如何提高辦公室檔案管理科學化水平

（黑龍江日報報業集團 哈爾濱 150010）

一、現階段檔案管理的基本方法

與辦公室相關業務工作的資料收集、保存是辦公室檔案管理工作的重要內容。檔案具有事件的完整性和歷史的真實性，真實記錄某一人物或事件過程的，為后續相類似的工作提供借鑒與幫助。在規范化檔案管理工作中，收集與保存完整檔案與相關資料是管理工作重點。

近年來檔案電子化已逐漸被人們所接受和認識，但仍保留著紙質檔案，在絕大數領域具有電子檔案不可替代性。但是在使用、管理和保管紙質檔案的過程中，受管理制度和保管條件的影響容易發生受潮變質、損壞、丟失或燒毀等問題，一旦發生這些問題將造成不可估量的損失，造成有關事項無據可查，相關工作無法正常地進行和開展。

二、辦公室檔案管理中存在的問題

一是檔案種類較為繁雜。辦公室檔案涉及方方面面種類繁多，需要不同種類分類管理工作十分繁重。辦公室檔案形式多樣，以紙質（文字、圖片、表格）為主、還會有電子類音、視頻（磁盤、磁帶、光盤）等。需要檔案管理人員根據本單位的實際情況和工作實際，分門別類建立索引，按不同類別建立、存檔，使用時方能快速準確進行查找。二是管理方法傳統單一老舊。現階段很多檔案管理人員對檔案管理因襲守舊，絕大數情況下采用傳統單一老舊的方法進行整理，只是做到了保存，而沒有是進行完善有效的管理，檢索查找困難，形成了死檔案，缺乏鮮活性，人們無法進行使用。

三、提高辦公室檔案管理科學化水平的必要性

檔案對每個單位的各項活動全過程、每個人發展的歷史沿革及相關信息，都有至關重要的作用，辦公室檔案管理工作必須高效正常有序的開展。檔案管理工作科學化水平管理必須逐步提高，是保證實現社會進步的重要措施。為了讓每一個檔案都能夠變成活的資源，提高辦公室檔案科學化管理水平勢在必行。

四、提高辦公室檔案管理科學化水平的重要途徑

(一)對現有檔案管理方法進行變革

1.創新新時代檔案科學化管理理念。傳統管理檔案方法形式單一，與新時代檔案管理工作的要求存在較大的差異，對老舊傳統的檔案管理方法變革是大勢所趨，是現階段管理檔案工作的首要任務，必須提高檔案管理科學化水平，樹立現代科學化的檔案管理理念。

2.提供資金保障，購置管理設施。管理辦公室檔案科學化水平的提高，對檔案管理的設備也提出了較高的要求，根據檔案管理科學化的需求，配置硬件和軟件，提供資金支撐。按照檔案管理庫房標準建設各項防護設施功能完備專用檔案儲存室，在檔案管理室配置檢索專用的計算機和打印機設備等。

（二）電子化檔案與原始紙質類檔案相結合

電子化檔案的管理和使用隨著科技的進步必將越來越多，對紙質檔案管理提出新的挑戰。檔案管理方式轉變為電子數據化檔案與紙質類原始材料相結合的管理方法，提高了檔案使用效率。當前網絡安全環境極其復雜，對電子數據化檔案加強安全管理。對電子化數據檔案的數據進行加密儲存，堅決杜絕由于網絡安全漏洞等造成電子化數據檔案的損毀和丟失等問題的發生。按期對計算機服務器等電子管理設備進行垃圾清理和病毒的查殺，防止因網絡病毒侵入、垃圾文件堆積等原因造成檔案的丟失和管理系統中毒事件發生。

(三)增強管理檔案人員的科學化管理水平

管理檔案人員是檔案管理工作的第一責任人，時代變遷和單位活動的增加逐年增多了檔案管理的類別和數量，逐步提高了對檔案管理規范化的要求，對管理檔案人員的綜合素質提出了更高的要求。一是加強檔案管理人員的專業理論知識，為檔案管理人員提供全面業務知識的培訓，努力地提高檔案管理人員的專業知識理論；二是加強檔案管理人員職業道德和素養的培養，全面提升檔案管理人員的責任心、事業感和創造力，為全面做好檔案管理工作奠定思想基礎。

(四)建立完善的檔案管理制度，依法進行管理

檔案管理是否科學有序，關鍵在于是否建立了科學完善的檔案管理制度。管理檔案人員要完全依據國家《檔案管理法》并結合本單位實際情況全面建立健全完善的檔案管理人員崗位責任制和涉及各類檔案移交、分類保管、統計、借閱、利用、定密原則等檔案管理人員管理檔案的管理制度。用完善的制度規范檔案管理，實現依法依規科學管理。為確保檔案管理工作科學高效，必須從健全完善的制度方面明確檔案管理者的權利與責任，借閱使用人員應當遵守借閱規則，以制度全面規范檔案管理工作和借閱流程。

(五)全面增強管理檔案人員的責任意識

管理檔案人員要具備高度的職業感，站在對歷史負責的高度做好本職工作，科學規范地管理好每一份檔案。在新時代背景下，作為管理檔案人員，要改變對傳統檔案管理工作的認識，采取積極主動的措施改變傳統檔案管理工作中的缺陷，增強責任意識，準確發現問題的癥結，向領導匯報存在問題的情況并提出切實可行的解決辦法。為領導科學決策提供依據，全面規范檔案管理工作，提高工作效率。增強管理檔案人員工作意識的主要做法是：專門進行管理制度規范化的培訓。專業培訓要采用靈活多樣的方式進行，本著在學中練、練中學的原則，加強管理檔案人員交流工作經驗和方法，取人之長補己之短，應側重于培訓效果，增強管理檔案人員的責任意識。

（六）提高檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員要具有較高的技術性和專業性。工作中要注重檔案管理知識的學習，培養自身檔案管理意識，及時更新知識，參加上級檔案管理部門舉辦的專業知識學習班，了解和掌握最新的管理檔案方式方法和法規。在工作中遇到問題要及時查閱學習檔案管理方面的法律法規和專業書籍，指導實際工作，嚴格按照管理檔案的規范和要求管理檔案，逐步提高本部門的管理檔案的科學化水平。

結語

辦公室檔案管理工作對于每個單位來說都至關重要，必須將辦公室檔案管理工作擺在重要的位置上，全面提高管理檔案人員的專業素質和責任意識，加強檔案管理的科學化、實現一體化管理檔案新模式，做好相關的統籌規劃和安排，提高本單位辦公室檔案管理工作的效率。■