淺談如何提升醫院財務檔案的管理質量

摘 要：長期以來，財務檔案管理都致力于財務管理秩序的建立，并為未來經濟發展提供重要的事實基礎和記錄。在公立醫院這樣的機構中，他們對財務檔案加強管理，促進其在工作中的規范性和有效性，提升其對醫院綜合事務管理的價值，應是各部門重點關注的。在公立醫院的財務檔案管理中，通過科學的檔案管理，能夠使醫院財務檔案管理工作更加規范有效，從而促進醫院相關工作內容的快速解決。

關鍵詞：財務；檔案管理；醫院；信息化

從財務管理角度來看，在醫院進行系統的財務管理，其根本出發點就是為了能夠統一調動醫院的各項資源，并通過資源配置將為各項活動提供巨大的支持和保障。因此，財務部門必須要配備財務檔案管理系統，記錄各部門、各科室的經濟運行情況，以保證財務部門在做出財務決策時能夠有足夠的信息依據。而就目前情況而言，大部分醫院并沒有完全發揮出財務檔案管理工作應有的價值，對于財務工作的開展和醫院的后續發展沒有提供足夠的管理支持。

1 醫院財務檔案管理現狀

1.1 財務檔案管理意識淡薄

財務人員的意識淡薄在財務檔案管理工作中表現得尤為突出，主要表現在他們對與歷年醫院基礎財務數據記錄、經費使用記錄管理、設備使用情況記錄及耗損情況記錄管理工作不到位，造成了醫院資金財務信息不明確，加大了醫院管理和規劃的難度，當醫院后續有發展、變更時，財務部門不能及時提供準確的財務信息，必然會影響醫院的發展進程。

1.2 財務檔案使用率較低

單位各級部門人員的忽視，財務的檔案價值沒有得到發揮。在實際的工作中，財務檔案的使用率一直都處在較低水平，其原因主要在以下幾方面。對于院中的財務科來說，這是一項傳統的工作。但隨著時間的發展，更先進的檔案管理規范和信息系統在工作中并沒有得到實施，造成檔案管理和使用等工作方式落后，滿足不了醫院的使用需求。當其他科室進行借調后，常常會出現無法按時歸還或遺失而不及時反饋給財務科的情況，讓財務科無法對檔案進行系統登記和統一管理。所以，就此項而言，財務科有必要更新工作方式，提升財務檔案的使用效率。

1.3 檔案管理人員專業素養有待提升

除去其管理方式存在問題，相關管理人員的專業素養有待提升也是亟待解決的問題。大部分人員缺乏檔案管理等專業基礎，在工作中缺乏基于先進檔案管理理論基礎上的創新，也不具備信息化與檔案管理有機融合的經驗，所有工作只能沿襲傳統、落后的管理模式。此外，工作人員隊伍長期存在消極、懈怠的工作情緒，一味應付工作，讓工作成效大打折扣，對整個科室的工作產生了不良影響。

1.4 信息化管理水平較低

為滿足現代化發展需求，各科室都已經進行了全方位的革新，力求加快院中各項事務與信息化接軌的進程。而就財務科對其內部進行的檔案管理來說，其信息化的實現程度還是遠遠不夠的。財務檔案的信息化進程受阻主要是兩方面的原因，一方面，受制于傳統的檔案管理模式，先進的管理設備和落后的模式、規范不能相融，反而處處掣肘。受這種工作方式影響，工作人員反而更能適應傳統的檔案管理模式，而拒絕使用更先進的技術。而另一方面，在實現檔案數字化之前，許多醫院的檔案和記錄都是紙質版或實物的。要進行檔案信息的統一管理，就必須要將之前的記錄變成數字版本，而在進行轉變的過程中，由于之前許多記錄經過修改或遺失，很難將完整、準確的數據信息收集起來，這也無疑加重了其工作的負擔。

