新醫(yī)改下醫(yī)院人事檔案管理問題和完善方法探討

宋國永

摘要 醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是醫(yī)院職工的個人經歷、政治表現、品德作風、工作能力、職稱評定、培訓考核及科研水平等方面材料的專門記述和反映，它與職工的工資待遇、職位、職務、任免調動等關系密切，是人力資源管理決策的基本依據。因此做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，可為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力的保障，具有顯著意義。文章就當前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的許多問題進行探討，以期能找到解決問題的方法，促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

關鍵詞 醫(yī)院人事檔案；管理工作；問題和解決方法

本文就當前人事檔案管理工作存在的問題進行探討，以期能找到解決問題的方法，促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理基礎問題：①醫(yī)院人事檔案管理的基礎設施和條件差：醫(yī)院管理的主要方向決定了對人事檔案管理的疏忽，其管理的重點體現在如何提高醫(yī)生的醫(yī)療技術水平，改善就醫(yī)環(huán)境，以更好地為病人提供優(yōu)質服務，相對地對人事檔案管理就不夠重視，管理手段落后。許多醫(yī)院采用的檔案管理辦法依然是落后的人工記錄、人工保管方式，雖有專門的檔案管理室，但室內條件簡陋，環(huán)境差，無防火、防潮設施，同時也無相應的專管人員，多數人員為兼職管理，無法保障檔案的安全性，影響檔案管理效率。②管理手段落后：基礎設施和條件差的同時，相應的管理手段也落后。許多醫(yī)院仍然采取人工記錄、手工查找人事檔案信息，依舊使用古老的鐵皮柜和木柜存儲檔案，不僅影響工作效率，而且相對空間利用率也低，同時還容易引起檔案的丟失和損壞情況。

人事檔案管理人員問題：①管理人員業(yè)務能力不強，流動性大：當前各大醫(yī)院從事專職的檔案管理人員很少，大部分都是由人事科的工作人員或者其他部門的職工兼職，取得相應檔案專業(yè)技術資格的人員更是鳳毛麟角。由于兼職的原因，管理人員的流性大，許多人往往工作還沒有熟悉或者剛熟悉就已經調換崗位，工作移交時易引起許多問題，如檔案數量丟失、材料不明確等問題，久而久之形成惡性循環(huán)，使檔案管理問題越來越嚴重。②管理人員專業(yè)素質不過硬，思想覺悟不高：由于多數檔案管理人員沒有經過專業(yè)的培訓，缺乏相應的工作經驗，且對檔案管理工作認識不夠，無相應的責任感，認為檔案管理無足輕重，對職工檔案的完整性和安全性造成嚴重影響。

人事檔案材料問題：多數職工由于自身對檔案的認識不足，認為工作與檔案無關，多采取忽視態(tài)度，導致不能及時存檔，或者對已歸檔的檔案材料不能準確地進行補充，如職稱考試、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等情況不能及時收集，使許多應當歸檔的資料流失，出現檔案不全，檔案不完整，不能真實的反映個人情況，影響了人事檔案的及時性、完整性和公正性。

人事檔案管理制度問題：由于人事檔案管理“終身”制已經無法適應人事制度的不斷改革發(fā)展，人事檔案得不到及時補充和修正，阻礙了人才的流動；同時還有些原因造成了人事檔案材料錯漏、遺失，如人們對檔案觀念不強、尚不健全的檔案的管理和轉遞等制度以及偽造等混亂現象。這導致了人才得不到合理的流動和有效配置，進而引起人力資源的極大浪費，制約了許多醫(yī)院的人才引進工作，從而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理問題的解決方法

改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境，實施信息化管理方法：醫(yī)院針對人事檔案管理的基礎問題，應加強重視，加大資金投入力度，以改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境，尤其針對防火、防霉等措施加強檔案管理的保護工作，從而為人事檔案管理提供一個有利的保管環(huán)境。醫(yī)院在管理手段方面應采用先進的現代信息設備，如電腦、打印機等，同時建立人事檔案信息數據庫，實現信息數據化，將手工錄入和人工查找變?yōu)榫W絡檢索查詢，提高檔案管理的工作效率。

提高人事檔案管理人員的業(yè)務水平和素養(yǎng)，重視選拔和培養(yǎng)：醫(yī)院要重視檔案管理工作，必須由具有相應資質或者豐富經驗的專人負責。同時，還要不斷提升管理人員的業(yè)務水平和素養(yǎng)，加強對檔案管理人員隊伍建設，使管理人員的培訓和學習得到強化，通過不斷地學習先進管理方法，能更好地提高人事檔案管理的水平。由于檔案管理比較枯燥，所以應相應地提高管理人員的福利待遇，充分調動其工作積極性，發(fā)揮最大的潛能，提升醫(yī)院的檔案管理水平。

提高醫(yī)院全體人員的人事檔案意識，做好檔案宣傳工作：醫(yī)院應對職工個人檔案管理工作進行宣傳，提高對自己檔案作用的認識，讓他們了解自身的檔案與個人利益具有重要關系，如工資、獎金、職稱、退休等與檔案息息相關，這樣才能保證檔案材料及時存檔和歸檔，對自己的相關資料進行相應的準確補充，保證了人事檔案的及時性、完整性，使檔案管理工作順利進行。

建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度：醫(yī)院應建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案管理條例和管理辦法得以制定，這樣可使人事檔案管理制度有章可循，使人事檔案管理制度更加完善、規(guī)范，避免人事檔案材料錯漏、遺失、偽造等混亂現象，使得人才得到合理的流動和有效配置，加速醫(yī)院的發(fā)展。

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作，與醫(yī)院的人才利用和培養(yǎng)有著密切的關系，同時對未來醫(yī)院的發(fā)展其具有的意義也是十分重要的。因此，對于人事檔案管理的問題，醫(yī)院要及時解決，健全檔案管理制度，注重檔案管理環(huán)境設施建設的加強，使檔案管理人員的水平和素養(yǎng)提高，并且提高檔案管理的信息化水平，進而使檔案管理工作的效率提高，促使醫(yī)院的健康發(fā)展。endprint