高職院校人事檔案管理工作研究

謝輝

摘 要：隨著時代的進步，教育事業在不斷的發展，其中高等職業教育也在飛速改革，在這個信息時代，高職院校的人事檔案管理是重要的分水嶺，它密切聯系著我國檔案事業的發展。本文將結合本人的工作職位和高職院校人事檔案管理中存在的一些問題，探討并研究應對問題時所該采用的措施，和分析改進后的意義。

關鍵字：高職院校；人事檔案；管理

這些年，高等職業教育管理體制改革得到了巨大的進展，高職院校人事檔案管理工作成為了重要的工作之一，但是隨之而來的就是現行的檔案管理體制和現行的檔案管理工作，嚴重制約著髙職院校檔案工作的建設與發展，存在著許多管理問題和不足，本文將深入剖析高職院校人事檔案管理的意義，針對其所存在的問題進行探討并提出建議，來推動檔案管理工作的現代化、規范化建設。

1 高職院校人事檔案管理工作的基本介紹

高職院校人事檔案管理工作是為貫徹執行黨的干部（人才）路線方針政策，歷史地全面地考察了解和正確選拔人才服務的，因此，它并不是一項簡單的單純管理檔案的工作，而是為了開發利用人事檔案信息，并且將這些信息在高職院校中體現出來價值所設立的一項崗位。這項工作是構成高職院校組織人事工作的重要部分之一，是人事工作的重要環節和基礎性工作，也是推動加快高職院校人事檔案管理進步的重要力量。

2 高職院校人事檔案管理工作中存在的問題

1.管理方式不科學、管理制度不完善

很多的高職院校根據教職工的教學能力的高低、業務水平的高低和教學任務的完成情況等一系列的有關教師的業務資料、個人的社會經歷、科研的成果等，將教職工檔案分散到學校不同的部門，但這樣非專業化的分配管理往往造成人事檔案上的不完整。另外，很多高職院校檔案收集、整理、保存的手段還沒有跟上信息時代發展的步伐，仍然繼續在采用傳統的方法，檔案的整理和檢索等也基本上是純手工操作；檔案管理工作主動性差，上級行政的命令通知下來了才知道收集整理檔案材料，普遍存在人事檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”現象；高職院校人事檔案管理工作手段的更新和時代的迅猛發展不成正比，所以關于人事檔案的保密、借閱查閱、整理保存及提供利用等環節都缺乏現代化、規范化的管理，也沒有統一的、完整的、系統的規章制度加以保障[1]。

2.檔案管理人才的缺乏

髙職院校大都是近一二十年從原中等專業學校和中等職業學校直接升格或合并升格新建的，人才十分貧乏，而過去這些學校檔案管理專業人才少之又少。經過調查，大多數從事高職院校人事檔案管理的工作人員并不是檔案管理專業的科班生，由于專業的不對口，導致他們在從事這一行業工作時，普遍存在檔案意識淡薄、專業知識貧乏和檔案管理能力不足現象，在處理緊急事件以及在工作中的后續學習也存在或多或少的問題。特別是近年來，高職院校的辦學規模普遍擴大，在校生已經成為高等教育的“半壁江山”，規模擴張，年年都有大批人才流入髙職院校，所以，高職院校人事檔案的使用頻率也在增大[3]，從而導致髙職院校檔案管理工作量增多。另外，面臨信息時代的發展，高職院校的人事檔案工作方面大多數都沒有做好積極的應對，從而有針對性地做好計算機、信息方面人才的培養，致使高職院校的廣大人事檔案管理工作者，在工作中整合信息的能力不強，也會出現觀念的偏差。因此，想要將創新的思想和科學的管理技術融入到人事檔案管理工作之中的可行性不大。

