淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作

文/李銀峰 莒縣自來水公司 山東莒縣 276500

在瞬息萬變的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的信息化建設(shè)被提上了議事日程，在檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中融入了數(shù)據(jù)挖掘、對(duì)比分析、云計(jì)算、云存儲(chǔ)等先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高效地開發(fā)出具有重大潛在利用價(jià)值的檔案信息資源，更好地開創(chuàng)了檔案信息化高效、優(yōu)質(zhì)的管理與服務(wù)，提升了檔案管理與利用的現(xiàn)代化水平。

1、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案信息化管理，主要是指利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的采集、分析、整理、加工和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接之下的安全操作，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享利用。具體來說，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)內(nèi)容涵括兩個(gè)方面：一是對(duì)現(xiàn)有的檔案資源數(shù)字化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以通過掃描、微縮等技術(shù)，形成檔案的電子信息資源庫，轉(zhuǎn)變?cè)械募堎|(zhì)檔案分散無序的狀態(tài)。二是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理利用一體化建設(shè)。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砟Ｊ剑芍苯拥摹⒚鎸?duì)面的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，促成檔案管理利用一體化。

2、企業(yè)檔案工作受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響

2.1 在檔案管理工作中更加方便地對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定和索引

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)的電子文件管理遇到了許多的困難。原因在于，隨著大數(shù)據(jù)概念的不斷傳播，檔案工作中的電子文件數(shù)量也在飛速增長(zhǎng)，這使得負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的工作人員無法閱讀所有文件。但大數(shù)據(jù)技術(shù)的性能卻相當(dāng)卓越，其能夠讓企業(yè)電子文件的管理工作更加方便。例如，具有大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)能夠在常見的硬件上裝備大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，這么做可以更有效地收集數(shù)據(jù)，構(gòu)成完整的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。而且，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?yàn)槭占降臄?shù)據(jù)搭建索引，將數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，這就能夠有效地降低電子文件管理的工作量。不僅如此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理工作中還能夠有效地挖掘出數(shù)據(jù)里隱藏的信息，可以使企業(yè)檔案管理工作得到理想的成果，提高工作人員的效率。

2.2 處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)有三種主要類型，分別是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在這里非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型屬于最常見的一種數(shù)據(jù)類型，總體來講，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有非常多的比例。怎樣處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企業(yè)的檔案工作中相當(dāng)棘手的難題。現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，企業(yè)可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)方便快捷地解決非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)方面的困難。例如，企業(yè)可以在檔案工作中使用SQL技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)可以幫助企業(yè)解決許多有關(guān)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的難題。只要企業(yè)可以熟練的使用SQL技術(shù)，就能夠有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2.3 為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存帶來了空間

在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中，其檔案資料的數(shù)據(jù)量一定是不斷增加的，而部分企業(yè)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫容量有限，就很可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫無法增添新檔案數(shù)據(jù)的情況。針對(duì)此種情況，較多的企業(yè)都是采用蓋大樓和蓋機(jī)房的辦法來進(jìn)行解決，但這種辦法在處理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)困難時(shí)會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理成本的產(chǎn)生重要影響，并不是最優(yōu)解決辦法，因此最好的解決辦法就是提升效率、完善存儲(chǔ)、節(jié)省成本。目前，在大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)先進(jìn)，可以有效地處理相當(dāng)多的數(shù)據(jù)方面的問題，企業(yè)的檔案管理工作在遇到困難時(shí)可以考慮采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理。

