知識管理導向下醫院檔案管理體系的構建研究

(長春市健康教育中心，長春市醫學考試中心，吉林 長春 130000)

1 知識管理導向對醫院檔案管理產生的作用

現如今，知識管理作為新型的管理模式被各行業所應用，如果在醫院的檔案管理體系中融入了知識管理，無疑會進一步完善醫院的管理機制，知識管理模式與檔案管理方式相結合，標志著醫院管理模式的創新，且這種創新的作用主要表現在如下幾個方面。

1.1提升檔案的利用價值：在傳統的檔案管理方式中，檔案管理的工作人員只是對檔案進行簡單的收集、整理、分類等工作，對于檔案所能應用的價值卻一無所知，只是把其作為各項資料內容的“收容夾”和數據顯示的“賬本”，而到了其被應用的時候，查找的過程也極其麻煩，還有可能造成檔案丟失的現象。所以如果在進行檔案管理的過程中，融入知識管理的方式，就會大大改變這一現狀，明確檔案的各項內容的同時，也對其進行良好的管理，充分發揮其能被利用的價值。

1.2顯性內容的管理：醫院檔案中的顯性內容就是醫院的工作人員針對一些病例研發的治愈方法，以及醫學實驗，包含了各種醫療知識，可以說是凝聚了各醫療人員的智慧。這種檔案為醫院以后的醫療方式的改進以及醫學技術的創新都會提供一些重要的幫助，而檔案中的一些圖像、照片、理論就會為其提供改進和創新的依據。所以以知識管理為導向的管理模式，可以很好完成這部分內容的管理工作，明確這部分顯性資料的價值，也可以為后來的醫療人員提供學習的內容，提供病例治愈的實例，豐富其知識的同時，也能進一步提升個人的醫療水平。

1.3隱性內容的轉化：所謂的隱性內容就是當代醫療人員尚不明確的醫療內容，其中包括先進的醫療知識和醫療技能，比如說診療技巧和臨床經驗等。由于個體間存在不同，所以其處理問題的方式也不同，這種不同表現在醫學上就是個人針對各項疾病的處理方式和各項手術的操作順序的不同。在這部分檔案里有些知識是可以直接被應用的，也是被稱作顯性內容的，而有些東西是不能直接被應用，需要相關的工作人員對其進行研究和改善才能在被應用，這就使所謂的隱性內容。所以加強檔案管理體系中知識管理方法的應用，就可以進一步發掘檔案中的隱性內容，通過不斷的鉆研，也可以把這種隱性內容轉化為顯性內容被應用到醫學問題的解決方法中，這樣才能更好發揮檔案自身所具有的的價值。做好醫院檔案管理工作可以進一步加強檔案的利用率，改變原有的管理方式，避免把檔案當成附屬品和“廢紙”來對待，改變醫療人員對檔案的態度，要知道一切的知識都是從“實踐”中獲得的，醫院的檔案中不乏“實踐真知”，所以做好檔案的管理，就是在為醫院醫療技術的提升提供先進的理論支持和技術支持。

2 如何構建知識管理導向下的醫院檔案管理體系

分析完了知識管理導向下，可靠的檔案管理工作理念為醫院的發展帶來的重要作用，那么如何構建以知識管理為導向的醫院檔案管理體系就是接下來本文所著重分析的內容，要想構建此種體系就應該從這幾方面入手。

2.1完善知識管理機制：管理機制包含了管理模式和管理制度，所謂“沒有規矩不成方圓”，要想保證知識導向型的檔案管理工作有序的進行，就要進行機制的劃分和制度的確立，但是機制的確立也要以機制中的人為主體，要充分的尊重機制中“工作人員”的地位，才能保證機制運行的有效性，才能確保制度應用具有合理性。所以完善知識管理機制，就要從“人”這一角度入手。首先就應該加強檔案管理人員的知識培訓，使其充分了解各個檔案的醫學價值，才能確保重要檔案在進行管理的過程中不會出現損壞、丟失的現象，此外也要加強對各科室和各醫療人員的管理，讓其在根據檔案進行知識的探討和交流的同時，也要保證檔案不會被其損壞，避免其使用的過程中降低檔案的應用價值。其次就是優化檔案管理人員的職能，不能只讓他們作為“檔案”守護者，還要讓他們成為檔案的管理者和搜集者，對于檔案的各項內容，在根據醫院下達的指令進行管理的同時，檔案的管理人員也要對檔案的內容進行結構上的優化，對檔案進行等級和覆蓋范圍的劃分，只有加強他們手中的職能，才能讓他們的管理工作做得更加出色，也可以進一步方便檔案的管理。最后就是實行相應的獎勵機制，對于出色的檔案管理人員應該進行薪資待遇的補償，如果工作內容相同，薪資待遇相同就很有可能打消優秀管理人員的工作熱情，這對檔案管理來說是不利的，所以相應的薪資獎勵制度的實施是有必要的