3.檔案內容不完善

目前，各高校制定干部人事檔案管理辦法，都是根據中共中央組織部國家檔案局“關于印發《干部檔案工作條例》的通知”（組通字[199113號]）制定的，人事檔案的歸檔內容只有履歷材料、 自傳材料等十大類，而反映教師主要業務水平和工作能力的科研創新、社會服務等方面情況卻不在十大類之列。同時，十大類內容過于簡單，也不能將個人的技能特長、政績才能、心理素質、人才類型等方面全部展示出來。況且，許多高職院校的人事檔案材料內容歸檔不全，缺項較多，信息量不夠豐富。因為教職工平時不能接觸到自己的檔案，無法了解自己的檔案健全與否，從而無法督促健全自己的人事檔案，所以多數髙職院校并不能按規定將職工人事檔案資料收齊及時歸檔，造成了大多數教職工的人事檔案不能全面真實地反映個人信息。加之許多人事檔案中“三齡兩歷”、格式等不規范的填寫，導致了許多人事檔案的案卷質量不高。

3 針對工作中存在問題所采用的措施

1.加強高職院校人事檔案管理工作的規范化科學化

一是進行科學分類，提高高職院校人事檔案管理的質量，即把不同專業，不同類型的人才進行檔案分類管理，方便利用。二是加強人事檔案數字化建設，即盡快建立完善髙職院校人事檔案的電子檔案，實行數字化管理，方便快捷地為學校和社會提供可供參考的人才數據。三是完善并落實各項相關的規章制度，即根據相關文件精神和學校實際情況，健全完善人事檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、保存等相關制度和人事檔案管理人員相關工作制度，檔案管理工作者應嚴格遵守相關的制度，按照要求做好檔案管理工作，不斷規范檔案管理[4]。

2.強化檔案管理工作者的專業素養

檔案管理工作者素質是提高檔案管理質量的重點，髙職院校想要強化人事檔案管理工作，就必須提高檔案管理工作者的專業素養[5]。一方面要加強業務培訓，讓他們了解更多檔案方面的專業知識；另一方面，學校可以引進檔案管理方面的人才，充分發揮他們的作用，用他們較高的專業素質和先進的理念，對現有的檔案管理工作者進行潛移默化的影響，從而大面積提升廣大專兼職人事檔案管理工作者的業務素質，推動高職院校人事檔案工作水平全面提高。

3.完善高職院校人事檔案內容并推行信息化管理

增加高校人事檔案內容，把反映教職工科研創新、社會服務等方面內容列入歸檔范圍，將個人的重要信息比較全面地記入個人檔案；全面核查鑒定教職工“三齡兩歷”，并由學校組織人事部門作出結論性認定。由于人事檔案資料填寫時間跨度較大，經常導致數據的前后不一樣，且內容單一，不便及時更新教職工的后續個人信息，而解決這一問題的最好方法就是將電子檔案和紙質檔案相結合，做好銜接，建立人事檔案數據庫，并利用“數字校園”，有條件的加以利用，跟上信息時代發展的步伐。這樣不僅檔案內容錦上添花，同時提高了高職院校人事檔案管理工作的質量和效率。

4 結束語

綜上所述，進一步完善髙職院校檔案內容，規范管理，定期開展檔案管理工作者業務培訓，并采取多種方式提高他們的專業素養，同時不斷加強人事檔案數字化、信息化建設，才能使髙職院校的人事檔案工作發揮更全面、更高效的作用，促進高職院校人事檔案的發展，以便更好地為廣大教職工、學校乃至社會提供更高質量的服務。

參考文獻

[1]祝彩鳳，魏曉琳.高職院校人事檔案規范化管理實證研究[J].蘭臺世界，2015，（29）：69-70.

[2]趙文婕.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].東方企業文化，2014，（2）：104.

[3]王雅麗.加快高職院校人事檔案管理工作發展的思考[J].包頭職業技術學院學報，2012，（3）：86-88.

[4]劉英.高職院校人事檔案管理問題與對策研究--以湖南體育職業學院為例[J].山東青年，2014，（1）：68-69.

[5]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟南市高職院校為例[D].山東大學，2014.endprint