城市房屋征收檔案收集與整理研究

文/孫浩 大安市房屋征收經(jīng)辦中心 吉林大安 131300

1、城市房屋征收檔案特點

1.1 檔案主體眾多

城市征收工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，涉及的征收主體眾多。既有征收單位，也有被征收群體，還有所在區(qū)域的行政主管部門等，而征收檔案正是形成于城市征收工作的第一線，因此，征收單位的征收文件、征收標(biāo)準(zhǔn)，被征收單位的補償收據(jù)，涉及征收區(qū)域鄉(xiāng)、社區(qū)、居委會等出臺的相關(guān)征收政策等都是征收檔案的收集范圍，這些主體既是征收檔案的生產(chǎn)者，也是征收檔案收集管理的責(zé)任者。

1.2 檔案內(nèi)容廣泛

城市征收檔案收集的內(nèi)容主要根據(jù)征收任務(wù)和收集檔案的范圍決定的。涉及的收集內(nèi)容既有農(nóng)林牧副漁等眾多行業(yè)，僅動遷檔案就包括了動遷協(xié)議、承諾書、選房確認(rèn)書、發(fā)放清單等等。此外，還包括各種構(gòu)筑物、建筑物、附屬物等資產(chǎn)和個人信息憑證資料、照片和聲像等。

1.3 檔案審查嚴(yán)格

房屋征收檔案收集整理工作是一項涉及面廣、參與人數(shù)眾多的復(fù)雜工作。通常由數(shù)個征收領(lǐng)導(dǎo)小組組成，各單位負(fù)責(zé)對其責(zé)任區(qū)域內(nèi)的征收檔案進行收集和管理，由于對征收檔案收集整理的范圍、深度和內(nèi)容把握的層次性不一致，導(dǎo)致每一份檔案的形成從實物、人口信息登記、測算、鑒定和確認(rèn)等環(huán)節(jié)都需要反復(fù)校核，還需要動遷戶、動遷小組成員及負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)，并由政府相關(guān)監(jiān)督部門復(fù)核。

1.4 檔案收集復(fù)雜

城市征收改造本身就是一項十分繁雜的工程，具有涉及部門多、任務(wù)重、工期長等特點，從調(diào)查摸底、測算計劃、動遷審批至征收、施工安置等，每個環(huán)節(jié)的工程非常繁雜，涉及的人員眾多、流動性大等，都加劇了征收檔案收集工作的復(fù)雜性。

2、城市房屋征收檔案管理工作存在的問題

2.1 收集程序比較復(fù)雜

在當(dāng)前很多工程建設(shè)項目中，對于建設(shè)資料并沒有明確的規(guī)定，很多工程項目建設(shè)之后很多資料都沒有得到保存，使得這些資料消失，無法進行收集，還有的房屋征收檔案收集過程比較分散，在征收的過程中，除了紙質(zhì)資料之外，還有影視資料、錄音資料等，這些載體在運輸和保存的過程中容易遭到破壞，從而造成資料的丟失。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

很多房屋征收過程中的檔案搜集工作并不是由專業(yè)的檔案管理人員來進行的，有的是工程建設(shè)中人員進行搜集的，有些是征收辦人員進行搜集的，這些人員對征收檔案的搜集和管理缺乏重要性的認(rèn)識，并且不知道檔案收集的內(nèi)容和方法、規(guī)范，有的工程項目的跨度比較長，在檔案收集的過程中，收集人員會發(fā)生變換，如果沒有做好交接工作，很容易造成征收檔案的丟失。

2.3 工程跨度大、收集途徑單一、土地性質(zhì)不同，檔案難以接收齊全

一個正常建設(shè)項目，從申請、規(guī)劃、獲取土地許可到征收、建設(shè)，這一流程經(jīng)歷大概需要2～3年，早期甚至有過征收檔案多至十年之久都未曾交接的情況，大大影響了征收檔案的完整性。由于土地的性質(zhì)不同，實地調(diào)查經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)房屋使用人和產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)面積和實際面積不一致的情況，給被征收人的核實工作帶來了一定的困難，也造成了相關(guān)房產(chǎn)征收檔案的缺失。

