事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與提升措施

李洋洋

（淄博市公路管理局高青分局 山東 淄博 255000）

1 引言

目前，事業(yè)單位正處在不斷的改革的過程中，在檔案管理中出現(xiàn)了大量的問題，為了保障事業(yè)單位健康有效可持續(xù)的發(fā)展，檔案管理有著舉足輕重的作用。因此，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展中的檔案管理的問題有著重要意義，先提出問題，在解決問題，這才是處理事情的好方法。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的問題及其原因

2.1 事業(yè)單位對檔案管理重視程度不足

對檔案管理不重視或者不夠重視的現(xiàn)象在部分事業(yè)單位比較明顯。之所以出現(xiàn)這種情況，究其原因還是因?yàn)檫@部分事業(yè)單位對于出臺的檔案管理制度貫認(rèn)識嚴(yán)重不足，也對相關(guān)的法律法規(guī)模棱兩可，使得整個單位在檔案管理工作方面不重視，直接造成了事業(yè)單位的工作混亂。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平不足

造成這一結(jié)果其實(shí)有兩大原因，首先，管理人員職位不穩(wěn)定，由于很多事業(yè)單位對于檔案疏于管理，出于對這方面的認(rèn)識不足，使得檔案管理人員職位變動頻繁，一月一換，相關(guān)檔案人員一直處于新人階段，對情況不清楚，造成了工作效率低下。同時任命到檔案管理的人員本身素質(zhì)不夠高，缺乏專業(yè)的辦公室技巧，這一點(diǎn)也是導(dǎo)致管理混亂的直接原因。

2.3 管理制度不完善

在管理制度方面，雖然相關(guān)的條例細(xì)則，如《干部檔案管理?xiàng)l例》、《干部檔案整理細(xì)則》等，其實(shí)已經(jīng)要求實(shí)施多年，但是始終無法貫徹落實(shí)，尤其在程序規(guī)范方面，各單位始終沒能在系統(tǒng)內(nèi)部形成一套流暢的運(yùn)行體系，檔案管理建設(shè)工作長期以來過去的經(jīng)驗(yàn)，缺乏對新東西的貫徹落實(shí)，始終處在緩慢的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

部分事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，直接導(dǎo)致了檔案管理方面監(jiān)督力度不足、管理規(guī)范化程度不足、組卷分類混亂等問題，造成了工作混亂的情況。例如，有些單位為了節(jié)省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應(yīng)該分類、歸檔的部分文件資料。這可以說是檔案管理工作上的重大損失。

2.4 設(shè)備現(xiàn)代化程度不足，信息化進(jìn)程緩慢

之所以出現(xiàn)現(xiàn)代化程度不足的情況，更多地是因?yàn)槿狈Y金。有許多單位的檔案管理部門電腦設(shè)備落后、辦公條件較差、檔案管理依然是老樣子。例如，個別單位的檔案室十分簡陋，辦公環(huán)境較差，還有很多單位極度缺乏保護(hù)檔案的設(shè)備配置等等問題。由于硬件措施的不到位，所以直接導(dǎo)致了檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化方面的投入嚴(yán)重不足，沒有檔案管理軟件的輔助或者信息化管理軟件長期不更新。

3 解決措施

3.1 建立健全的檔案管理制度

首先，需要建立科學(xué)的檔案管理制度，使各種規(guī)章制度行之有效；其次，在建立檔案管理制度的過程中，盡量讓相關(guān)制度簡明扼要、簡單實(shí)用，不能走形式工程，這樣才能有效地發(fā)揮規(guī)章制度的方向指導(dǎo)作用；第三，要求制度中地位的平等性，在建立的相關(guān)規(guī)章下，要能做到既能管住職工又能監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的作用等。最后，規(guī)章制度，要獎罰分明，由于檔案部門是各種規(guī)章制度的直接管理者和重要執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度執(zhí)行時，要保障制度執(zhí)行時的公平性、合法性，務(wù)必要做到獎罰分明，功過明了。

3.2 提升管理水平

事業(yè)單位要提高對檔案管理的重視程度，定期組織事業(yè)單位人員學(xué)習(xí)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理方面的宣傳。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該加強(qiáng)這方面的檢查與指導(dǎo)，有意識地建立起一套規(guī)范化的可行的考核標(biāo)準(zhǔn)，推動事業(yè)單位檔案管理管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化程度穩(wěn)步提高。

3.3 加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)和人才儲備

首先，部門要確保相應(yīng)數(shù)量的有專業(yè)辦公經(jīng)驗(yàn)或者能力的專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并盡量保證檔案管理的人員穩(wěn)定。管理人員要求政治素養(yǎng)較高、要精通檔案管理業(yè)務(wù)，又具備能操作電腦技術(shù)進(jìn)行辦公和處理的高素質(zhì)人才來進(jìn)行檔案管理工作，同時為他們提供較好的發(fā)展平臺和較高的薪金待遇，促進(jìn)檔案管理隊伍的凝聚力的促成，形成一個較為穩(wěn)定的班子。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)提高工作質(zhì)量

檔案管理信息化程度提高的首要目的是為了合理利用資源、提高工作效率、方便檔案保存。新時代下對檔案管理的要求也相應(yīng)提高，為滿足這一需求，將先進(jìn)的電腦信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中就顯得勢在必行了。因此，首先需要相關(guān)事業(yè)單位建立互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)信息化管理模式，及時準(zhǔn)確地更新檔案信息，保證檔案本身的時效性；其次，需要相關(guān)管理部門利用新型的儲存工具，例如掃描儀、計算機(jī)等設(shè)備對檔案資料進(jìn)行妥善保存，并且運(yùn)用先進(jìn)的相關(guān)技術(shù)處理，將相關(guān)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，方便信息的保存與備份；最后，完善信息處理技術(shù)，將信息化與管理創(chuàng)新對接，開發(fā)新型的檔案辦公軟件，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率，達(dá)到檔案信息資源的共享，極大地提高了檔案工作的效率，同時還方便了民眾的查閱檔案時的需求，一舉兩得。

4 結(jié)語

在事業(yè)單位檔案管理過程中，始終要做到規(guī)范與靈活相統(tǒng)一、權(quán)益與職責(zé)相兼容、制定與執(zhí)行相并重三大原則，做好檔案管理工作，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視，需要專業(yè)工作人員的高專業(yè)水準(zhǔn)，需要組織的硬件措施，需要好的相關(guān)管理制度。只要做好了以上四點(diǎn)，事業(yè)單位就能做好檔案管理工作，也更加能做好事業(yè)單位的工作。