信息技術(shù)在社區(qū)教育檔案管理中的應(yīng)用

李亞嬌

（吉林省洮南市司法局 吉林白城 137100）

隨著社區(qū)教育工作的蓬勃發(fā)展，社區(qū)教育檔案管理工作也在有序發(fā)展進(jìn)步。隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理信息化成為國(guó)家社會(huì)信息化發(fā)達(dá)程度的重要標(biāo)志之一。在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，如何將信息技術(shù)應(yīng)用在社區(qū)教育檔案管理中，提高檔案信息共享度、提高檔案信息利用率，改進(jìn)傳統(tǒng)的社區(qū)教育檔案管理工作，逐步發(fā)展電子化檔案，應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。值得大家共同探索與思考。

一、當(dāng)前社區(qū)教育檔案管理現(xiàn)狀

社區(qū)教育工作起步較晚，個(gè)別部門對(duì)社區(qū)教育工作重視程度不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)；社區(qū)教育檔案管理規(guī)章制度尚不健全；社區(qū)教育管理檔案仍舊停滯在傳統(tǒng)的檔案管理中，側(cè)重紙質(zhì)文件的保存；社區(qū)教育檔案管理局限于收集保存鮮有開發(fā)利用；社區(qū)教育檔案管理人員缺少檔案管理知識(shí)技能、信息技術(shù)能力滯后。部分檔案資料保存不全、查詢不便。盡管有些基層單位已經(jīng)建立部分電子文件進(jìn)行了分類收集與整理歸檔，但仍未能建立覆蓋面較大的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。社區(qū)教育檔案管理工作面臨著不容忽視的困境和難題。

二、信息技術(shù)在社區(qū)教育檔案管理中應(yīng)用的幾點(diǎn)建議

1.實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存信息化。社區(qū)教育內(nèi)容方式多樣，包括在職人員的崗位培訓(xùn)、下崗失業(yè)人員再就業(yè)培訓(xùn)、老年人群社會(huì)文化活動(dòng)、弱勢(shì)人群提高生存技能培訓(xùn)、外來人群適應(yīng)城區(qū)社會(huì)生活培訓(xùn)、嬰幼兒教育、青少年學(xué)生的校外素質(zhì)教育，科普教育、家庭教育、法制教育、富余農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)教育等等。以往傳統(tǒng)的社區(qū)教育檔案內(nèi)容采集、信息查詢、檔案分類、檔案保存方式方法不能滿足當(dāng)前社區(qū)教育工作需求。在社區(qū)教育檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)手段，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，形成在日常工作中隨時(shí)建立電子檔案的習(xí)慣；規(guī)范檔案現(xiàn)代化的過程管理；可以使檔案內(nèi)容更加完整、生動(dòng)；讓檔案信息的查詢更加方便快捷；檔案分類更加清晰、準(zhǔn)確；檔案保存安全、保障。提高檔案建設(shè)管理現(xiàn)代化水平。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)社區(qū)教育教育檔案管理勢(shì)在必行。

2.搭建社區(qū)教育檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

在國(guó)家社區(qū)教育示范區(qū)、社區(qū)教育數(shù)字化先行區(qū)建立社區(qū)教育檔案信息管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)日益凸顯。搭建社區(qū)教育檔案信息管理平臺(tái)，平臺(tái)包含社區(qū)教育課程檔案信息庫以及社區(qū)教育師資資源庫、學(xué)員檔案信息庫、教學(xué)資源庫、公示教育發(fā)展規(guī)劃、展示教育教學(xué)成果等各類資源。結(jié)合實(shí)施“寬帶中國(guó)”戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+城市”“互聯(lián)網(wǎng)+科普”計(jì)劃，充分利用現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育體系，依托社區(qū)教育檔案信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)地區(qū)之間，城市之間，及各級(jí)社區(qū)教育機(jī)構(gòu)與城鄉(xiāng)社區(qū)綜合服務(wù)中心（站）、社區(qū)文化中心等機(jī)構(gòu)的資源共享，拓展社區(qū)綜合服務(wù)中心（站）的社區(qū)教育功能，推動(dòng)社區(qū)教育機(jī)構(gòu)與社區(qū)綜合服務(wù)中心（站）設(shè)施統(tǒng)籌、信息共享、服務(wù)聯(lián)動(dòng)。建立覆蓋城鄉(xiāng)、開放便捷的社區(qū)數(shù)字化社區(qū)教育學(xué)習(xí)公共服務(wù)平臺(tái)及體系。實(shí)現(xiàn)社區(qū)教育數(shù)字化學(xué)習(xí)資源共享，同時(shí)為居民提供線上線下多種形式的學(xué)習(xí)支持服務(wù)。達(dá)到社區(qū)教育檔案網(wǎng)絡(luò)暢通，資源共享的目的。

