現代信息技術對企業檔案管理的影響及策略研究

■李清芳 王利芳 侯瑾

山西北方機械制造有限責任公司

現代化的企業管理越來越趨向于自動化程序化，很多企業都有自己獨特的信息管理平臺并根據社會和科技的發展不斷的更新換代，檔案管理作為功能模塊之一，在利用、傳遞、形成和存儲方面都發生了翻天覆地的變化，這就要求企業必須充分利用信息技術積極探索企業檔案管理的新模式和新方法，企業檔案管理的主要對象是人事信息、項目資料和一些具體的財務數據，涉及的內容比較紛繁復雜，規模也十分驚人，如果是規模較大的企業，那么檔案管理的工作量就往往會消耗掉大量的資源，在這一背景下促進現代信息技術的融入是十分有必要的，若是沒有現代信息技術的應用，在查閱、檢索和管理方面的工作都十分困難。

1 企業檔案管理的現狀

如今各個企業都迎來了檔案管理的關鍵期，傳統的檔案管理方式不能滿足企業發展的需求，這就要求企業的檔案管理工作需要整合信息技術，幫助企業的管理者能夠從一大堆的檔案中解脫出來，更準確地挖掘到更有效的信息，方便對企業資源進行整合，在經濟全球化的浪潮中市場正在不斷變化，企業的競爭力也在慢慢過渡到面向國際化，逐漸脫離了政府的幫助，政府不再幫助企業進行檔案資料管理工作，某些企業也不太重視檔案的管理工作，這就會使得一些關鍵資料在需要用到的時候發現缺失，這幾乎是我國大多數企業檔案管理制度中存在的致命弱點，在這樣不容樂觀的現狀中企業檔案管理的信息化管理需要一定的適應過程才能夠逐步完善，首當其沖就是要改變檔案管理人員的觀念，很多檔案管理人員受傳統觀念的思想認為紙質文本使用起來更加得心應手，這就會導致他們不能夠很好的跟隨時代的發展進行信息化辦公，其次企業要認識到信息化辦公也是有利有弊的，雖然節省了大量的人力物力資源，但是一旦網絡上存在漏洞就會導致機密檔案資料存在資料泄露的問題，進行檔案管理信息化首先對硬件設備的要求就比較高，這對于很多企業來說都是一筆不菲的開支，引入相關的電子設備之后也不是一勞永逸的，還要定期的對其進行更新和維護，同時電子化的檔案資料如果突然遇到機器故障或者斷電情況，就會導致之前的工作付之東流，這些也是企業在進行現代化檔案管理時不能逃避的問題。

2 現代信息技術對企業檔案管理產生的影響

2.1 推動檔案管理方式的變革

現代信息技術彌補了傳統工作模式的不足，同時也賦予了相關工作的實施人員更多的自主權可以把創新和發展理念融入到實際的工作中來，現代化的信息技術給了傳統的檔案管理人員以新的企業檔案管理工作思路，讓企業檔案管理的模式產生了巨大的變革，對工作效率和工作質量也會有較大的提升，這也有利于把檔案管理工作的價值最大化，員工的工作效率有顯著的提升。

2.2 實現企業檔案管理智能化

智能化的檔案管理工作可以通過設置進行快速的信息提取和整合，根據管理者的需要進行模糊邏輯的分析，這樣管理者就可以盡快的在一大堆或有效或無效的數據中篩選出需要用到的數據，信息時代的企業檔案管理工作的工作量已經達到了井噴的狀態，各種復雜的信息數據都要通過信息化的手段來進行處理才可以幫助企業的管理人員挖掘有效信息當中的價值，這些數據通過智能化的處理可以挖掘其更深層次的商用價值，管理者在這些信息的輔佐下可以做出更正確的管理決策。

2.3 提高檔案管理人員的水平

企業要在千變萬化的市場中站穩腳跟必須讓檔案管理者打破思維僵化的局勢給企業帶來更大的利益和產出，傳統檔案管理模式的效率與現代化信息技術的檔案管理模式相比自然是不足一提的，可是其最為致命的弱點就是讓檔案管理者的思維受到了一定的限制，傳統檔案管理模式的消失幾乎是必然的結果。

3 基于現代化信息技術如何進行企業檔案管理

（1）做好統籌規劃工作,相關的管理人員要認識到檔案的數字化并不是一朝一夕的功夫，而是需要基于企業實際出發制定的長遠的計劃和打算，若是想要把大量檔案信息數字化首先就要對檔案的信息有一個整體的了解和整合，制定出科學的規劃來確定數字化處理的規劃和硬件的購置計劃，在選購硬件設備和數字化的過程中都要求其擁有較強的拓展能力和支撐能力，對檔案進行數字化處理規劃要循序漸進，先把利用率比較高的檔案資源數字化以滿足大多數使用者的需求，然后逐步進行其余資料的數字化。

（2）做好選擇，企業檔案資源要全部數字化是不可能的，部分老舊過時的信息也需要淘汰掉，這就需要相關的檔案工作人員根據一定的原則對這些信息進行篩選和劃分，弄清楚需要進行數字化的檔案和不需要進行數字化的檔案，把那些高利用率、標準、有序、高價值的信息資源進行數字化，對特色檔案、重點檔案和利用率高的檔案要進行優先數字化以盡快滿足企業管理者的需求。

（3）優化設置掃描參數，為了加快信息錄入的速度，相關的企業檔案管理人員要對掃描儀的分辨率的選擇進行綜合的考慮，掃描儀是信息錄入必須用到的硬件工具之一，企業檔案中文件的數字影像的清晰度和效果直接和掃描儀掃描參數的確定和選擇有關，管理人員要根據實際情況來考慮掃描文件的輸出打印質量、存儲空間和可閱讀性，重要文件掃描入系統的影像必須十分清晰，因此掃描儀的分辨率要調高，但是相應的存儲空間和掃描時間就會增加。

信息化時代高速發展的技術讓不少缺乏技術應用的企業逐漸沒落下去，同時也為一些具備新思想新理念的企業帶來巨大的生產力發展，因此現代化的企業生產力強化不僅要在業務上融入相應的信息技術，也需要把這些信息技術引入到包括檔案管理在內的各項瑣碎工作當中，這樣才有助于強化企業在市場上的競爭力。

[1]李永元.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].卷宗,2017,(22):88-88.

[2]王肖.現代信息技術對企業檔案管理的影響及優化策略[J].城建檔案,2017,(7):30-31.