淺議高校基建檔案管理

■梁偉杰

欽州學院

1 引言

高校基建檔案是高等學校在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是高校建設過程、發展歷程的真實記錄，又是高校進一步發展的重要基礎和依據。隨著我國高等教育事業的迅速發展，特別是不少高校的擴建、新建項目，基建工程增加。基建工作是學校建設的重要組成部分，怎樣科學、規范管理好基建檔案，使其在新的平臺上更好地發揮作用，服務于學校的發展，是當前高校檔案部門、基建部門思考的問題。

2 基建檔案的特點

基建檔案除了具有一般檔案的信息性、價值性、原始記錄性等特點以外，還存在以下特點。

2.1 成套性

每一個項目的基建檔案，都由各部分工程文件的每一個環節的文字、圖紙記錄而成，整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相對獨立、不可分割的有機整體，一個完整的基本建設項目檔案，符合它所反映的客觀實體。這是高校基建檔案成套整體性的特點。

2.2 專業性

在基建工作中形成的材料，涉及到設計、勘探、施工、安裝、消防等專業技術活動，產生的歷史記錄不僅是不變的，在以后項目的維修、驗收、審查都是以它為唯一的依據，基建檔案的內容性質及其形成領域，專業性很鮮明。

2.3 實用性

基建項目完成后，基建檔案可以體現出建筑物的性質、結構等，特別是以后建筑物需要維修、擴建、改建，或產權認定、解決相關的土地糾紛等管理工作時，基建檔案起到的作用是其他材料不可替代的；此外，基建檔案既能為技術交流和科學研究服務，也能為現實生產服務，基建檔案具有實效實用性。

2.4 滯后性

一般來說，基本建設項目的建設完成，需要有一個周期，特別是投資大，涉及面廣的基建項目，周期會更長。項目的建設過程，存在一定的彈性因素（例如資金不到位等）影響，因而形成一套完整的基建檔案，也就滯后于它所反映的基建項目本身的完成時間[1]，只有等基建工程驗收工作完成后，才能把全部資料整理完畢進行歸檔。

3 基建檔案的重要性

作為高校檔案的一部份，基建檔案有其不可替代的作用，其意義主要如下：

3.1 是高校建筑使用維護的有效工具

在校園建筑需要改建擴建、裝修維修、線路鋪設等工程中，為確保工程的安全、施工的準確、竣工的順利等，都要利用基建檔案；此外，在一些搬遷至新建校區的大學，其老校區的基建檔案，是新用單位進行改造、改建、裝修校園建筑的參考依據，基建檔案為學校建設提供了周密嚴謹的服務。

3.2 是高校建設項目合法性的重要體現

基建檔案包含了高校基建工程各個階段的材料，包括工程預算、工程施工及竣工文件等，另外，基建工程的設計方案和圖紙，基建檔案的重點內容，其中有關基礎建設的設計圖、施工和竣工圖，還有相應的文字說明，都為高校的已有建筑的維護、管理及合理使用提供有力依據，除此之外，基建檔案中的建設許可證、用地批準及項目立項等文件，也是高校建設項目合法性的體現，是維護高校建設合法權益的憑證。

3.3 是高校建筑質量評估的重要依據

隨著工程建設工作的發展，其投資形式越來越多元化，高校基礎建設投資資金來源較多，有地方政府財政扶持，有國家撥款[3]，還有社會的捐款等模式，復雜多樣，而工程質量如何，關系到各方安全，基建檔案是工程項目的全程記錄，是工程建設從零起步到日漸形成主體的建設質量的反映，作為全過程記錄材料的基建檔案，對于建筑建設質量的評估起著重要作用。

3.4 是維護教工利益的重要依據

基建檔案不僅對學校的建設發展起到積極作用，而且它所包含的文件材料，對教職員工的切身利益也帶來影響，學校為教工住房辦理房屋所有權證時，就需要利用到基建檔案中的消防驗收合格意見、建筑工程施工許可證等文件；另外，在建立健全學校公房網數據等工作中，也需要利用基建檔案，提供準確信息。基建檔案在維護教工利益等方面起到了極大作用。

