檔案管理的信息操作平臺設(shè)計(jì)思考

摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)水平的不斷提高，信息化操作這一概念已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，檔案信息管理的信息化操作平臺的應(yīng)用也充分順應(yīng)這一趨勢。但是檔案管理的信息儲備量大，信息的更新速度快，涉及到的檔案材料數(shù)量較多，信息操作平臺的使用對檔案管理人員的專業(yè)能力要求較高，因而必須要形成操作性強(qiáng)、安全性能高、效率較高的操作平臺。本文針對目前檔案管理信息操作平臺設(shè)計(jì)原則進(jìn)行分析，對檔案管理信息操作平臺的設(shè)計(jì)提出有效的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息操作平臺；設(shè)計(jì)

1 檔案管理信息化操作平臺設(shè)計(jì)的原則

（一）個(gè)性化與整體化相結(jié)合

檔案管理所涉及到的材料信息內(nèi)容量大，而且很多材料內(nèi)容都是較為珍貴，保存起來較為困難，都是對于檔案所在單位工作內(nèi)容的重點(diǎn)記錄。所以檔案管理工作對于每個(gè)單位來說都是有需要重點(diǎn)分類保存的內(nèi)容，具有個(gè)性化的特征。所以在信息化操作平臺的設(shè)計(jì)上，要以各自單位的檔案信息的存儲調(diào)取使用的特征為主，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，便于信息的存儲和提取。但是各個(gè)單位之間的工作內(nèi)容也有相關(guān)性，而且工作開展中可能會涉及到信息共享，調(diào)取使用也必須要保證平臺之間可以相互鏈接，方便公眾查詢的操作。由此可見，檔案管理信息化操作平臺的設(shè)計(jì)要明確設(shè)計(jì)目標(biāo)，符合各單位發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行具體的檔案信息的分類設(shè)計(jì)，同時(shí)也要注重各個(gè)單位部門之間的信息共享和配合，經(jīng)過不斷調(diào)試和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)平臺設(shè)計(jì)的最優(yōu)化。

（二）精細(xì)化與安全相結(jié)合

信息技術(shù)的發(fā)展讓信息需求主體之間的交流更加便捷，信息傳遞的效率也越來越高，而且通過信息平臺間的檔案信息調(diào)閱能夠避免出現(xiàn)信息檔案丟失和損壞等情況。但是檔案信息內(nèi)容有分等級的，很多重點(diǎn)保存的信息，涉及到各個(gè)單位檔案安全問題的內(nèi)容需要加密處理。所以在檔案管理的信息操作平臺的設(shè)計(jì)的過程中必須要充分考慮到檔案信息的精細(xì)化分類，要能夠按照保密程度、大眾的需求程度、信息交流部門的共享程度進(jìn)行有針對性的設(shè)計(jì)，不同的登陸主體其平臺使用權(quán)限是不同的。另外平臺的設(shè)計(jì)要形成分類模塊的不斷更新，便于檔案信息的查閱者能夠及時(shí)的獲取有效的信息支持。對于那些原始數(shù)據(jù)內(nèi)容要形成安全分類編號，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性。對于加密文件應(yīng)該保證對使用權(quán)限的審查，從而能形成具有精細(xì)化分類和安全性操作的平臺設(shè)計(jì)。

（三）數(shù)字化與信息化相結(jié)合

檔案管理要注重對原文件的重點(diǎn)保護(hù)，在檔案資料信息的管理過程中大部分材料信息都是紙質(zhì)版的，信息化操作平臺要實(shí)現(xiàn)將這些紙質(zhì)原文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，注重書面資料的整理和保存。在信息操作平臺上的信息查閱工作開展之前要將檔案資料進(jìn)行細(xì)化整理和分類歸檔，對于公眾可查閱的資料進(jìn)行共享，通過信息化平臺設(shè)計(jì)提供用戶查詢調(diào)取的服務(wù)。但是如果是較為珍貴的影像、膠片資料等內(nèi)容就需要先進(jìn)行平臺審核，必須要使用原件需要出具使用資格進(jìn)行申請，并且在檔案調(diào)取之后要保證對使用動(dòng)向進(jìn)行跟蹤，在信息平臺上進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，對資料的臨時(shí)保管的責(zé)任人進(jìn)行監(jiān)督。提升檔案信息使用的審核力度，加強(qiáng)對于檔案信息的保管強(qiáng)度。

