電子注冊在高校學(xué)籍學(xué)歷管理工作中的應(yīng)用簡介

聶孝燕

（淮陰師范學(xué)院教務(wù)處 江蘇 淮安 223300）

1 引言

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，高等教育事業(yè)也呈現(xiàn)出了蒸蒸日上的新氣象。然而，高校辦學(xué)與招生規(guī)模的發(fā)展也使教務(wù)管理工作的壓力持續(xù)增加，尤其是對學(xué)籍與學(xué)歷管理工作。為適應(yīng)新形勢下學(xué)籍與學(xué)歷管理的發(fā)展需求，電子注冊成為高校學(xué)籍與學(xué)歷管理正常、高效運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的重要保障。

電子注冊是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，采用國家、省、學(xué)校三級管理管理制度的現(xiàn)代化管理方法。教育部于2001年2月正式頒布了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，并規(guī)定自2001年9月1日起全國各類普通高等學(xué)校均需落實學(xué)歷證書電子注冊制度，開啟了學(xué)歷證書電子注冊制度時代[1]；2007年3月下發(fā)了《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》，至此，高校學(xué)籍與學(xué)歷管理均實現(xiàn)了電子注冊。

與傳統(tǒng)管理方式相比，學(xué)籍與學(xué)歷電子注冊可更好地督促高校規(guī)范辦學(xué)行為，從源頭上杜絕違規(guī)招生，保障招生錄取工作的公平與公正。此外，學(xué)籍與學(xué)歷電子注冊，幫助高校把住了學(xué)生的進(jìn)口關(guān)與出口關(guān)，為監(jiān)督和規(guī)范高校招生錄取工作、避免學(xué)籍糾紛、加強(qiáng)省級部門的監(jiān)管職責(zé)、增強(qiáng)國家對學(xué)歷證書管理的有效性提供了重要保障。

2 高校學(xué)籍與學(xué)歷電子注冊工作流程

高校學(xué)籍與學(xué)歷電子注冊工作主要由新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年注冊和學(xué)歷注冊三大部分組成，其中新生學(xué)籍注冊是電子注冊的首要工作，是在校生學(xué)年注冊和學(xué)歷注冊得以延續(xù)的基礎(chǔ)和保障。

2.1 新生學(xué)籍注冊流程與注意事項

新生學(xué)籍注冊工作或稱新生入學(xué)注冊的主要任務(wù)是審核各高校上報新生錄取身份合法性和完整性。高校教務(wù)工作人員在每年新生錄取工作結(jié)束后，匯總各招生部門的新生錄取數(shù)據(jù)，并按照教育部學(xué)籍學(xué)歷管理平臺中要求的字段信息制作一個DBF格式數(shù)據(jù)庫文件。之后將所有數(shù)據(jù)信息打印并讓每位學(xué)生逐項核對并簽字確認(rèn)，若有信息錯誤，需及時完成修改工作。各高校將新生報到數(shù)據(jù)整理完成并確認(rèn)無誤后，需在規(guī)定時間內(nèi)上傳至學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺，只有上傳的數(shù)據(jù)與招生錄取庫中的數(shù)據(jù)完全吻合的學(xué)生才能成功注冊并取得學(xué)籍。所有未經(jīng)學(xué)籍注冊的學(xué)生均無學(xué)籍，即使其已在校就讀，畢業(yè)后所獲畢業(yè)證書也將無法通過學(xué)歷認(rèn)證。

在新生學(xué)籍注冊過程中，為順利進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳及避免后續(xù)審核工作中的麻煩，需注意以下事項：首先，新生數(shù)據(jù)DBF文件中的字段類型和長度需嚴(yán)格按照教育部相關(guān)要求進(jìn)行操作，并且數(shù)字和姓名字段中不可出現(xiàn)空格。其次，需將學(xué)校各招生單位匯總的實際錄取數(shù)據(jù)與從教育部平臺下載的錄取數(shù)據(jù)進(jìn)行對照，若發(fā)現(xiàn)二者有不相符的學(xué)生信息，需及時與省招考辦工作人員聯(lián)系，以保證教育部平臺下載信息的完整性。最后，在上傳新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)時，還需對待上傳數(shù)據(jù)進(jìn)行格式校驗，格式校驗通過后再以教育部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)進(jìn)行所上傳新生信息的審核。

