事業單位檔案管理數字化建設對策研究

楊柳+姜新+韓雙菊

摘 要：我國的檔案管理工作一直是一個比較重要的方面，事業單位檔案規模建設逐漸已經無法滿足日益增長的需求量。同時，在傳統的事業單位管理之中存在著各個方面的問題，經常會出現管理混亂、穩定性不強、安全性不高以及無法及時共享的問題。現在，隨著我國的互聯網技術的普及以及廣泛運用，我們應該更加積極地結合互聯網技術來對事業單位的檔案管理建設進行一系列的改革。事業單位檔案規模的需求量是越來越大，對檔案的整合也有更高的要求，所以說提出對事業單位檔案管理進行數字化建設是一個十分有意義的建議。為了提高我國事業單位檔案管理的安全性、穩定性、有序性以及共享性，我們必須要積極地探索有效的方法來進行事業單位檔案管理數字化建設。本文針對事業單位檔案管理存在的主要問題，提出數字化環境下檔案管理建設的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化建設

我國的互聯網技術飛速地發展著，事業單位的檔案信息管理也將會借助互聯網技術實現更加現代化的建設。實行事業單位檔案管理的數字化建設是新時代事業單位檔案信息管理的必然發展趨勢。同時，該項建設也會更有利于我國事業單位檔案管理體系的不斷完善，更加有利于我國的事業單位檔案管理工作的順利開展。目前，我國的事業單位檔案管理體系還存在著各種各樣的不足，再加上對檔案信息進行數字化管理的開展剛剛起步，在很多方面我們還是處于一個比較陌生的階段，所以說，需要加強對這項工作開展的探究力度。

1 傳統事業單位檔案管理的現狀

1.1在我國的事業單位發展過程中，檔案管理發揮著重要的作用，所以說，我國許多單位在檔案管理方面投入了大量的人力，物力和財力。我國的事業單位是從事教育、科技、文化、衛生等方面的社會服務活動，是屬于國家機構，并且不以盈利為目的，主要是為了增進社會福利與社會各方面的需要。我國的事業單位可以說是一個純粹的行政機關，當然也有公共服務的職能。事業單位就是基于這種特性才能凸顯出檔案信息管理對于事業單位發展的重要性。隨之而事業單位的不斷發展進步，我國事業單位中的檔案信息數量大大增加，并且種類也不斷的增多。但是我國在傳統的檔案信息管理方面存在著各種各樣的不足，無法適應事業單位的繼續發展。

1.2這些傳統事業單位檔案信息管理中存在的不足，主要體現在以下三個方面：1事業單位的檔案信息化建設設備落后。現在是一個互聯網飛速發展的時代，我國的許多事業單位都將檔案信息管理與互聯網技術結合起來，但是在信息化建設過程中我們首先面對的一個非常大的問題就是事業單位信息化建設的設備非常落后。在傳統的事業單位答案信息管理體系中并沒有信息化建設這一項。傳統的事業單位檔案信息管理都對信息通過紙質版記錄的方式來整理和分類的。但是隨著我國社會的不斷發展進步，事業單位所需要收集整理的檔案信息不斷的擴大同時種類不斷的增多，這時就需要我們對事業單位的檔案進行信息化的管理。我國的事業單位眾多，并且他們的經濟比較局限。從這個方面我們可以發現在我國有很多的事業單位因為沒有足夠的資金而不能夠進行完整的信息化設備置辦。這種情況大大的阻礙了我國事業單位檔案管理信息化建設的進度。還有一種情況，就是部分事業單位有一些基礎的信息化建設設備，但是由于資金不足，他們沒有辦法及時的更換這些信息設備，從而也嚴重的阻礙了我國事業單位信息化建設的前進腳步。我國事業單位的檔案管理信息化建設仍處于一個初級階段，如果想要讓我國事業單位答案管理信息化建設能夠快速發展就需要讓我國的事業單位擁有更加先進的信息化建設設備。信息設備是事業單位答案管理信息化建設的重要基礎，同時也是給我國事業單位檔案信息管理工作帶來更多便利。2我國事業單位檔案管理人員綜合素養有待提高。我們都知道，檔案信息管理對事業單位的發展有著及其重要的作用。我們想要更好的推動我國事業單位的發展，就必須要做好檔案信息管理這些方面的工作。這些工作完成的好壞程度受管理者們的直接影響。所以說我國事業單位檔案管理人員的綜合素養對單位檔案信息管理的有著至關重要的影響。在傳統事業單位檔案信息管理體系中，很多事業單位的領導人員對這一方面的管理并沒有太大的重視。一方面可能是他們沒有認識到檔案信息管理工作在事業單位發展中的重要性，另一方面也可能是由于他們自身素養不高，目光短淺。但是不管是什么原因，我們都需要提高事業單位管理人員對檔案信息管理工作的重視程度。在以往，事業單位的部分管理人員對檔案信息管理工作有不重視的情況以及在工作的時候慵懶散漫，從而導致很多答案信息無序甚至是不完整。這些現象都嚴重地阻礙了事業單位的進一步發展進步。以上的種種情況都會嚴重地阻礙我國事業單位檔案信息化的建設，同時也不利于我國事業單位的發展和進步。所以說我們要加大力度鼓勵事業單位的領導人員將信息化建設納入事業單位的未來發展規劃之中。3傳統事業單位檔案信息管理的法律法規不夠完善。事業單位是由國家機關或者利用國有資產舉辦的組織，所以說各類事業單位的活動所需的各種經費都是來自于政府。在這種情況下，我們就更需要有一個足夠完善的法律法規來幫助事業單位更好的發展。在傳統的檔案管理建設中許多事業單位都沒有認識到法律法規對單位自身發展的重要性。因此它們忽略了制定合理法律法規來進行單位檔案信息管理這一方面。在這種情況的影響下，事業單位檔案信息管理工作效率大大降低。單位的管理人員沒有一個可以依照的法律法規進行工作和管理，就無法提高自身的管理效率。這是傳統事業單位進行檔案信息管理過程中普遍性的問題。