2 提升醫院財務檔案管理質量的途徑

2.1 增強財務檔案管理意識

檔案管理意識的培養需要進行長期的工作和學習。對于財務科基礎工作來說，還必須要從根本上重視檔案管理。在建檔時，必須對建檔時間、建檔內容和借閱情況等內容進行規范建檔、登記，以保證后期在調取檔案記錄時能夠快速、便捷地取得財務檔案記錄。通過有效的檔案管理規范可以從制度上幫助這些工作的人員樹立正確的管理意識，進而提升檔案管理質量。通過財務檔案管理意識的提升，順利制定、修訂了本單位檔案工作規范性文件、業務標準或檔案工作制度。同時，較好地完成文書及其他門類檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統計等業務工作。近幾年無檔案安全責任事故。較好地完成了單位各門類檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統計等業務指導工作。此外，還積極開展檔案宣傳工作，組織開展檔案宣傳活動，進一步強化了檔案管理意識。

2.2 提升財務檔案的使用率

要提高財務檔案的使用效率，就必須要從根本上解決財務檔案管理模式落后的問題。首先，財務科需要改變財務檔案的管理模式，從財務信息收集、整理、建檔、調取、歸檔等程序進行細致分化，并將每一環節的責任落實到員工個人，做到管理有序、落實有責、責任到人，從而減少檔案遺失、數據錯誤等情況。其次，在檔案借調的過程中，必須要對每一份財務檔案負責，在借調前和歸還后必須做到專人登記，專人對接，并記錄好檔案的借調時間和歸還時間。同時，建議在財務檔案室設立監控錄像，記錄檔案借調的全過程，讓檔案工作處于監控之下，拒絕檔案丟失時互相推諉的情況出現。

2.3 強化財務檔案管理人員素質

要想提高工作的質量，就需要加強對專業人員的培養。首先，要通過建立檔案管理績效考核機制的方法提高檔案管理人員對工作的關注度，將建檔數量、檔案遺失數量、借調數量等項列入管理人員的年度績效考核中，從而提高他們對檔案管理工作的警惕性和積極性。在檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統計等業務工作當中，近幾年無檔案安全責任事故。其次，還需要加強醫院與其他檔案管理機構的對接，爭取為員工提供外部培訓的機會，讓他們學習更專業的知識理論，特別是要抓好信息化體系和實踐經驗，增強他們對財務檔案管理知識的專業度，以更好地服務于醫院的檔案管理工作。第三，要提高工作人員的學識水平，使其掌握檔案專業理論和知識；了解有關檔案工作的方針、政策、法律法規和規章制度。在實踐方面，要能落實檔案工作的業務標準、規范和各項制度，同時還要解決檔案工作中的一般問題。

2.4 提升財務檔案信息化管理水平

對于醫院檔案管理來說，要想利用好高科技帶來的優秀成果，就必須全面促進硬件設施的更新升級，加快全員使用電腦、網絡管理檔案的步伐。使用檔案管理軟件進行計算機輔助管理檔案，電子文件歸檔和管理。同時還應該利用掃描機等設備將原有紙質檔案進行掃描，變成電子檔案存檔，增加財務檔案使用的便捷性。此外，在使用電子檔案時，還應當注意電子檔案與傳統紙質檔案的不同，工作人員在使用電子檔案時，應嚴格注意檔案的安全性，做到隨時錄入，隨時儲存，降低電子檔案遺失率。

3 結語

財務檔案管理是院中各項基礎管理中的一部分，做好這項工作，是醫院進行其他經濟活動的前提。現階段，院方財務科應以促進財務檔案管理與高科技的融合作為當前工作的主要思路，同時，還應該在人員和管理方式上做好配套建設，提升信息化應用的效率。

參考文獻

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[2]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J].管理觀察，2016

[3]容寧.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業務，2015

作者簡介

李海連（1980-），女，漢族，新疆伊寧市人，新疆伊犁州康仁醫院，助理館員，研究方向：醫院檔案管理。endprint