2.2 在校生學(xué)年注冊流程與注意事項

學(xué)年注冊是在學(xué)籍電子注冊的基礎(chǔ)上對具有學(xué)籍的在校學(xué)生學(xué)習(xí)資格的一種認(rèn)定，是根據(jù)學(xué)生在校期間的信息修改、學(xué)籍變動、獎懲等狀態(tài)進(jìn)行“注冊學(xué)籍”、“保留學(xué)籍”、“休學(xué)復(fù)學(xué)”、“注銷學(xué)籍”動態(tài)管理的過程。學(xué)年注冊是2008年8月教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺增加的注冊內(nèi)容[2]，教育部《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中規(guī)范了其工作流程：第一步，登錄學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺；第二步，在“在校生模塊”中對處于待注冊狀態(tài)的學(xué)生進(jìn)行注冊或暫緩注冊；第三步，學(xué)籍異動情況，包括休學(xué)（復(fù)學(xué)）、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級（降級）等；第四步，學(xué)籍記載，包括學(xué)生的獎勵、處分等；第五步，學(xué)籍注銷，包括取注學(xué)籍、退學(xué)、死亡等。學(xué)年注冊通過統(tǒng)計注冊情況和分析學(xué)籍變動，對學(xué)生學(xué)籍、獎懲、誠信等信息及時更新，對實現(xiàn)高校學(xué)生在校期間全程規(guī)范化、信息化管理具有重要作用。

學(xué)年注冊過程中，需注意的事項如下：首先，開始注冊前所有在校生學(xué)籍狀態(tài)均為待注冊狀態(tài)，需完全按照在校生實際情況整理有學(xué)籍學(xué)生信息。其次，注意在校生總數(shù)為注冊學(xué)籍人數(shù)、暫緩注冊人數(shù)、保留學(xué)籍人數(shù)及休學(xué)人數(shù)之和，需根據(jù)各單位上報的學(xué)生退學(xué)、死亡及取消學(xué)籍情況整理學(xué)籍注銷名單。再次，若有學(xué)生出現(xiàn)降級、留級、跳級、重修、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等情況，需及時整理好學(xué)生學(xué)籍異動名單，并必須核實轉(zhuǎn)學(xué)日期、轉(zhuǎn)入學(xué)校及省廳審批信息等；最后，根據(jù)學(xué)生獎勵、處分、輔修等實際情況，整理學(xué)籍記載名單。

2.3 學(xué)歷注冊內(nèi)容與注意事項

已通過新生學(xué)籍注冊，并且在各年度學(xué)年注冊中均標(biāo)注了“注冊學(xué)籍”，且順利完成學(xué)業(yè)的畢業(yè)生可獲得學(xué)歷電子注冊資格[3]。學(xué)歷電子注冊是各高校按規(guī)定頒發(fā)學(xué)歷證書后，將每位畢業(yè)生學(xué)歷證書信息上報省級教育行政部門審核后予以注冊，并報教育部備案的過程。學(xué)歷信息通過教育部復(fù)核后，可獲得國家承認(rèn)與保護(hù)，并同時在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，以供社會及用人單位隨時查詢。學(xué)歷注冊可有效提高工作效率，更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)并提升高校服務(wù)社會的功能。畢業(yè)生資格審查包括兩個階段的工作：第一階段為畢業(yè)生的學(xué)歷信息審查，即先讓學(xué)生本人核對并確認(rèn)個人信息，之后將確認(rèn)后的信息上傳學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行畢業(yè)生數(shù)據(jù)預(yù)審并對預(yù)審后的反饋數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的過程。第二階段為畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績審核，即對畢業(yè)與結(jié)業(yè)學(xué)生名單進(jìn)行統(tǒng)計并進(jìn)行學(xué)歷電子注冊，以電子注冊結(jié)果為準(zhǔn)打印畢證書和結(jié)業(yè)證書。

