事業單位檔案管理工作優化途徑

高玉娟

內容摘要：檔案管理工作是事業單位工作的重要核心內容，在其中發展中起著推動性的作用。隨著科技進步和社會發展，事業單位檔案管理工作面臨前所未有的挑戰和契機，備受社會各界廣泛關注。本文將主要圍繞事業單位檔案管理中存在的問題和漏洞展開分析，并提出具體解決措施以供參考。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 科學技術

事業單位檔案管理工作主要是指將檔案的記載、整頓、保存等服務相加的過程。此工作環節較多且較為繁雜，大量信息的儲存能讓工作人員通過閱讀相關檔案便能獲取想要得到的信息，大大提高工作效率。然而在其發展中，不可避免會出現一些問題，只有不斷將問題優化才能進一步提高工作質量。

一.事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度只做表面功夫

事業單位檔案管理工作中最嚴重的問題就是檔案管理制度不夠健全和完善，現階段，有些企業單位缺少對檔案管理工作必要性的認識，對國家下發的《檔案管理辦法》、《檔案法》等有關法律法規沒有足夠的研究和認知，沒有根據實際情況和自身特點設立專屬本企業的管理制度。雖然有些企業及時設立相關制度，但并沒有貫徹落實，只做表面功夫。不完整的檔案管理制度也存在于事業單位中，管理制度的不健全造成檔案管理工作無法正常開展，缺少相關參照依據和落實準則，使其工作較為雜亂無章。

（二）信息化程度嚴重匱乏

在科技如此突飛猛進的今天，計算機逐漸被應用到人們的生活和工作中，其能為人們提供較高效率的服務工作，檔案管理也順應形勢引入計算機技術，讓工作變得更加游刃有余。但有些事業單位中，并沒有將此技術廣泛使用，導致工作效率和質量大幅度降低，與此同時，事業單位已存在的單子文件的監管方式也比較匱乏，不能有效引用高科技信息化技術進行檔案管理工作。

（三）人員綜合素質較低

一些事業單位及時實施了檔案管理工作，但是并沒有聘用具有綜合素質的高端人才，也沒有定期舉行培訓或者講座工作，造成大量工作人員綜合素質低下的情況。這樣便會導致工作人員的管理理念和模式滯后，不能保證此工作的科學合理性和先進性。

二.事業單位檔案管理工作的優化途徑

（一）一致化與差別化雙管齊下

在事業單位檔案管理工作過程中，檔案管理制度的編制要按照一致于靈敏統籌的準則，所以首先要確保其一致化與差別化。在編制時，要充分遵循國家相關檔案管理的法律法規，在此條件下促進事業單位檔案管理的標準化和程序化。但需要注意的是，這些制度并不是強行讓事業單位的檔案管理制度無差別的與國家有關制度等同，主要是由于在事業單位里，此工作的最終目的是強化檔案管理工作，具有實際性，而且必須滿足事業單位的特征和本質，對于不同類型和不同面積的行政單位在檔案管理工作中不可避免有些差別，這就要求事業單位要結合本身現實狀況作出合理分析。因此，要想改善滿足單位現實狀況而且科學合理的檔案管理工作制度模式，是在不斷執行的條件下展開研究和探討的[1]。

（二）落實與編制衡重的優化途徑

在檔案管理過程中，事業單位的檔案管理制度的設立為此工作的順利進行奠定了堅實基礎，因此，事業單位不能僅僅關注制度的編制，從而忽視了管理制度的具體落實情況。在完善事業單位管理工作時，事業單位高層管理要側重制度的執行，提高檔案工作人員對此制度和有關規程的實施情況的重視程度。在工作進行時，必須要加強實施獎罰機制、監管制度和績效考核等等。讓工作人員能積極完成工作任務、獨立自主的組織工作，及時發現其中問題，并認真探討解決措施。與此同時，在檔案管理實際操作中，對其展開進一步改良，防止制度流于形式。

（三）提高工偶人員綜合素質

在新時代下，不但事業單位檔案管理工作面臨空前絕后的挑戰，相關工作人員也正遭受巨大壓力。其不但要求工作人員熟練應用傳統落后的檔案管理方式，還要能利用計算機進行電子檔案管理。所以，在檔案工作管理不斷創新和豐富自我的同時，還要成立一支綜合素質較高的管理團隊，這是新時代驅使的必然趨勢。比如在進行檔案管理時，可以實施輪崗制、培訓制、進修、思想教育、再教育等方法增加工作人員專業知識和業務能力，使其掌握現代先進的管理方法。事業單位要加強工作人員考勤、考核等工作，適時引進人才和淘汰思想覺悟不高、工作能力低下的人員，打造具有正能量、凝聚力、向心力的工作團隊。還可以借鑒和學習一些企業單位、社會組織的檔案管理手段，例如黨政部門的檔案資料立卷、歸檔方式，邀請相關專業人士開展講座、現場教導等，以此大大提高工作人員的綜合素養，從而達到當前事業單位用人標準[2]。

另外，還要加強檔案的信息化管理和服務質量。首先，事業單位檔案管理適應時代發展需求，全面結合互聯網和資源特點，推動檔案管理的現代化發展。這就需要事業單位領導人員增加檔案管理投入力度，及時采購最為先進的現代化設備設施，為檔案管理工作從手工轉向智能提供有利基礎。其次，相關工作人員要改變理念，監管相關部門主動建立互聯網數據庫、應用科學信息技術，盡可能設立部門內部信息共享體系，提高檔案信息創建和服務質量。在這種條件下，事業單位還要加強宣傳教育工作，一方面監督有關部門為檔案管理工作給予大量緊貼單位現實、具有收集價值的資料，為單位檔案創建給予數據信息供應；另一方面強化不具有保密性檔案的使用率，讓檔案文化商品走進家庭、走進社會，讓檔案變成單位在外宣傳的媒介。

綜上所述，在以往傳統的檔案管理工作中，存在之多管理制度流于形式、信息化程度偏低、人員綜合素質較低等問題，這些問題如果不能及時得到優化解決，將會導致此工作質量大打折扣。所以事業單位要根據具體問題具體分析，不斷探索科學合理的處理措施，以此保證檔案管理水平。

參考文獻

[1]羅鳳云.事業單位檔案管理工作的優化路徑[J].信息記錄材料，2017，18（09）：114-115.

[2]鄭立彬.事業單位檔案管理工作優化途徑分析[J].科技傳播，2016，8（16）：163-164.endprint