4 存在的問題

4.1 檔案管理意識不足，存在“重建設，輕檔案”現象

由于工程項目的完成時間較長，涉及的人員、內容較廣，材料編制周期長等原因，給基建材料收集完整增加了難度。基建項目在研究階段，文件可能會漏缺，在招標時段，由于中標單位歸檔不及時，資料容易散失，施工過程中形成的圖紙和施工日志，由于施工單位不重視資料的收集整理工作，也會造成材料保存不齊全；另外，有不少基建材料會分散在承辦人或技術員手中，他們往往將這些建設資料隨便放進自用的柜子或抽屜，沒有做到及時把資料移交給檔案管理員，最后需要向知情人詢問，催收，才得以回收歸檔，管理人員如果疏忽了跟蹤項目基建材料工作，基建檔案材料就會不完整；此外，不少高校基建部門的檔案工作規范、制度只有大致框架，還缺少細則落實，缺少行之有效基建檔案管理制度和收集、立卷的配套辦法。檔案工作不寫進工作計劃、不列入崗位責任制的考核范圍，基建檔案管理比較隨意，工作結果難有保障，往往是要使用檔案的時候，就會出現查閱無果，無處可尋的無助局面。基建檔案的管理是基建項目管理工作的重要組成部分，但不少高校檔案管理意識較弱，特別在基建部門，普遍存在“重建設，輕檔案”的現象。

4.2 缺乏專業人員管理，工作較為被動

檔案管理需要專業技能，社會的發展也對檔案管理人員提出更高的要求，需要復合型的人才，但是，當前高校檔案機構人員普遍存在進入門檻較低的現象，不少高校因從解決學校眼前面臨的一些困難出發，安排學校引進人才的家屬進館，而缺乏從專業角度進行考慮招聘檔案員，給檔案工作的長遠發展帶來了不利因素。目前，高校檔案部門基建工程專業或檔案專業知識的管理員較少，兩者都兼而有之的管理員更少。基建檔案內容涉及的專業知識很強，檔案人員如果沒有一定的基建知識，對做好基建檔案管理工作帶來影響，給檔案管理水平的突破帶來困難，工作不僅沒有創新，而且容易陷入被動的局面；在基建部門，兼職檔案員大多是不熟悉基建業務或對檔案知識了解甚少的，加上管理人員變換頻繁，部門沒有明確相關的管理規定，難以形成一個良性的檔案管理機制，學校基建材料的收集與整理工作就陷入被動的局面。

4.3 基建材料不規范，歸檔質量受到影響

高校檔案部門在接收進館（室）的基建材料中，經常出現以下問題：不少材料不符合歸檔要求，一些起著憑證作用或具有法律效力的關鍵文件，卻是復印件；有些基建材料上的蓋章、簽字等不全，失去原有的作用；不少基建材料紙張大小不一，個別材料是起著憑證作用的，卻用鉛筆、圓珠筆書寫，任意涂寫，字跡模糊；有些移交歸檔的材料內容與實物不相符合[4]，例如設計變更、施工記錄等，等到項目竣工要歸檔材料時，發現問題所在，就必須用很多時間把正確的材料催收；不少高校基建檔案歸檔工作質量不高，檔案信息化程度偏低，基建檔案歸檔目錄中，做到的只是“目錄級”的管理，在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件；許多高校基建部門未能做到部門立卷，把材料上交后由檔案部門整理歸檔。

4.4 基建檔案載體單一，信息化程度不高

按檔案相關要求，基建工程檔案必須要有電子檔案，與紙質檔案一并進行歸檔。在項目施工過程每一個階段，都留下電子文件或照片，做到管理信息化、網絡化，使基建檔案能準確、及時、可靠、完整地為利用者提供服務。但不少高校基建檔案除紙質材料外，特殊載體匱乏，存儲所占空間大；很多高校還是用傳統的管理方式，查檔時輔助以手工翻閱，效率較低，大多數是利用者到檔案室進行借閱,說明要利用的檔案內容，檔案管理人通過檢索查找相應的檔案原件，供利用者查閱或登記外借復印，存在諸多不便，整體而言，高校基建檔案的管理在管理理念、技術處理、運作設備等方面[5]，都未能跟上檔案管理現代化的步伐。