2.2做好檔案文化的宣傳：以知識管理為導向的醫院檔案管理工作，在進行檔案管理方式創新的同時，也要打破傳統檔案管理的模式。傳統的檔案管理模式下，檔案中的知識內容只是掌握在部分人的手中，對檔案中的相關知識也只有一部分人才懂得應用，所以在這種模式下，檔案中一些先進的知識理論就沒辦法發揮出其自身的巨大價值，所以對醫院的貢獻也比較小，貢獻的范圍也比較狹窄。所以要想對檔案實施知識管理模式，就應該打破這種管理的現狀，就要做好檔案文化的宣傳，爭取讓醫院的工作人員進行“全民參與”的“活動”，讓醫院的工作人員了解檔案中蘊含的價值，讓他們覺得“醫學檔案”可以當成“醫學教材”來使用，在檔案中尋找上一代醫學工作者的醫學經驗和醫學治愈理論，結合現代的醫學要求，將兩者進行對比，找出新舊醫學理論中蘊含的優勢，才能進一步提升醫學工作者本身的知識含量和技術含量。此外在進行檔案文化管理工作的同時，也要為醫學工作者提供培訓的機會，培訓的內容可以根據檔案中原有的、已經治愈的罕見病例進行培訓內容的設置，以此觀察醫學工作者的工作能力，也可以對其做進一步的培養。也好引起他們對醫學檔案的重視，只有這樣才能擴大檔案應用的價值，能被醫學工作者充分利用的同時，也能為醫院創造更多的經濟效益和醫學價值，提升醫院的醫療水準，擴大其知名度。

2.3對檔案進行信息化管理：科技的發展在為各行業提供了先進的技術支持的同時，也改善了原有的管理方式，為管理工作提供了便利。所以對于醫院檔案管理工作來說，要想對其進行知識為導向的管理，就要加強科技的運用，即電子計算機程序的應用。對于檔案的管理，如果還停留在紙張收集和文件的內容整理上，那說明管理方式已經落后了。現如今如果想確保檔案信息在快速傳閱的過程中不會丟失，就要應用計算機的信息管理程序。先進信息管理程序不僅能為檔案管理人員帶來工作上的方便和快捷。對于原有的檔案信息通過微機掃描輸入到電腦檔案中，在對檔案進行備份管理，也可以對不同內容的檔案進行分類。另外為了確保檔案不會丟失，工作人員在檔案查看的同時，要輸入自己的工作編號，計算機在進行信息登錄，對檔案的查閱人員和查閱日期做好相關記錄，也就是所謂的檔案“調動管理”，這樣才能保證在各個人員查閱的時候，不會出現錯亂的現象，才能使工作人員注重檔案的保護，增強他們檔案管理的責任心，實現“全民借閱，全民負責”。這種管理方式比較類似于圖書館的書籍管理方式，只是，檔案的借閱沒有歸還這一流程，因為醫院的檔案多是進行原件備份的，而所謂的原件備份也可以是“紙張”檔案的備份。

2.4加強知識檔案的分類管理：對于醫院檔案來說其中包括知識產權檔案，期刊檔案以及醫療信息檔案等，其中涉及的內容不同，為醫院和工作人員提供的資源也不同，所以在進行檔案管理的過程中，應該對這些不同的檔案進行分類的管理，這樣才能更加方便醫院工作人員的查閱，針對不同工作人員的不同工作需要，提供不同的信息支持，也方便檔案管理人員對這類知識檔案進行管理。在進行檔案收集的過程中，可以把檔案信息進行類別的劃分，形成完善的、統一的檔案管理體系，這樣才能保證檔案管理工作的整體性和有效性，使檔案中蘊含的信息更加全面，為工作人員提供更加可靠的信息依據和數據分析理論。保證各科室、各類型的醫學知識檔案都能被完好的收藏，也可以為醫學知識的交流提供更有利的理論支撐。

由于各醫院的發展情況不同，其檔案涉及的內容也不同，所以在實施以知識管理為導向的檔案管理措施的時候，要充分的考慮到本醫院的發展現狀，根據醫院的醫學發展需求進行檔案知識的宣傳和管理，才能保證檔案管理工作能夠為本醫院的發展提供有力的條件和發展機遇，使這項管理工作不會成為醫院管理體系中的附屬品，才能發揮其應有的價值，否則，新型檔案管理體系的構建意義就會不大，還有可能為醫院造成財政支出的負擔，起反向型的作用。無論對那種內容進行管理，其初衷都是為了更好的促進行業的發展，所以在明確目標的同時，也要采取合適的手段，這樣才能達到應有的管理目的。