對于在傳統事業單位檔案信息管理過程中所存在的問題，我們需要及時的解決，這樣才有助于接下來我們所進行的事業單位檔案管理信息化建設。為了更好的推動我國事業單位檔案管理信息化建設，我們要從細節抓起，將從前的不足改進，同時我們可以大大的減少事業單位在進行管理信息化建設過程中人力和物力的浪費。

2 事業單位檔案管理數字化建設的現狀和優勢。

2.1 初步了解檔案管理數字化建設

我們現在的社會信息化發展日新月異，為了實現對事業單位中答案信息的高效整合，我們需要對事業單位檔案信息管理進行數字化建設。首先我們需要做的就是充分的了解什么是檔案管理數字化建設。檔案管理數字化建設首先就需要我們利用信息化技術在不改變原始檔案信息的基礎上，對事業單位中的檔案信息進行一些數字化的轉換，其中也包括對答案信息的儲存形式進行數字化轉換。將檔案信息和檔案信息儲存形式進行數字化轉換之后，為了讓我們的檔案管理人員更加方便地通過檔案管理系統對答案信息進行各種處理，我們還需要對已經數字化轉換后的檔案信息進行掃描，修正，分類以及整合。這個過程的目的是為了讓數字化處理之后的檔案信息更加系統化。我們在前面提到過，事業單位檔案信息的管理存在各個方面的問題，導致我們的答案信息，安全性不強，并且信息的有序性較低，這些情況都使得對檔案信息的管理更加不方便。在傳統的事業單位檔案信息管理體系中，由于以上各種原因，常常會出現檔案丟失和信息泄密的現象。再加上我們傳統的管理過程中很多的檔案都是采取紙質載體，隨著時間的流逝，這些紙質檔案就會出現破損的現象，也就是說，采用紙質載體的檔案使用壽命較短。同時大量的紙質信息也會造成管理流程的復雜，這些信息資料分散和凌亂的特征大大增加了管理工作人員的任務量。所以說我們利用信息化技術對事業單位的檔案信息進行數字化處理，就能夠高效地整合檔案信息，提高檔案信息的管理工作效率。endprint