學(xué)歷注冊的注意事項如下：首先，學(xué)籍管理工作人員每年需與新華社溝通提前開展畢業(yè)生圖像信息采集工作，向?qū)W生發(fā)放畢業(yè)生圖像采集卡和具體通知，做好圖像與數(shù)據(jù)的銜接。其次，學(xué)歷證書電子注冊有嚴(yán)格的時間限定，必須在規(guī)定時間內(nèi)完成學(xué)歷電子注冊工作。再次，為確保畢業(yè)生信息的準(zhǔn)確性，需在證書頒發(fā)前對學(xué)生的個人信息再次進(jìn)行核對，確保頒發(fā)畢業(yè)證書的準(zhǔn)確性。

3 如何做好學(xué)籍與學(xué)歷電子注冊工作

3.1 提高認(rèn)識，更新觀念

不僅局限于教務(wù)處學(xué)籍與學(xué)歷的工作人員，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門甚至全體師生均需提高對學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的重視程度，認(rèn)識到電子注冊工作在加強(qiáng)高校學(xué)籍學(xué)歷管理工作中的重要性。學(xué)校相關(guān)部門需熟悉教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》等文件并組織教務(wù)工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟。對注冊對象、注冊內(nèi)容及時間等要求必須充分認(rèn)識，同時需確保每位學(xué)生注冊信息準(zhǔn)確、透明，認(rèn)識到該工作是維持學(xué)校正常教育教學(xué)秩序和穩(wěn)定大局的重要保障，必須齊心協(xié)力將學(xué)生學(xué)籍與學(xué)歷的電子注冊工作做實、做好。

3.2 增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心

學(xué)籍與學(xué)歷管理及電子注冊工作雖然繁瑣，但這關(guān)乎每位學(xué)生的前途和命運(yùn)，因此管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)地為學(xué)生做好服務(wù)工作，切實解決學(xué)生的實際問題和困難。在學(xué)籍與學(xué)歷管理中，需本著對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度開展工作，杜絕一切錯、漏事故及弄虛作假行為，新生學(xué)籍電子注冊時上報的數(shù)據(jù)要做到“零差錯”。

3.3 不斷學(xué)習(xí)，努力創(chuàng)新

信息技術(shù)不斷革新，學(xué)籍管理平臺也在不斷修改和完善，這就要求每位學(xué)籍管理工作人員不斷學(xué)習(xí)。這種學(xué)習(xí)不僅包括相關(guān)文件與政策的學(xué)習(xí)，還需學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識及統(tǒng)計分析方法，以滿足不斷更新的學(xué)籍與學(xué)歷管理與電子注冊工作的需要。此外，在工作中要積極發(fā)現(xiàn)新問題、新現(xiàn)象，并努力探索，勇于創(chuàng)新，不可閉門造車、墨守成規(guī)，多與同行開展學(xué)習(xí)與交流活動，取長補(bǔ)短，探求準(zhǔn)確、高效的新途徑，淘汰不適應(yīng)時代發(fā)展的舊方法和舊手段。

總之，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，電子注冊工作已成為實現(xiàn)高校學(xué)籍與學(xué)歷管理信息化、規(guī)范化和透明化的重要措施，同時使高校從招生直到畢業(yè)的全過程規(guī)范化，有利于促進(jìn)高等教育改革，保證高校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校管理，是提高工作效率、更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)、提升高校社會服務(wù)能力的需要。

[1]李玉珊.淺談高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理與完善[J].職業(yè)教育研究，2011(6)：63-64.

[2]余巍巍，許俐俐.電子注冊制度在高校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用[J].蘭臺世界，2017(8)：60-62.

[3]孫紅丹.論高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的開展與實踐[J].電大理工，2011(4)：25-27.