5 解決基建檔案管理問題的對策

5.1 提高檔案意識，重視基建檔案管理

一是高校檔案部門要從各方面提高學校整體的檔案意識，營造師生員工支持并自覺維護學校檔案工作的良好氛圍，為檔案工作的順利開展做好鋪墊；二是在基建檔案管理方面，多向領導匯報、溝通，領導認識到此項工作的重要性，特別是一些重大項目的檔案材料的管理，思想及制度上就會給予重視，加強指導、監督，督促基建部門做好檔案材料收集工作；三是把檔案工作列入本部門工作計劃、納入考核范圍，特別是基建部門，要落實人員、提供條件管理基建材料，做到整個基建項目的檔案材料全程跟蹤，保證項目資料的收集完整；

5.2 基建檔案與基建項目同步進行管理

針對出現的問題，要使高校建設項目的檔案齊全完整，可以按以下方法處理：一是在基建工程實施的各個階段，就要同步對相關材料進行收集、整理積累，工程開始之初，必須對各方基建檔案的收集移交明確提出要求，把檢查基建檔案的情況落實到檢查工程進度與施工質量中，包括對隱蔽工程文件材料的收集整理；二是基建部門（或能介入管理的檔案部門）要保持與設計、建設、施工單位的有機聯系[6]，以便及時解決基建材料歸檔的相關問題，嚴格要求施工方、監理方等提供各個工作環節產生的材料，做好收集整理工作。學校要注意督促施工、監理等各方配備資料管理員，明確管理責任，確保施工項目的材料完整。

5.3 提升檔案管理人員業務素質

受客觀原因影響，目前高校檔案部門要招聘有基建專業知識的管理員存在困難，但要基建檔案科學、規范地管理好，需要管理員既有檔案業務技能，又懂基建知識，如何處理這一問題，這就要求檔案人員要有自我學習的意識，一是參加基建業務學習，多向基建專業的人員學習，熟悉了解基建項目各階段工作及形成材料情況；二是在自學、培訓的同時，經常向同行學習好的經驗與管理方法，聽他們介紹行之有效的管理方法，為做好基建檔案管理打下基礎；三是為把好基建檔案歸檔的質量關，基建部門的兼職的檔案員也需要具備基建知識，收集、移交好檔案材料，共同將學校的基建檔案向管理科學化、規范化方向推進。

5.4 推進基建檔案數字化工作

隨著信息時代的發展，查檔利用服務的需求，檔案數字化已成了必然趨勢。受經費等的影響，高校檔案數字化工作啟動比較滯后。檔案部門要積極推動檔案數字化建設，將基建檔案傳統的手工管理改為利用計算機、數字攝影、數據庫、存儲等技術，把各種載體的材料轉化為數字化信息，然后以數字化的形式存儲、網絡化的形式提供服務。在數字化工作全面啟動前，高校要保證數字化需要的硬件和軟件設施投入，加強組織領導協調。此外，建設單位要在基建項目管理數字化平臺上建設虛擬檔案管理中心，實現基建檔案數字化的前端控制。再者，基建部門、檔案部門要基建材料收集齊全，做好紙質檔案與電子檔案同步歸檔工作。最后，繼續對現有的基建檔案進行數字化處理，實現全文（圖紙）掃描，建立基建數字檔案，盡可能減少實體利用給紙質檔案帶來的磨損，保護好檔案。

結語

做好基建檔案管理工作是對歷史負責的具體體現，高校要給予足夠的重視，基建檔案數量較多，管理難度較大，檔案管理部門要根據實際工作中出現的問題，創新管理機制與服務形式，采取有效的辦法進行解決。檔案人員要與時俱進，主動作為，從各方面提高基建檔案管理與服務水平，促進檔案的科學化、標準化、規范化管理。

[1]肖宇.高校基建檔案管理中收集工作的難點研究[J].統計與管理，2017（11）

[2]陳晶，王寧.淺談高校基建檔案的作用[J].時代金融，2016（11）

[3]張良.高校基建檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務，2017（11）

[4]劉赟博.如何提高高校基建檔案的歸檔率和完整率[J].城建檔案，2017（4）

[5]杜勇.論高校基建檔案的價值[J].蘭臺世界，2016（5）

[6]宋蕾.新形勢下高校基建檔案管理工作創新探究[J].經貿實踐，2016（11）