人事檔案管理問題及創(chuàng)新研究

曹廣輝

摘 要：完善人事檔案管理，提高人事檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案管理效益的最大化，對于我國檔案管理來說具有重要的意義。這就要求開展人事檔案甄別、核查工作，切實保證人事檔案信息的全面確切、切實可信，提高人事檔案工作的可信度，確保人事檔案管理工作的長效機制。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；創(chuàng)新

1 傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案重視程度不足

人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業(yè)識人、知人、用人的重要依據(jù)，為人力資源管理提供強有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項默默無聞、并不引人注目的工作，有些企業(yè)領導管理層對干部人事檔案工作重視不夠，對人事檔案的認識還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯(lián)系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對基礎設施投入不夠，導致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識到人事檔案的對自己職業(yè)生涯發(fā)展的重要性，因此在后續(xù)學習和工作中產(chǎn)生的資料（如學籍材料、職稱評審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動歸檔的意識，造成檔案資料不完整，甚至經(jīng)常由于種種原因致使檔案凍結或者檔案斷裂的現(xiàn)象發(fā)生。

1.2 人事檔案材料準確性和完整性差

人事檔案是干部選拔任用的基礎和依據(jù)。在實際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認識不高，責任意識不強，人事檔案審核工作不嚴，沒有認真負責地填寫、核對每一份檔案材料，導致有的檔案材料記載的內(nèi)容錯誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時間、入黨時間前后記載不一致，學習經(jīng)歷與工作經(jīng)歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅(qū)使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學歷等相關文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準確性和完整性。

1.3 人事檔案收集內(nèi)容不夠全面，手段落后

近年來，國家機關和事業(yè)單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現(xiàn)在，也重視對其過去的考察，但是，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)的內(nèi)容單調(diào)陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學歷和評聘職稱材料、黨團材料、獎懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學歷、工作經(jīng)歷。對于人事檔案中涉及的個人能力、工作業(yè)績、誠信、社會保障等材料以及對員工入職后的情況幾乎沒有做出動態(tài)記錄和反映，體現(xiàn)不出員工自身的特點和專長。導致人事檔案可利用程度下降，對用人單位在培養(yǎng)、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時代的發(fā)展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對其進行合理的分工配置。

1.4 人事檔案管理的流通性不佳

長期以來，由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，而傳統(tǒng)人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結合起來的意識，對干部檔案利用開發(fā)不夠，所強調(diào)的內(nèi)部隱秘性和封閉性會導致人才資源遭到內(nèi)部的限制，導致人才無法合理的流動，也同樣會阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設置人才資源的封閉性，會導致企業(yè)員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質(zhì)量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費。

1.5 人事檔案信息系統(tǒng)開發(fā)有待加強

在科技技術飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)得到了普遍推廣與應用，但人事檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管上，計算機技術沒有在人事檔案管理中得到充分的發(fā)揮和運用，對于現(xiàn)代化的電子信息系統(tǒng)更沒有得到有效普及，大多數(shù)地區(qū)存檔機構或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)有一些企業(yè)已經(jīng)開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因為人事檔案管理的軟件并沒有統(tǒng)一的版本標準，使數(shù)據(jù)的匯總能力差，信息共享能力不佳。

2 人事檔案管理創(chuàng)新措施

2.1 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理具有較強的專業(yè)性，同時也要符合政策要求，做好保密工作。只有提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強員工之間的團結與合作，才能促進人事檔案管理的發(fā)展。同時，對人事檔案管理人員的業(yè)務技能和職業(yè)道德進行先進的培訓，用現(xiàn)代化的手段武裝職工，使其更好地進行人事檔案管理。

2.2 推進人事檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化

現(xiàn)階段，個人信息管理的方法很多，但每種方法都有一定程度的交叉。對于一些信息，資源共享可以實現(xiàn)。人事檔案管理部門可以從以下三個方面著手，對工作進行詳細分類。首先，計算機和網(wǎng)絡等輔助手段的運用，在編碼和查詢工作，人事檔案管理工作的管理，不僅可以避免人力和物質(zhì)資源的不必要浪費，還可以大大提高生產(chǎn)效率，使員工的人事信息和人事檔案，進一步提高。其次，將一些高使用率及相關數(shù)據(jù)的資料輸入計算機，建立一個相對全面、完整的信息數(shù)據(jù)庫。第三，通過掃描技術的應用，將重要的材料和文件掃描到計算機系統(tǒng)中，便于后期的查詢和管理。通過上述方法和資源的優(yōu)化和合理利用，大大提高了數(shù)據(jù)利用效率，節(jié)約了資源和人力物力。

2.3 擴大人事檔案材料的收集范圍

人事檔案的核心內(nèi)容是收集與個人歷史有關的資料和資料，既不能反映個人發(fā)展和主要特點，也不能滿足單位工作的實際需要。針對這些問題，人事檔案管理者要積極拓展檔案、史料、工作業(yè)績和信息、個人經(jīng)歷、道德水平和行為記錄等信息和資料的收集范圍。這些數(shù)據(jù)可用于全面而具體的參考，只有在工作中的誠信工作才能順利進行。

2.4 建立健全企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容相對分散。既包括員工的人事檔案，也包括國外工作人員的人事檔案，企業(yè)內(nèi)部的檔案和企業(yè)的外部檔案。基于時間的不確定性，它增加了工作的難度。因此，有必要對檔案工作進行規(guī)范，建立合理的檔案管理制度，包括材料的收集、信息的采集和收集、登記。保證人的人事檔案不遺漏，管理集中于人身上。

2.5 按照要求配備人事檔案管理人員

人事檔案管理中所涉及的材料數(shù)量種類較多，總量大，所以人事檔案的整理過程相對繁瑣，一旦上級單位具有更加嚴格的要求，則會對工作進度產(chǎn)生一定程度的影響，應該在單位配置一定數(shù)量的專職人員負責人事檔案管理工作，一旦出現(xiàn)工作量大、任務重的情況，則可以全部投入到工作當中。

3 結論

綜上所述，經(jīng)濟的極大發(fā)展和技術的不斷更新，帶動了人事檔案管理工作的發(fā)展和變化，在實際的企業(yè)人事檔案管理工作中，存在著一定的問題，有待于人事檔案管理部門進一步的分析和解決，基于人事檔案管理工作對于國家和企業(yè)的重要意義，必須及時地對工作進行不斷地調(diào)整和優(yōu)化，采用開放性、信息化的管理方式開展工作，使人事檔案管理工作與時俱進，使人事檔案信息更好地為社會和企業(yè)服務，實現(xiàn)人事檔案信息的高效率利用。

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