檔案工作與文書工作的有效結合性分析

姜 雪

（輝南縣信訪信息中心 吉林 通化 135100）

1 檔案管理工作結合文書工作勢在必行

檔案管理工作與文書工作之間通常具備極為緊密的聯系，隨著當前單位人員精簡力度的增強，在很大程度上對檔案管理人員綜合素質提出了新的要求，當前的檔案工作人員只有在提高檔案工作效率及服務質量的同時抓好文書管理工作才能更好的適應時代的需要。這是一個提升工作效率的機遇也是一場新的挑戰，也是當前檔案工作人員亟待解決的一道重要問題。

2 檔案管理工作和文書工作的結合點

2.1 檔案工作者要對文件和檔案進行綜合管理

檔案管理工作和文書工作最為主要的結合形式通常表現在檔案與文書工作存在千絲萬縷的聯系，檔案人員通常需要對文書資料開展立卷以及收集和整理，不僅如此還需要兼顧文書的后期檢索、統計以及保護等工作。在上述工作的任何一個環節出現問題都會導致整個工作質量出現問題，因此檔案工作者要對文件和檔案進行綜合管理，這是檔案工作與檔案管理工作的重要結合點，做好結合工作有助于最大限度減少工作中存在的失誤并提升工作效率。

2.2 檔案工作者應使用新技術來提升檔案管理工作質量

檔案工作者在開展文件的檔案化管理工作中，需要充分意識到文件資料的實際應用價值，并自覺通過目前流行的辦公自動化技術和電子檔案管理技術進行文件的統籌協調，從而盡可能優質有效的實現檔案的保存和共享，這一目標的實現，是檔案人員在做好文書工作和檔案管理工作進程中一條必經途徑。

2.3 檔案工作者應提升檔案信息的精確度和全面性

通常而言，檔案信息是否足夠詳實，檔案所記載內容是否精準都會關系到文書工作開展的科學性與準確性。也會對文書的工作思路以及參謀建議起到或好或壞的指導作用。檔案工作者在日常工作中如果可以提升檔案信息的精確度和全面性，必然能夠對自己科學有效開展工作提供前提與保證。也正是因為這個原因，文書工作與檔案管理工作出現了另外一個結合點，對于新時期的秘書來說，開展文書工作的同時把握好與檔案管理工作的結合是一項必須去做的迫切性工作，這也是不斷提升文書工作綜合水平的一個重要途徑，能否做好兩者的結合是當前文書工作是否合格出色的重要衡量標桿。

3 檔案管理人員提升文書工作專業素質的建議

3.1 檔案工作人員要不斷提高自身的綜合素養

作為檔案工作的重要組成部分，文書工作要求檔案工作人員不但具備相關知識技能，同時還應掌握必要的綜合素養。例如，當前的檔案工作應該對計算機技術有著充分的學習和認知，這不僅有利于文書工作的發揮，而且還能確保檔案管理的電子信息化，便于對檔案的整體把握和管理，進而為整個檔案工作提供更便捷的服務。此外，一些文件和檔案管理工作如果由一人操作，在后續的檔案管理工作中能夠最大限度的降低繁瑣的工作流程，減少文件登記上存在的各類問題，避免重復登記，對于提高文書和檔案工作效率具有積極意義。

3.2 培養自身的綜合分析以及應用的能力

在開展檔案資料整理及完善等工作中，檔案工作人員不但要對文件本身的內容和精神有著清晰的細節和把握，還需要對文件未來的歸檔和查閱工作負責，實現檔案的精細化管理。這就要求檔案工作者必須審時度勢，在日常工作中把握好文書工作和檔案管理工作的有效結核性，不斷提升綜合素質，不斷適應變化著的辦公形勢。此外在對年度文件和科室文件進行歸檔整理中進行高效的檔案檢索設置，可以實現通過檢索打印檔案目錄，進而節省大量的時間，使得工作效率再上新臺階。

3.3 檔案工作者應自覺在工作中突出文書重要性意識

檔案是對具備保存研究價值的各類文檔、數據、音像等信息所進行的記錄保存。重視檔案管理工作，確保檔案工作質量和水平，能夠為檔案人員的工作思路提供參考信息。因此，對于檔案人員而言，必須在工作中重視檔案的收集和整理工作，通過各個文書工作環節，不斷提升綜合工作素養。不僅如此，檔案人員還應加強信息資源共享領域的認知程度，伴隨時代和社會的發展步伐，當前對檔案管理工作的要求也越來越高，檔案管理工作的規范性和效率性都在不斷提升，檔案人員唯有不斷學習總結，結合自身單位的實際情形，方能創造性的開創文書工作與檔案管理工作相結合的全新局面。

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