淺析大數據背景下的檔案管理工作

張月利

摘要：基于大數據時代背景，對檔案管理工作帶了新的機遇和挑戰，檔案管理工作需要緊跟時代發展潮流，及時轉換檔案管理思維方式，建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展

關鍵詞：大數據;檔案管理;應對策略

隨著信息技術的發展，大數據時代已經到來。我們要強化信息資源的共享與交流功能，充分利用檔案信息的價值與作用，利用互聯網技術加強檔案管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展，為我國教育、文化事業的發展做出更加積極的貢獻。

當今社會，人們運用云計算、手機、電腦以及分布在世界各地的傳感器，使得大數據的出現與發展成為了現實。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中最先提出了“大數據”一詞的概念。而所謂的“大數據”是指采用全部數據進行分析處理，而不是簡單地采用部分數據進行隨機分析或抽樣調查。

大數據有四大特點，（1）大數據的數據體量非常巨大（2）大數據的種類多種多樣（3）大數據的處理速度極快，在大數據中有“1秒處理”的定律（4）大數據的前面幾個特點發揮出了它應有的優勢，能夠帶來很高、很大的回報價值。

傳統的檔案管理方法，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，所保存的檔案數量也往往受到過多限制。傳統的檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而在大數據背景下，都可以得到極大的提高和改善。

首先，大數據提升了檔案保存質量

在大數據時代之前，傳統的檔案管理是以紙質形式進行保管，這種保管方式風險比較大，尤其是對于一些比較重要的檔案，在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質老化現象，影響到檔案的查閱。而大數據時代則改為了基于大數據平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質量，延長了檔案保存時間。

其次，提高了檔案管理工作效率

傳統的檔案管理是依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數據時代下，檔案是記載于數據平臺上的，通過信息技術的應用可以高效地處理相關的信息數據，且這樣整理出來的數據出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

再次，降低了檔案管理成本

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理數據量也在不斷地增加。由于檔案需要長時間的保存，因此對于紙張的要求較高，且檔案占用了大量的存放空間，加大了檔案管理成本。通過大數據可以對檔案以數據的形式進行保存和處理，在節省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

因此，人們完全可以利用大數據進行檔案管理，發揮大數據應有的優勢，妥善管理好大數據，為人類社會留存更多的可參考的數據資料。

2大數據背景下檔案管理面臨的機遇及挑戰

2.1合理配置檔案管理工作在大數據時代背景下，檔案管理工作也要抓住發展的機遇，適應時代發展的潮流，通過大數據進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質量和水平，優化檔案管理制度，降低相檔案管理成本。

2.2隨著時代的發展，信息數據出現爆炸式增加，對檔案管理工作提出了巨大的挑戰。大數據技術的應用，時常會出現數據殘缺、泄露、被改寫的情況，加之檔案管理工作涉及到的內容比較多，工作量十分龐大，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員的專業素養不夠是目前制約檔案管理發展的主要問題，很多從事檔案管理工作的人員管理理念落后，不能適應全新的檔案管理模式。大數據時代背景下需要專業素養更高的人從事這項工作。

2.3大數據時代背景下信息存在安全隱患，檔案的安全管理十分重要，但是人們普遍的缺乏信息風險意識，導致目前的信息存在很大的安全隱患。大數據時代背景下，檔案更加透明化，一些黑客很容易侵入檔案管理系統，這就導致信息出現泄露，容易被不法分子利用。檔案管理人員開展工作必須要端正工作態度，掌握更高的工作技能方法;同時，還需要對管理者進行定期培訓，對于一些具有管理經驗的人員來講，要進行常態化教育培訓，培養良好的檔案管理意識，并能夠合理地應用技術手段提升管理的質量和效率。

3.大數據背景下做好檔案管理工作的對策

3.1從實際出發，制定嚴謹科學的檔案管理制度，借助大數據技術的優勢，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，實現檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。優化管理結構，控制管理人員的比例，提升管理效率并構建管理平臺，實現動態管理。同時，檔案管理人員需要提高對檔案信息數字化建設工作的重視，以實現檔案信息數據資源建設，不斷擴大檔案管理范圍，為數據化檔案服務奠定物質基礎。

3.2基于大數據時代背景，檔案管理工作逐漸向多元化發展，在實際工作中變得更加開放，檔案服務工作也將逐漸優化成為數據服務，為了更快達成這一目標，檔案工作人員將對現有檔案信息資源實施管理與分類，并為更好實施發展戰略莫定扎實基礎，大力構建檔案智慧分析庫，為用戶提供精準的檔案數據服務，從而全面滿足用戶的個性化數據需求。

3.3注重軟件和硬件設施的建設，要加大資金的投入，購買必要的硬件設備和軟件設備，為檔案管理工作的有序推進奠定堅實的基礎。

結束語：

綜上所述，大數據為檔案管理工作帶來了更多機遇和挑戰，為了保證檔案管理工作能夠順利實施，需要及時轉換檔案管理思維方式，加快檔案服務網絡化，加大投資力度，加強制度管理和人員培訓，使檔案工作在創新中得到更好的發展。

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