如何做好醫院行政檔案管理

李 迅

（南京鼓樓醫院集團儀征醫院 江蘇 儀征 211900）

1 引言

檔案實際上就是醫院發展歷史的記載，通過檔案可以了解醫院的發展史，檔案也是醫院發展現狀的寫照[1]。醫院要提高行政檔案的利用率，合理解決醫院行政檔案管理中存在的問題，并以檔案作為醫院進行決策的依據，提高行政檔案管理水平。

2 醫院行政檔案管理的特征

2.1 社會性

檔案是在醫院發展過程中逐漸形成的，檔案可以表現為以下幾種形式：一是文字，二是圖表，三是聲像，四是其他形式。社會性是醫院行政檔案的關鍵特征，醫院行政檔案是對醫院實踐活動過程和結果的記錄，并不是自然界發展的產物。

2.2 歷史性

檔案主要是記載過去醫院的發展形勢，而并非是對醫院未來發展形式的展望。當然，醫院行政檔案可以把醫院的發展歷史，發展現狀以及未來關聯在一起，保證醫院發展的連續性。

2.3 記錄性

檔案本身就具備記錄性的特點，這也是檔案區別于其他事物的本質，醫院行政檔案的特征也決定了檔案管理的目標和方向[2]。無論醫院采用何種檔案管理方式都必須建立在檔案特征基礎之上，體現出醫院行政檔案的價值。

3 醫院行政檔案管理開展對策

3.1 增強醫院行政檔案管理意識

很多醫院雖然也在開展行政檔案管理工作，但是很多醫院的行政檔案管理都只注重形式，沒有落實到實際行動上，即便是有些醫院落實到實際行動上，也沒有達到預期的效果，導致這一問題出現的主要原因就是醫院相關部門沒有認識到開展行政檔案管理的重要性，缺乏行政檔案管理意識。在新形勢下，要想實現行政檔案管理目標，醫院必須加大行政檔案管理宣傳力度，把檔案管理工作落實到實處，豐富行政檔案管理形式和手段，從醫院的實際情況出發有針對性的開展檔案管理工作。醫院行政檔案管理必須建立在國家法律法規基礎之上，加強法治建設，打破行政檔案管理原有的格局。醫院也可以不定期舉辦一些檔案知識比賽等等，讓醫院員工都能參與其中，各個部門要增強溝通交流，積極配合檔案管理部門開展工作，最終實現行政檔案管理目標[3]。事實上，醫院管理人員的管理意識對于行政檔案管理成效有較大影響，只有醫院管理人員增強行政檔案管理意識才能真正把行政檔案管理工作落實到實處。在醫院行政檔案管理中，醫院管理人員需要起到監督和引導的作用，輔助行政檔案管理人員開展共同，共同為醫院的發展而努力，貢獻出自己的一份力量。醫院管理人員必須給行政檔案管理人員一定的權限，允許醫院行政檔案管理人員參與到醫院重要決策討論中，提高行政檔案管理人員的工作熱情和積極性，增強凝聚力，能夠讓行政檔案管理人員把全部精力投入到檔案管理工作中。

3.2 加強醫院行政檔案管理隊伍建設

事實上，影響國內醫院行政檔案管理的因素非常多，其中國內編制就是影響行政檔案管理質量和效率的關鍵因素。國內編制要求醫院內部不允許設置過多的檔案管理人員，這在一定程度上限制了醫院行政檔案管理工作的開展。很多大型的醫院內部也就僅有3～4位檔案管理人員，由于檔案管理人數比較少，檔案管理工作分工無法進行細化，每位檔案管理人員都是身兼數職，檔案管理人員工作壓力比較大。除此之外，正是因為醫院沒有認識到開展行政檔案管理工作的重要性，醫院為了降低運營成本，并未聘請專業的檔案管理人員，很多檔案管理人員都缺乏實踐經驗，導致行政檔案管理水平比較低。在新形勢下，要想提高醫院行政檔案管理水平，醫院必須加大檔案管理人員隊伍建設，增強人員培訓意識，加大人員培訓方面的資金投入[4]。作為醫院的行政檔案管理人員必須了解醫院不同時期的發展動態，掌握一定量的信息和素材，編寫經典題目。醫院還必須完善檔案管理人員獎勵機制，對于表現優秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，提高檔案管理人員的工作熱情和積極性，增強檔案管理人員的責任心。檔案管理人員要在實際工作中互相幫助，取長補短，及時糾正彼此身上出現的問題，提高檔案管理水平。