3、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體措施

3.1 優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

其一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身現(xiàn)實(shí)運(yùn)營(yíng)狀況強(qiáng)化檔案信息化管理工作，構(gòu)建完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，擬定具體明細(xì)的管理宗旨和監(jiān)管程序。其二，應(yīng)當(dāng)及時(shí)主動(dòng)地運(yùn)用優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)科技，逐步優(yōu)化檔案信息資源庫，踴躍研發(fā)相應(yīng)的技術(shù)軟件，做好資源庫的完善革新工作，與此同時(shí)，還需要構(gòu)建完整高效的檔案信息化管理機(jī)制，對(duì)企業(yè)諸項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)行聯(lián)合性的監(jiān)管。其三，依照企業(yè)的真實(shí)訴求，合理購置信息資源庫及檔案信息管理體系，增強(qiáng)有關(guān)軟件、程序的管理性能，提升檔案數(shù)據(jù)搜索、查找的效力，為有效地運(yùn)用企業(yè)檔案信息資源提供優(yōu)良的保障。

3.2 構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

促進(jìn)企業(yè)的諸項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)蛻化為重要情報(bào)信息的一項(xiàng)不可或缺的前提便是要具備一支優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍，由最初始化的數(shù)據(jù)逐步升華為有用情報(bào)信息的歷程中，諸項(xiàng)信息間的相關(guān)性已并非僅僅是技術(shù)層面的課題了，很多相關(guān)信息唯有依靠經(jīng)營(yíng)、管理、銷售等領(lǐng)域的專業(yè)人才方能辨別。由此可見，檔案管理工作需要依靠掌握各領(lǐng)域知識(shí)的綜合性人才，可以從下面兩個(gè)角度來進(jìn)行研討：其一，借助同高校合作的形式培育優(yōu)秀的人才。各高校是各領(lǐng)域人才輸送的最重要通道，依靠同高校合作專向培育高素質(zhì)的檔案信息化工作人員。其二，借助各式各樣的培訓(xùn)來提高員工的綜合素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期按照規(guī)劃方案，指向性明確地面向企業(yè)內(nèi)所有現(xiàn)役的檔案管理員工開展專業(yè)化的活動(dòng)培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作迎來了諸多全新的挑戰(zhàn)，因此除了需要強(qiáng)化工作人員的計(jì)算機(jī)操作技能、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)于政府方針政策、法律規(guī)定、企業(yè)運(yùn)營(yíng)程序等內(nèi)容的研習(xí)，全面提升從業(yè)人員的各項(xiàng)素質(zhì)。

3.3 嚴(yán)格擬定檔案信息化建設(shè)的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)

在開展檔案信息管理工作時(shí)，針對(duì)大量檔案信息資料的整合、保存、交接等工作應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一有效的規(guī)定，精準(zhǔn)地把握好檔案信息管理的詳細(xì)秩序和方式。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視電子檔案的開發(fā)和經(jīng)管，嚴(yán)格管控好檔案信息的搜集和整理準(zhǔn)則，抓好遴選工作，對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。除此以外，還應(yīng)當(dāng)大力推動(dòng)企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，制定詳細(xì)明晰的軟、硬件設(shè)備應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，增加有關(guān)資源的使用率，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平。

3.4 提升安全觀念，強(qiáng)化安全管理工作

為了確保企業(yè)檔案管理工作的安全性能，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料與數(shù)據(jù)信息的訪問權(quán)限實(shí)行嚴(yán)密性的管控，未經(jīng)許可不允許沒有關(guān)聯(lián)的移動(dòng)設(shè)備同企業(yè)檔案管理設(shè)備連接，及時(shí)更新和維護(hù)各種管理系統(tǒng)、殺毒軟件，減少被違法人員乘隙而入的概率，同時(shí)構(gòu)建完善的企業(yè)內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，同外部網(wǎng)絡(luò)分立開來，以此來確保檔案信息的保密性。

結(jié)語：

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)企業(yè)的檔案管理工作而言既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，因此企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，一定要借助大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，選擇適用于自身企業(yè)特點(diǎn)的數(shù)據(jù)管理方法，以完善自身在檔案管理工作上的不足，從而達(dá)到既能保證企業(yè)發(fā)展又不會(huì)被大數(shù)據(jù)時(shí)代所淘汰的目的。