2.2 對檔案信息進行數字化處理有以下的優勢

1改變檔案信息的載體。我們對事業單位中檔案信息進行數字化處理，就改變了以往采用紙質載體的現象。這樣一來就會大大的增加事業單位中檔案的使用壽命，消除了我們在檔案管理過程中檔案信息磨損的安全隱患。同時對事業單位中檔案信息的數字化處理，也能夠提高信息的利用率。2檔案信息材料更加方便管理。事業單位中的檔案信息種類繁多數目龐大，并且每一個單位之間的信息又是相互獨立的，在傳統的管理過程中確實有很大的困難。但是我們將事業單位答案信息進行數字化處理之后就會大大的降低了檔案信息儲存的重復率。同時進行數字化處理之后的檔案信息儲存相比以前就不會那么的分散和凌亂，更加有利于答案信息的管理，減少了管理信息的勞動力和勞動時間。3有助于業務流程的簡單化。事業單位中的檔案信息在收集之后要進行校對、分類、排序和編寫檔案目錄等一系列的工作。在以往的這些管理流程過程中這些工作是比較復雜的，更重要的是在這個操作流程的過程中需要耗費大量的人力和時間。這些工作都是手工操作可以說是非常容易出錯，舉個例子如果在檔案排序的過程中有一份檔案位置排錯，工作人員將需要對該項業務流程進行重新操作。由此可見這種業務流程是非常的復雜。所以我們對事業單位的答案信息進行數字化處理，就會大量的節省人力和時間。同時利用信息化技術將大大的提高這些業務流程的準確性。4有利于檔案信息的及時共享。事業單位儲存這些答案信息是為了在有需要的時候及時的進行信息收發。在傳統的答案信息管理過程中，我們的答案信息使用率較低，并且常常出現收發不及時的現象。這樣就會導致寫單位的檔案信息無法合理，高效準確的進行利用，最終會導致降低事業單位處理事情的效率。但是我們對答案信息進行數字化處理之后就能夠利用信息化技術達到檔案信息及時共享的效果。這樣一來就會大大提高事業單位的工作效率，提高答檔案信息的使用率。

3 事業單位進行檔案信息管理數字化建設的思路

為了推動我國事業單位能夠盡快的完成答案信息管理數字化建設，我們需要注意很多方面的問題。

3.1 提高事業單位中管理人員的綜合素質

事業單位中管理人員的綜合素質在很大程度上決定著事業單位檔案管理工作的開展進度。我們要利用信息化設備對事業單位的檔案管理進行數字化處理，所以說一定要加強檔案管理工作人員的業務技能。除此之外，我們還需要提高事業單位中的領導人員對檔案信息管理的重視程度以及增強對事業單位檔案信息管理信息化建設的意識。有些事業單位的領導人員可能由于短時間內無法接受新鮮事物，可能沒有辦法很快地投入檔案管理的信息化建設中去。出現這些情況時，我們要積極鼓勵部分事業單位的領導人員及時的了解和學習單位事業檔案管理信息化建設相關方面的內容。還有一種情況，就是一部分事業單位的領導人員認為對事業單位進行信息化建設需要投入大量的財力和物力，不愿意去完成檔案管理的信息化建設，或者說是他們在進行檔案信息化建設的過程中沒有投入一定的精力。當然也有部分事業單位的領導人由于資金有限而無法順利進行檔案信息化建設。這就需要國家的相關部門及時地幫助他們解決資金和技術方面的問題。

3.2 進一步完善事業單位中檔案信息數字化建設的設備

由于事業單位的信息化建設正處于一個起步階段，我們實際進行信息化建設的過程中對各方面都比較不熟悉，從而導致事業單位信息化建設的設備沒有辦法快速地供應。在事業單位檔案信息化建設的過程中，我們擁有一套完整先進的信息化建設設備是非常重要的。有一套先進的信息化建設設備是我們在信息化建設過程中的硬件條件。有先進和完好的數字化處理設備，能有效地促進我國事業單位進行檔案管理數字化建設進程。所以我國要投入大量的資金，幫助事業單位完善一些基礎的數字化處理建設設備。

3.3 事業單位要打造一個合理的檔案管理平臺

檔案信息數字化處理建設也需要一個良好的管理平臺作為基礎。所以我國的事業單位要很好的利用網絡技術信息數字處理化技術來為信息管理數字化建設提供更加寬廣的平臺。任何一個單位或者集體的發展都需要有一個規范的法律法規作為保證。可見一個合理并且規范的法律法規對事業單位的發展有著極其關鍵的作用。檔案信息管理工作是事業單位眾多工作中一個非常關鍵的部分，所以說我們需要制定一些合理的法律法規來規范管理人員們的工作，達到對檔案信息有序管理的目的，從而能夠進一步推動事業單位的發展。

4 結束語

利用信息化技術能夠幫助我國事業單位在檔案管理工作方面取得更高的成就。對事業單位中，檔案信息數字化處理不僅能夠很好的確保答案信息的安全性，還能夠大大地減少管理工作任務，提高事業單位的工作效率。在檔案信息數字化建設的過程中，我們要及時的發現并且解決各種問題，這樣才能夠保證，我國事業單位，檔案管理數字化建設更好更快的發展。

參考文獻

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作者簡介

楊柳（1987-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理與服務。

姜新（1971-），男，館員，研究方向：圖書館管理，計算機。

韓雙菊（1982-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理。endprint