探討新形勢下疾控機構檔案管理的思路

劉 靜

（青島市黃島區疾病預防控制中心 山東 青島 266555）

1 引言

對于當前新形勢下，疾控機構要做好對疾病控制管理工作，就需要不斷優化和強化檔案管理工作，保證各項管理工作的規范化和制度化發展，使疾病控制管理工作能夠切實有效落實。疾控機構承擔著對疾病和傷害預防的重要使命，對于創造良好的社會環境和保障人民健康方面發揮著重要的作用。疾控機構檔案管理資料對于防病控病工作開展有著至關重要的作用，在當前形勢下，做好檔案管理工作，要能夠充分保證檔案的完整和真實性。

2 疾控機構檔案管理的重要性

疾控機構的主要工作是預防和控制各類疾病，保障人民的身體健康，以維持社會的穩定發展。疾控檔案是在日常工作中長期積累下來的各種經驗，對于疾病防控各項業務工作的開展起到重要的輔助作用。在疾病控制策略、相關疾病案例、疫情分析研判等方面提供相應的借鑒，有利于提升工作效率。因此，疾控機構的檔案管理工作是十分重要的，要做好此項工作需要不斷提升檔案管理水平，完善各項檔案管理的體制和機制，要能夠充分保證檔案管理的質量。

3 疾控機構檔案管理中存在的問題

3.1 人員配備不足、結構不合理

疾控機構的檔案管理人員多數是兼職，這在基層疾控機構尤為突出，而兼職檔案員的主要工作又多數是在辦公室做行政、文秘、統計、人事等其他工作，跟本沒有時間進行檔案管理，檔案管理工作基本處在應付狀態。在疾控機構做檔案管理工作的人員中，檔案專業出身的人員較少，高層次檔案專業人才則更少，存在知識結構不合理問題。以上原因導致了整體管理手段相對落后，部分人員對于檔案重要性、檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、歸檔及保管等業務了解不夠，使檔案管理工作存在很大的缺陷，影響了檔案的查考利用價值。

3.2 檔案管理制度不健全

在疾控機構的檔案管理工作中，缺乏完善的和相對統一的管理制度，在檔案的收集、分類和保管方面還是缺乏相應的規范制度進行約束，還有一些機構中的管理制度只是流于一種表面的形式，不能夠實際執行。而且對于檔案的整理和保管工作不能做到位，導致應用到相關檔案時，存在檔案的缺失和不完善。

3.3 對于檔案管理的重視度不夠

雖然檔案管理工作作為當前新形勢下的重要工作內容，對于促進疾控機構的發展起到重要的作用，但是一些機構對檔案管理工作的重視度還是不夠，沒有做好對檔案工作人員的培訓與管理，相關的管理人員由于缺乏專業的知識和技能，管理的效率相對比較低，這也是檔案管理過程中存在的一大誤區。還有很多的領導人員不能夠意識到檔案管理工作的重要性，只是對于管理流于一種表面的形式。

4 新形勢下疾控機構檔案管理的措施

4.1 建立健全檔案管理體制

要建立健全相關的管理機構，明確各自的工作責任，使組織中的人員能夠分工合作，共同完成檔案管理工作，為疾病控制中心的工作開展奠定良好的基礎。例如，疾控機構要成立檔案工作領導小組，以領導小組為核心，檔案室為主體，檔案室應配備專職檔案管理人員，各業務科室均配備兼職檔案員，使檔案管理工作落實到個人，形成檔案管理網絡，以實現對檔案管理工作的系統化和科學化管理。檔案管理網絡成員需要選擇對工作認真負責而且具備較高管理能力的高素質工作人員，同時需要明確說明工作性質，并對她們進行專業知識、技能和職業道德方面的培訓，以具備檔案人的素養與技能。

4.2 完善相應的檔案管理制度

對于疾控中心的檔案管理工作，需要充分完善相應的管理制度，能夠對各項管理工作進行約束，保證檔案能夠充分發揮作用。對于管理制度的完善，需要根據《檔案法》、《檔案工作條例》等法規結合疾控工作實際，自上建立一套“疾控機構檔案管理工作規范”（以下簡稱“規范”），使各級疾控機構可以參照執行。各級疾控機構的檔案管理工作圍繞 “規范”要求進行檔案考核工作，并實施獎懲。通過各項制度做到對檔案工作的合理化和規范化管理，保證檔案的真實和完整。

4.3 利用先進的技術做好對檔案工作的管理

當前信息技術的發展和廣泛應用，對于傳統的檔案管理方式造成一定的沖擊，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會發展的趨勢，在當前的檔案管理工作中，需要應用先進的信息技術進行管理，借助計算機管理的便利性來實現對檔案的有效管理。例如，建立一個以計算機為基礎的檔案管理模式，實現對檔案信息的收集、整理和歸檔分類等工作，這樣既能夠充分保證電子檔案管理的安全性，也有利于檔案管理過程中的查閱，促進了檔案的管理和利用。改進檔案管理的模式是促進檔案信息化管理的重要方式，也是對檔案優化管理的重要措施。而且信息化的檔案管理工作能夠實現信息資源的共享，實現檔案的有效存儲，通過建立完善的檔案管理機制，加強對檔案管理工作的約束，能夠有效提升疾控機構檔案管理服務水平。同時，還需要在管理制度、管理模式和管理手段方面進行不斷優化和調整，實現檔案管理的科學化發展，提高檔案管理的規范化和制度化。

5 結語

在當前社會發展的新形勢下，疾控機構需要切實做好檔案管理工作，確保檔案管理的真實、有效，利用先進的信息技術管理手段加強對檔案工作的有效管理，要能夠充分保證各項管理工作的有效落實，能夠為疾病控制工作提供相應的借鑒和依據，為大眾營造一個健康的和安全的工作環境，實現檔案管理工作的有效實施。通過完善相應的管理制度、管理模式等提高檔案管理的水平。

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