事實上，醫院行政檔案管理并不是一項簡單的工作，需要行政檔案管理人員付出較多的精力和心血，檔案管理人員要自覺規范自己的行為，深度解析行政檔案管理工作的內涵，不定期對醫院行政檔案管理工作進行總結分析，并形成報告上傳給醫院管理人員，經常與醫院管理人員探討分析行政檔案管理中存在的問題，共同來商討解決對策。只有不斷總結，不斷分析，才能真正提高行政檔案管理水平。

3.3 健全醫院行政檔案管理制度

醫院在設置獨立檔案管理部門的同時也需要加強對行政檔案管理工作的監督和管理，醫院行政檔案管理目標需要與醫院發展目標相一致，把醫院行政檔案管理納入到醫院日常管理事務中，并合理制定行政檔案管理方案。檔案管理人員必須增強創新意識，提高自身的創新能力，豐富行政檔案管理形式和手段，增強服務意識，檔案管理工作實際上就是為醫院發展提供服務的，但是這并不代表行政檔案管理人員的地位比其他部門工作人員的地位低，各個部門必須尊重檔案管理人員，認可檔案管理人員的付出和努力，增強檔案管理人員工作的自信心，從工作中找到成就感，進而提高行政檔案管理水平。醫院行政檔案管理必須與時俱進，緊跟時代步伐，了解當前醫療事業發展形勢，行政檔案管理部門并不是獨立的，而是與其他部門關聯在一起，開創行政檔案管理新局面。現代醫院行政檔案管理并不是一種形式，必須落實到實際行動中。事實上，醫院行政檔案管理的范圍非常寬泛，涉及的內容也非常多，醫院必須為行政檔案管理工作的開展創設環境，并提供物質保障和支持，保證醫院行政檔案管理工作的順利開展。

4 結語

相比于傳統的醫院行政檔案管理而言，新形勢下的醫院行政檔案管理模式和手段更加新穎。在傳統的行政檔案管理模式下，醫院檔案管理手段比較單一，而且觀念比較陳舊，很多醫院也沒認識到開展行政檔案管理的重要性，導致檔案管理無法發揮出作用。在新形勢下，醫院行政檔案管理必須緊跟時代步伐，做到與時俱進，增強創新意識，創新行政檔案管理模式和手段，發揮出檔案管理在醫院發展過程中的作用，推動醫院的發展。當然，新形勢下的醫院行政檔案管理工作對于檔案管理人員的專業素養提出了較高的要求，檔案管理人員要增強服務意識，對檔案管理工作有正確的認識和理解，認識到開展行政檔案管理工作的重要性，明確自身的責任，從根本上解決傳統檔案管理模式下存在的問題，提高檔案管理質量和效率，實現檔案管理目標。醫院需要為行政檔案管理工作的開展創設環境，并加大醫院行政檔案管理宣傳力度，避免檔案管理形式化問題的出現，體現出醫院行政檔案管理的價值和作用。

[1] 孟乾.論新時期醫院檔案管理工作的現狀——泰安市婦幼保健院[J].科技視界，2014，(27)：190.[2017-09-19].

[2] 李小蓮.做好醫院檔案管理之我見[J].黑龍江檔案，2014，(03)：150.[2017-09-19].

[3] 程珍.如何做好醫院行政檔案管理[J].黑龍江史志，2014，(07)：136.[2017-09-19].

[4] 汪麗云.淺談中醫醫院文書檔案的收集和利用[J].辦公室業務，2014，(01)：62+64.[2017-09-19].