3、城市房屋征收檔案收集與管理對策

3.1 征收啟動環(huán)節(jié)

把房屋征收檔案收集整理工作與征收工作同部署、同落實，在征收啟動之前要做好檔案收集管理的宣傳培訓(xùn)工作，提升參與人員的檔案意識，讓所有參與房屋征收工作的單位和個人牢記檔案收集整理工作的重要性，增強征收檔案收集整理工作的積極性和主動性。征收任務(wù)確定后，要根據(jù)征收工作總體方案部署，制定《房屋征收檔案歸檔細(xì)則》《房屋征收檔案組卷要求》等，要把握征收工作啟動后的檔案收集重點。組織參與人員開展檔案收集整理業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，熟練掌握房屋征收檔案的收集整理方法、內(nèi)容、范圍和標(biāo)準(zhǔn)等。通過制度的出臺和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，真正使征收工作參與人員在思想上重視檔案收集整理，增強收集整理的能力和水平。

3.2 征收實施環(huán)節(jié)

房屋征收實施環(huán)節(jié)是檔案收集和整理的關(guān)鍵階段，這一階段要做好征收檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。房屋征收工作量大，大多是由多個部門和人員臨時組成的工作組，組織和人員的臨時性使得其具有變化快、變動大的顯著特點。因此，在房屋征收實施環(huán)節(jié)，一方面，要針對參與人員尤其是后期新進人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，進一步提升收集管理檔案的能力和水平。另一方面，要做好重點檔案的收集管理檢查工作，針對征收參與人員收集到的檔案要有重點的做好檢查，防止遺漏。例如涉及公、私房屋所有權(quán)證、土地使用證、被拆房屋平面示意圖、征收許可證、征收公告，以及征收方案、房屋征收補償協(xié)議等等。審查檔案材料是否嚴(yán)格按照征收項目做好分類，是否按戶組卷，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對照制定的《房屋征收檔案歸檔細(xì)則》《房屋征收檔案組卷要求》等，不斷完善歸檔內(nèi)容，提升檔案收集質(zhì)量和管理效率。

3.3 征收收尾環(huán)節(jié)

房屋征收收尾環(huán)節(jié)既是整個征收工作的末期，也是做好檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，這一階段重點是要做好檔案的審查、驗收、移交和歸檔等。根據(jù)房屋征收總體方案，安排專人負(fù)責(zé)督促房屋征收檔案收集管理人員按時、按質(zhì)上報檔案材料。檔案技術(shù)人員要對所有上報歸檔的征收檔案逐卷、逐頁、逐項做好檢查，凡是發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料內(nèi)容與審核簽章不一致的，或者不全的要及時要求補齊補全，案卷達(dá)不到要求的堅決退回重新整理組卷。檔案收集整理結(jié)束后，對先進的部門或個人通報表揚，及時總結(jié)經(jīng)驗得失，為今后的征收檔案收集管理提供更多可復(fù)制的成功經(jīng)驗，保障房屋征收工作的順利進行

3.4 提高征收檔案管理人員的綜合素質(zhì)

征收檔案收集與管理的過程，也是對檔案管理人員工作能力進行考察的過程，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著征收檔案收集與管理的效果。檔案人員不僅要具備良好的檔案整理能力，還應(yīng)具備與各個單位協(xié)調(diào)與溝通的能力、文字撰寫的能力、數(shù)據(jù)分析的能力等，并具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠在工作中吃苦耐勞。因此，征收檔案管理人員應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平、文化素養(yǎng)水平和身體素養(yǎng)，使自己的綜合素質(zhì)能夠滿足征收檔案收集與管理工作的要求，使自己綜合素質(zhì)提升的過程中，也帶動城市房屋征收檔案收集與管理工作的進步與發(fā)展。

結(jié)語：

總之，城市房屋征收工作是城市建設(shè)和管理中的重點工作，也得到了很多人民群眾的關(guān)注。房屋征收檔案管理牽動著政府、開發(fā)商和人民的利益，不僅實現(xiàn)了對城市發(fā)展的記錄，也具有法律效用和保管意義，因此我們應(yīng)關(guān)注當(dāng)前房屋征收檔案管理工作中存在的問題，并積極探索有效的解決方法。