轉變和更新觀念，強化檔案信息化管理建設

董建峰

（白城市衛生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

隨著科學技術的不斷發展，數字化信息化發展迅速，檔案管理應逐漸實現信息化管理，滿足經濟社會發展需求。信息化是檔案管理的最終方向，前加工、分析、分類和歸類是高效利用檔案信息的關鍵必須實現檔案管理信息化，提高檔案管理效率。筆者提出關于自己的看法和見解，促進檔案信息化管理的應用與發展。

2 轉變和更新觀念

2.1 樹立現代化管理理念

檔案管理必須緊跟時代發展與信息化發展的步伐。網絡技術的發展使之成為獲取知識的重要渠道，如檔案管理依然沿襲和秉承傳統管理理念，會影響檔案管理工作質量。所以檔案管理必須順應科技發展要求，樹立現代管理理念，合理運用相關科技設備和管理軟件，推動檔案信息化管理的進程。

2.2 樹立檔案信息社會服務化理念

檔案管理的最終目的是實現檔案信息化管理，樹立檔案信息社會服務化理念，采用信息化手段整理和儲存檔案數據資料，建立良性循環數據環境，為查詢與統計分析檔案信息提供快捷途徑，提高檔案信息化管理質量和水平，滿足社會需求。

3 加強經費投入，加強和提高信息化管理硬軟件建設和技術水平

3.1 加大經費投入，加強硬軟軟件建設

硬軟件是檔案信息化建設不可或缺的基本因素，是保證檔案管理系統正常運行的基礎和關鍵。要保證檔案信息管理系統和工作的順利開展，不需有足夠的經費作為支持，購置滿足標準要求的檔案管理硬軟件設施，這是尤為關鍵的因素。只有這樣，才能搞好檔案信息化管理建設，才能提高檔案信息化管理效率和工作質量。要保證經費全部用到檔案信息化管理建設中，不得擠占挪用，按要求采購相關設備和管理軟件，為檔案信息化管理建設提供物質保障。

3.2 建立檔案信息資源數據庫

數據庫是檔案信息化管理的基礎。在檔案信息化管理建設中，要建立并不斷擴展檔案信息資源數據庫，深入開發并合理配置館藏檔案信息及其資源，保證檔案信息資源數據庫數據的完整性、客觀性和及時性。

3.3 加強專業技能的培訓，提高管理者的綜合素質

人才是加快檔案信息化管理建設的關鍵因素。不斷推進的檔案信息化管理建設，對檔案管理人員的要求得到顯著增加。檔案管理人員不僅要具備專業管理知識和管理能力，還要能夠靈活運用各種信息化管理系統，在系統故障時能及時解決和處理，避免系統癱瘓或數據丟失現象的發生。

可見檔案管理者的專業技能和綜合素質在檔案信息化管理建設中舉足輕重，綜合素質的高低直接影響檔案信息化管理建設進程。所以，必須加強檔案管理人員應用新技術、新設備和新方法的培訓和教育，使之擺脫傳統管理方式的束縛；對新入職人員進行崗前培訓，不斷提高檔案管理人員掌握和管理信息化技術的技能，提高使用計算機和信息平臺的技能水平，不斷提高管理者的綜合素質，不斷提高檔案信息化管理的建設水平，滿足經濟社會協調發展對檔案信息化管理需要。

3.4 提高檔案信息化管理技術水平

檔案信息化管理需要信息技術支持，計算機技術是檔案信息化管理建設的基礎。隨著檔案信息化管理進程的不斷加快，檔案信息化管理面臨的問題越來越復雜，這需要我們采用先進的技術攻克難關。在互聯網環境下，檔案信息化管理要保證檔案信息的保密性與安全性，需要有先進技術的支持。要保證檔案的保密性與安全性，要增強檔案信息化管理人員的責任意識與保密意識。

4 構建檔案信息化管理體系

為滿足檔案信息化需要，應構建檔案信息化管理基礎設施和管理平臺并不斷得到優化和完善，構建檔案信息安全保障體系，不斷完善檔案信息化管理體系。

4.1 構建管理基礎設施

為保證檔案信息化管理體系的實效性和科學性，要構建管理需求的基礎設施，包括計算機、存儲器、顯示器、復印、掃描等硬件和編程、代碼維護、系統升級等程序軟件兩種系統。在構建基礎設施過程中，要投入大量的人力、物力和資金，實現檔案數字化信息化管理目標。

4.2 構建并完善檔案信息化管理平臺

檔案信息化管理體系可彌補傳統管理的缺陷和不足，完善其工作流程的繁瑣性和復雜性，方便利用者查詢、閱覽檔案信息資料，實現檔案信息資源共享。所以，在構建檔案信息化管理體系時，一定要構建并不斷優化和完善檔案信息管理平臺，檔案數據庫管理、查詢和維護系統構成管理平臺的整體結構，這樣才能充分體現管理平臺的存儲、查詢和維護等功能的優勢。

4.3 構建檔案信息安全保障體系

要建立健全和完善檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全保障措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合性信息系統防護體系，目的是實現檔案信息和管理系統的安全，確保檔案信息的安全性，是保護信息化網絡安全的最有效、最經濟的措施。安全保障是檔案信息化管理重點考察的問題，提高安全水平要從優化信息系統開始，信息系統優化需要專業系統設計人員有效監控系統的安全性，及時為安全漏洞打補丁；要確保錄入信息準確無誤，防止重要信息在掃描或錄入時發生交錯偏差。只有按照規則和相關要求使用檔案信息管理系統，才能確保檔案信息化管理的安全性，保證密級檔案安全。

4.4 不斷完善檔案信息化管理體系

為提高檔案信息化水平，要建立完善管理體系，制定檔案信息化管理總體規劃，推動檔案信息化協調發展。加強開發和應用檔案信息化管理應用軟件，檔案信息化管理每個步驟都應有其相應的標準，應制定工作規范，推動檔案信息化進程。

標準化和規范化是衡量檔案信息化管理水平的重要標志，是檔案信息化建設中的一項重要內容。要加強檔案信息化管理標準體系建設，實現科學管理。要規范有效管理檔案信息，制定規范的信息化管理制度，嚴格遵守相關制度和規范，保障按照統一規范開展檔案信息化管理，確保工作有章可循，有法可依，按照標準規范化管理檔案信息。

檔案信息化管理是經濟社會和科技發展的必然趨勢和選擇。在檔案管理過程中，要樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，規范管理行為，提高管理效率和管理質量。要加強檔案管理的標準化、數字化、安全化建設，推進檔案信息化管理建設，充分利用檔案信息化管理，實現資源共享，適應經濟社會發展的需要。

[1]黃群嬌.高校人力資源檔案信息化管理與建設[J].蘭臺世界，2015(14)：15-16.

[2]孫麗麗.檔案信息化管理中的安全問題研究[J].蘭臺世界，2014(20)：87-88.

[3]閻霓.淺析土地檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2016(6)：54-55.

[4]李歡.檔案信息化發展的探索與思考[J].蘭臺世界，2016(24)：44-46.

[5]劉旭.事業單位檔案信息化管理的有效途徑探析[J].黑龍江檔案，2017(2)：96.

[6]初錦繡.淺析檔案信息化管理的推進[J].黑龍江檔案，2016(1)：84.

[7]顏玉紅.事業單位檔案管理信息化建設策略探討[J].黑龍江檔案，2016(2)：95.