2 檔案管理信息化操作平臺設(shè)計(jì)的策略

（一）完善檔案管理信息化平臺模塊設(shè)計(jì)

檔案管理信息化平臺設(shè)計(jì)首先必須要保障平臺模塊的設(shè)計(jì)完善及部門之間的信息對接。依據(jù)目前檔案管理的具體工作內(nèi)容，模塊的設(shè)計(jì)可以包括以下幾個(gè)方面：檔案管理服務(wù)單位介紹、檔案管理部門介紹、檔案管理知識介紹、檔案查詢流程介紹、數(shù)字化檔案信息分類、在線問答等。其中數(shù)字化檔案信息分類是功能模塊中使用頻率最高的模塊，其中可以按照單位的檔案劃分重點(diǎn)對檔案進(jìn)行分類，如文書檔案、科研檔案、合同檔案、聲音影像檢索檔案等。檢索方式的設(shè)計(jì)可以是按照編號查詢、主題查詢、機(jī)構(gòu)查詢、分類號查詢、日期查詢、檔案類型查詢等。檔案信息平臺的登錄身份也要進(jìn)行細(xì)分，具體可分為單位與個(gè)人賬戶。其中，可以完善服務(wù)功能，例如信息推送、訂閱等，讓用戶能夠可以有更多的服務(wù)選擇。

做好檔案數(shù)據(jù)的對接工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為此就要求各個(gè)檔案管理部門之間做好實(shí)現(xiàn)的協(xié)調(diào)和配合，對于既有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，確保已經(jīng)歸檔，且具備使用權(quán)限的部門之間可以調(diào)取檔案信息。并且最好操作流程記錄跟蹤，確保責(zé)任監(jiān)管職責(zé)與檔案使用權(quán)限之間的明確。

（二）加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化錄入

對于圖像、影響和紙質(zhì)的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的匯總，全面推動(dòng)數(shù)字化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立。可以借助于掃描設(shè)備，對于檔案信息進(jìn)行采集，和數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，通過平臺的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化，進(jìn)行信息的錄入、處理和編號、審核等。對于有損壞的檔案信息內(nèi)容可以進(jìn)行修復(fù)、糾正、去污和格式轉(zhuǎn)換等，保證檔案信息的完整性和全面性。檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化是對原檔案的保存，也能夠提升檔案信息的檢索效率和利用質(zhì)量。

（三）提升檔案管理信息平臺的安全保障功能

檔案管理要注重平臺的安全性，尤其要重視對于加密信息的保護(hù)，以及對于原文件的真實(shí)性和完全性的保護(hù)。國家目前已經(jīng)建立了檔案管理的法律法規(guī)，而信息化技術(shù)操作更是要注重使用規(guī)則。對于平臺的后臺風(fēng)險(xiǎn)防范設(shè)計(jì)要不斷的完善，注重對于日常安全系統(tǒng)安全檢索和維護(hù)，注重對平臺使用者身份的認(rèn)證，以及防火墻和數(shù)據(jù)備份制度的完善。通過檔案管理的方式確保信息數(shù)據(jù)科學(xué)保護(hù)，將安全隱患消除。

（四）定期做好檔案管理系統(tǒng)平臺更新維護(hù)

檔案管理信息化系統(tǒng)平臺是的技術(shù)操作和功能模塊是處于不斷變化發(fā)展的過程，對于信息技術(shù)平臺的設(shè)備軟件要定期的更新，不斷完善和規(guī)范操作平臺的規(guī)范流程。按照文件的分類歸檔特征將登錄用戶分成具體的級別，對于人員的變更也要及時(shí)進(jìn)行更新。對于不斷更新的檔案信息，要確保平臺更新及時(shí)。對于出現(xiàn)的系統(tǒng)故障問題要能夠做好及時(shí)的維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的正常使用，強(qiáng)化信息系統(tǒng)的安全、正常使用，以便檔案管理信息化平臺的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。

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作者簡介

劉寧，天津宏港物流技術(shù)服務(wù)有限公司。endprint