提高檔案管理科學化水平的路徑思考

羅曉欣

摘 要：檔案信息對各單位來說是非常寶貴的財富，社會的進步對檔案管理工作提出更高的要求，需要進一步提高檔案管理的科學化水平，才能將檔案信息的價值開發出來，為單位創造更多的財富。所以，在檔案管理工作中，要通過不同的方法，促使其管理效率的提高。本文對提高檔案管理科學化水平的意義進行分析，并就提高檔案管理科學化水平的路徑進行探討。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑

檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，但傳統的管理方法由于受到各類因素的影響，已經無法滿足現代社會的發展需要。在科學技術不斷發展的條件下，單位需要轉變檔案管理理念及方法，積極的運用現代化的技術手段，提高檔案管理的科學化水平。

1 提高檔案管理科學化水平的意義

（一）符合檔案管理發展趨勢

社會形式的變化使得檔案管理的類型不斷增加，原本單一的檔案管理方式逐步朝著多元化的方向發展，而檔案管理的難度也隨之而增加。面對日益復雜的檔案管理工作，管理人員的工作壓力和工作量都會增加。如果繼續采用人工方式對檔案進行管理，就無法對一些比較復雜的檔案資料作出合理的分類，且有些檔案本身比較模糊，要對其進行明確的劃分也比較困難。傳統管理方式中雖然對計算機有所利用，但僅僅是對檔案資料進行入庫登記和出庫登記，這樣的管理方式在新時代顯得十分落后。比如，在計算機中建立檔案管理的Excel表格，當有新的檔案進入管理室時，管理人員會將檔案名稱輸入到表格的入庫欄；當有檔案被借出、調用時，則將其名稱輸入到出庫欄。這樣只能查詢到檔案的簡單信息，無法對檔案資料實施全面的管理。所以，必須要采取科學合理的方式，提高檔案管理的科學化水平，以更好的與檔案管理發展趨勢相匹配。

（二）滿足信息化發展要求

各行各業對信息技術的應用已經十分普遍，在檔案管理工作中，也需要朝著信息化的方向發展，才能使檔案管理的科學化水平得到提升。信息化技術的發展，使人們的生活、學習、工作方式都發生很明顯的變化。在這樣的環境下，檔案管理必須滿足現代人們獲取信息的習慣，才能走得更加長遠。比如，利用信息技術，對檔案管理的模式進行創新、改變傳統的檔案載體、對檔案的收集和分析等工作進行改革，對檔案管理工作進行優化。在檔案管理工作中引入信息化技術，可將單位內部的各檔案信息記錄在網絡平臺中。根據網絡平臺事先設置的條件，對檔案進行自動排序，實現檔案資料的智能搜索，使檔案管理工作的載體從紙質化轉變為數字化。這樣既能創造更多的經濟效益，還能提高檔案管理的環保性。通過一系列的改革和創新，才能逐漸的提高我國檔案管理工作的科學化水平。

（三）促使檔案管理穩定發展

社會的發展推動著檔案管理工作的發展，盡管目前的檔案管理工作已經發生很大的改變，但在實際工作的開展中，仍然還有許多問題存在，導致檔案管理工作的發展受到阻礙。比如，在對檔案進行計劃管理、經營和銷售時，由于檔案種類的增加，這些工作的難度也會增加。于是，檔案的分類、管理、傳輸等工作同樣會受到影響。要改善這樣的情況，就需要對檔案進行科學化管理，提高其科學化水平，以加快檔案管理事業的現代化建設速度，并促進其更好更快的發展。

