證了個人檔案原件的安全性；由于人事檔案管理都在計算機上進行管理，管理人員由多變少，由非專業(yè)變得專業(yè)，并且這些專業(yè)的管理人員還可以身兼多職，利用信息計算就可以完成人事檔案的錄入以及升級等工作，不用另外成立一些機構來完成上述工作，不僅降低了人事檔案的管理成本，還大大提高了管理的效率。

4 對策

（1）提高對人事檔案信息化管理的重視，創(chuàng)造人事檔案信息化管理的條件

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理必然會消失，隨之興起的必然是信息化的人事檔案管理模式，這既符合當今信息化時代的要求，更是醫(yī)院人事檔案管理改革的要求。個人人事檔案都是記錄著個人的基本信息，個人的基本信息對外而言都應該是保密的，故，每一位人事檔案管理人員都要求有強烈的責任心、專業(yè)的業(yè)務技術、良好的政治素養(yǎng)，對每一位存檔人員的個人檔案進行保密[8]。

（2）搭建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)相應檢索系統(tǒng)

醫(yī)院要想很好地推進人事檔案信息化管理的進程，就必須搭建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)相應的檢索系統(tǒng)。人事檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫以電子計算機技術為搭建手段，所搭建出的數(shù)據(jù)庫儲存容量超大，且數(shù)據(jù)庫中將每一類專業(yè)人才資料進行了分類，而且每一位存檔者的信息資料相當?shù)耐暾瑫r還具備更新功能，能有效真實地反映出每一位職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等個人信息，為醫(yī)院招聘人才提供了比較全面的資料，也為醫(yī)院對職工進行考核評比提供了有效的根據(jù)。采用信息技術而搭建的人事檔案數(shù)據(jù)庫非常安全，個人信息資料可在計算機上進行備份，同時計算機設置了防火墻，防止個人信息泄露的同時，也能有效防止個人信息丟失[9]。

（3）建立全方位、深層次的信息化醫(yī)院管理模式

醫(yī)院人事檔案信息的有效真實性，在于存檔人員所提供的個人信息的真實有效性，并且為了加快人事檔案信息化管理的建設，要求存檔人員提供真實有效的個人信息，并且以電子檔的形式上交所有材料，醫(yī)院人事檔案管理人員也應以客觀、正確的態(tài)度去評價存檔人員的檔案信息[10]。建立全方位、深層次的信息化醫(yī)院管理模式，使得各個管理部門能夠友好地協(xié)調配合，加強管理人員的工作實行力度。設立監(jiān)督部門，對管理人員進行監(jiān)督，保證個人資料的安全性，同時，要求每個管理人員之間互相進行監(jiān)督，既能提高管理人員的工作效率，還能加強人與人之間的交流，為更好的服務提供建議。

5 總結

綜上所述，目前，醫(yī)院對人事檔案管理提出了更高的要求，為了使其滿足當代醫(yī)院人事檔案管理的要求，必須對傳統(tǒng)的人事檔案管理進行改革。而發(fā)展較成熟的信息化技術在人事檔案管理中的應用能夠很好地解決傳統(tǒng)人事檔案管理存在的歷史問題，使得人事檔案管理更具完整性、實用性、有效性以及真實性，所以，醫(yī)院人事檔案的精細化管理必然是向著信息化管理方向發(fā)展的。

[1] 景榮.應用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制的研究[J].中國保健營養(yǎng),2016,26(10)：82.

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[3] 張衛(wèi),李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫(yī)學,2015,35(S2)：401-402.

[4] 黃新金.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制[J].科技資訊,2017,15(7)：125-126.

[5] 徐釗學.信息化技術下醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制途徑探索 [J].祖國 ,2017,9(18)：97.

[6] 稅瑜玲.淺議新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].建筑工程技術與設計,2015,34(26)：82.

[7] 楊逸清.醫(yī)院實施精細化管理面臨的問題及其對策[J].中國管理信息化 ,2016,19(2)：85.

[8] 朱海峰.精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用分析[J].中文信息 ,2017,7(4)：17.

[9] 耿玲.醫(yī)院檔案精細化管理中“加減乘除法”的應用分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,78(15)：147-148.

[10] 張顏.“加減乘除法”應用于醫(yī)院檔案精細化管理的分析[J].辦公室業(yè)務 ,2018,78(2)：81.