醫(yī)院綜合檔案分級管理分析

沈曉紅

(山東省青島市城陽區(qū)第二人民醫(yī)院山東青島 266112)

1 引言

分級管理的綜合檔案都屬于醫(yī)院的珍貴檔案，其價值和實用意義都很大，檔案管理人員需要對這些檔案采取特殊保護措施。分級管理檔案，可以提升檔案管理水平，解決檔案管理矛盾，使儲存空間得到合理利用。相關(guān)的醫(yī)療人員還可以將其應(yīng)用在疾病診療業(yè)務(wù)工作開展中。本文主要針對醫(yī)院綜合檔案分級管理進行分析。

2 醫(yī)院綜合檔案分層管理模式

2.1 構(gòu)建分層管理組織職能構(gòu)架

分級管理模式下的管理事項和工作有很多，要保證這些內(nèi)容落實到位，還需要由專門人員完成，即針對綜合檔案分級管理建立相關(guān)的組織架構(gòu)。該組織架構(gòu)主要以小組形式呈現(xiàn)，組長為醫(yī)院院長。檔案管理中的決策計劃以及調(diào)整變化管理等都可由院長直接完成。在分級管理中，可能還會遇到各種問題，院長還需要做好協(xié)調(diào)，使綜合檔案室的管理要求符合檔案管理整體要求。針對不同等級的檔案，還要分別執(zhí)行不同的管理制度，院長領(lǐng)導(dǎo)下的檔案工作人員負責檔案收集管理、分級工作[1]。科室的檔案管理員要為中心綜合檔案室的管理工作提供服務(wù)。

2.2 健全分層管理制度

在分級管理中，科室以及中心的綜合檔案管理需要執(zhí)行的檔案管理制度也要有所不同，在實踐中，這些制度還要得到完善健全，如此這些制度才能起到規(guī)范檔案管理的作用。在分級管理模式構(gòu)建中，也會融入信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，所以分級管理模式要有所創(chuàng)新。在目前，這種新模式會出現(xiàn)一些問題，如錄入模式以及柜類項目中的信息失準、信息不標準等，這種狀態(tài)下的信息檔案也缺乏規(guī)范性。針對這些問題，相關(guān)人員應(yīng)從制度完善方面入手，使其與信息化建設(shè)下的檔案管理更加匹配。在健全制度同時，醫(yī)院還應(yīng)為檔案管理人員提供培訓機會，使其能不斷提升自我，掌握所有的信息檔案管理手段與技術(shù)，當管理人員素質(zhì)提升后，檔案管理水平也會提高。另外還要健全輔助制度，如績效考核，這種制度主要針對檔案工作人員，這些工作人員在檔案管理中，不能有消極懈怠心理，否則很有可能造成信息失真。而績效考核直接與年終獎金等掛鉤，工作人員則會將檔案收集以及歸檔等管理任務(wù)作為己任。這種制度也可應(yīng)用在科室或部門人員身上，這些人員主要提供相關(guān)數(shù)據(jù)，如果其能配合檔案管理工作，檔案管理效率會提升許多，所以醫(yī)院也可以用該制度來激勵普通員工，使其參與到檔案管理中。

2.3 確定分層管理范圍

主要對綜合檔案的管理范圍進行劃分，劃分為中心綜合檔案和普通綜合檔案，這種等級劃分方式可以確定管理重點，使針對資源利用價值最大化。在劃分管理范圍時，相關(guān)人員還要從總體角度入手，對各種類型檔案進行綜合分析，使科研和應(yīng)用價值最大的資料得到有效管理。這些資料還要具備全面性特點，能有效反應(yīng)醫(yī)院的整體發(fā)展水平。科級綜合檔案范圍與中心檔案范圍不同，相關(guān)人員要按照慣例，分別確定科級檔案的價值，按照價值，將其分類[2]。這種一般價值的資料主要保存在醫(yī)院科室中，其可推進醫(yī)院綜合檔案分級管理。

3 醫(yī)院綜合檔案分層管理改善措施

3.1 改進管理方式，減輕管理壓力

雖然采用了分級管理模式，但在正式管理中，還是多采用傳統(tǒng)管理方式，管理流程和內(nèi)容也未得到簡化，相關(guān)管理人員需要編制每個月度、季度以及年度的相關(guān)報表，在具體管理中，也需要做好檢查工作，使檔案存檔的數(shù)據(jù)都有價值，都完整真實。在檢查中，相關(guān)人員需要檢查的對象為各部門上交的各種數(shù)據(jù)。這種檢查管理不僅會浪費人力，還不會完全發(fā)揮分級管理優(yōu)勢。所以相關(guān)人員需要改善管理方式，減輕檔案管理人員的壓力。在信息化建設(shè)中，相關(guān)人員可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理信息資源，使信息資源共享程度提高同時，利用率達到最大。相關(guān)人員還需要建立云共享平臺，使檔案數(shù)據(jù)為各部門工作提供便利。

3.2 健全管理觀念，提高檔案利用效率

在傳統(tǒng)管理方式中，檔案管理的重心在于管，一些珍貴的資料往往得不到有效利用，甚至在管理中，資料會發(fā)生損壞。檔案資料的最終意義是為各部門人員實際工作提供參考價值，所以相關(guān)人員在分級管理模式基礎(chǔ)上，還要著重發(fā)揮該管理模式的優(yōu)勢，使資料信息得到有效利用[3]。首先需要改變管理觀念，將重點放在“用”上，如此檔案室不再是保管部門，而是提供知識服務(wù)功能的部門。這種轉(zhuǎn)變不僅可以提高檔案管理效率，還可以使資源交流共享程度提高。醫(yī)療服務(wù)以及科研服務(wù)等工作都可以利用這些信息。醫(yī)院還可以通過網(wǎng)絡(luò)與其他醫(yī)院建立交流關(guān)系，在建立信息系統(tǒng)后，各大醫(yī)院都可將信息資源傳遞到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，以使資源服務(wù)更多的人群。

4 結(jié)語

檔案管理規(guī)范化，其利用價值才顯著，所以相關(guān)人員在構(gòu)建分級管理模式時，還要使其規(guī)范化。在信息化時代，檔案分級管理也要進行信息化建設(shè)，先進的設(shè)備和技術(shù)可以使這些檔案資料得到妥善儲存和處理。雖然現(xiàn)在分級管理模式還有很多缺陷，但其優(yōu)勢毋庸置疑，相關(guān)人員要在揚長避短同時，使其得到良好實踐和改進。