2 提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）建立系統化的檔案管理機制

在對檔案實施管理的過程中，需要以科學、系統的管理機制做指導，這就要求相關單位要逐步的完善檔案管理的運行機制，并加強對相關規章制度的建設，將檔案管理工作落實到每一個細節問題上，以提高檔案管理的科學化水平。并且，通過系統性的管理機制，還能將管理人員的工作積極性充分的調動起來，及時的發現并解決檔案管理工作中存在的問題，從而提高其管理效率。同時，完善檔案管理監督機制，對影響檔案管理工作的各因素進行全面的分析，并針對性的對這些因素進行防控，保證檔案管理工作的順利開展。比如，針對檔案管理工作的特點和具體內容，建立完整的獎懲制度。如果管理人員在工作中能夠保證檔案信息的完整性，且能夠對檔案進行有序的管理，要適當的給予其一定的獎勵。如果管理人員在工作期間出現檔案信息被破壞、檔案遺失等情況，應對其施以相應的懲罰，并對其進行培訓，培訓合格后才能繼續上崗工作。通過獎懲制度的實施，能將檔案管理人員的工作熱情調動起來，促使檔案管理工作的規范化，從而提高檔案管理的科學化水平。

（二）建立信息化管理平臺

在新形式下，檔案管理工作應跟上信息技術的發展步伐，促使檔案管理工作朝著信息化的方向發展。在以往的檔案管理工作中，檔案信息的載體是紙張，其在保存中很容易因為受潮、火災、管理不善等，造成檔案信息的破壞、遺失，使檔案資料信息質量得不到保障。建立信息化管理平臺，將紙質檔案信息轉化為數字化信息，能提高檔案管理的安全性，還能提高檔案信息管理的有效性。比如，用云計算技術、信息化技術等，建立檔案管理信息數據庫，并針對計算機用戶，創建相應的登錄平臺。當用戶在登錄平臺上注冊并登錄后，就能夠訪問數據庫，查詢自己需要的檔案信息。而檔案管理人員則可將新進檔案錄入到數據庫中，并隨時更新已有檔案中的信息，以確保檔案信息的完整性。當用戶需要借閱檔案時，也可通過系統提出申請，管理人員在系統中對用戶的申請進行審批，為用戶提供相應檔案的訪問權限。通過信息化管理平臺對檔案進行管理，不僅能減少管理人員的工作量，還能通過備份的方式，確保檔案信息的完整性和安全性。

（三）提高管理人員業務能力

在信息時代對檔案進行管理，不僅要依靠先進的硬件設施和軟件設施，還要注重提升管理人員的業務能力，使其能夠更好的對檔案進行管理。定期對檔案管理人員進行培訓，使其掌握能夠靈活的運用現代化的設備和技術管理檔案，還要掌握一定的信息技術，促使檔案管理工作效率的提升。在培訓過程中，還要為管理人員灌輸最新的檔案管理理念和方法，使其能夠改變以往的管理方式，提高檔案管理的現代化水平。比如，在對工程類檔案進行管理時，管理人員要具備一定的工程基礎知識，還要能夠利用計算機將這類檔案檢索出來。當有用戶需要查閱工程類檔案時，管理人員才能在最短的時間內滿足用戶的要求。此外，檔案管理人員要了解檔案管理工作可能存在的突發事件，并掌握處理突發事件的方法，保證檔案管理工作能順利的開展。

（四）提高檔案信息利用效率

檔案中的信息異常豐富，對檔案進行管理的目的就是要將檔案中的信息利用起來，為單位創造更多的價值。檔案記載著單位的發展歷史，以及其在發展過程中所發生的一些重大事件，還可能涉及到企業發展制度及規模等的變化。如果不對這些資料加以利用，就會造成資源的浪費，檔案管理工作也會失去其應有的價值和意義。所以，在對檔案實施管理的過程中，要將檔案信息的價值開發出來，提高檔案信息的利用效率。比如，在制定單位下一年度的發展戰略和方案時，將以往幾年的財務報表、發展策略、市場分析等資料調用出來進行全面的分析，根據單位近幾年的實際發展情況，對下一年度的發展制定科學合理的方案，為單位創造更多的經濟效益，促進單位更好的發展。

3 結束語

綜上所述，在檔案管理工作中，提高其科學化水平，能符合檔案管理發展趨勢、滿足信息化發展要求，并促使檔案管理穩定發展。所以，需要建立系統化的檔案管理機制和信息化管理平臺，提高管理人員業務能力和檔案信息利用效率，以提高檔案管理的科學化水平，推動檔案管理事業的發展。

參考文獻

[1]周雪眉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2016（07）：43-44.endprint