3.提高社區(qū)教育檔案管理人員信息化工作技能。社區(qū)教育檔案管理人員掌握信息化技能是實(shí)現(xiàn)社區(qū)教育檔案管理信息化的根本。同時(shí)決定了社區(qū)教育檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。社區(qū)教育隊(duì)伍是一支以專職人員為骨干，兼職人員和志愿者為主體的師資隊(duì)伍。人員素質(zhì)基礎(chǔ)整體向好，但檔案管理工作仍處于初級(jí)階段，工作方式較為傳統(tǒng)和落后，普遍缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化技能。為盡快適應(yīng)當(dāng)前社區(qū)教育檔案管理需求，由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化、信息化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。對(duì)社區(qū)教育檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃的信息化培訓(xùn)，提升信息化技能尤為必要。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等方面的知識(shí)。實(shí)現(xiàn)檔案登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、網(wǎng)絡(luò)傳遞、開發(fā)利用全部在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)。起到節(jié)約資源、方便查詢，存儲(chǔ)安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的作用。

4.為社區(qū)教育檔案管理信息化提供硬件支持。由教育部于印發(fā)并實(shí)施的《教育部關(guān)于推進(jìn)社區(qū)教育工作的若干意見》關(guān)于保障社區(qū)教育的經(jīng)費(fèi)投入中規(guī)定，充分發(fā)揮政府扶持和市場(chǎng)機(jī)制的雙重作用，建立以政府投入為主，多渠道投入的社區(qū)教育經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制。社區(qū)教育檔案信息化需要硬件支持。對(duì)檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設(shè)施，改善基層單位信息化設(shè)備老舊無法檔案的信息化的需求，升級(jí)電腦配置，完善其他配套設(shè)施，如掃描儀等，信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集，有效地保證電子化檔案的管理過程準(zhǔn)確有效，多元化的實(shí)現(xiàn)快速信息反饋和共享機(jī)制，全面地提升檔案工作的處理效率。以適應(yīng)檔案管理軟件的需求。

綜上所述，通過信息技術(shù)在社區(qū)教育檔案管理中的運(yùn)動(dòng)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的不斷改革和發(fā)展首先整合提高了資源，節(jié)約了人力、財(cái)力減少了投入的時(shí)間和空間；其次規(guī)范了社區(qū)教育檔案的管理，減小了檔案管理的安全隱患。提高了社區(qū)教育檔案的利用率同時(shí)擴(kuò)大了社區(qū)教育的社會(huì)影響，拓展了社區(qū)教育服務(wù)范圍。

社區(qū)教育是運(yùn)用本社區(qū)教育、文化等資源，面向本社區(qū)全體公民，以促進(jìn)本社區(qū)人的發(fā)展與社區(qū)發(fā)展為目標(biāo)的各類教育活動(dòng)。在信息化社會(huì)中，信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，信息服務(wù)越來越普遍，社區(qū)教育的信息化是必然趨勢(shì)。目前社區(qū)教育檔案管理與信息化技術(shù)相融合，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，但是信息技術(shù)在社區(qū)教育檔案管理中的應(yīng)用以致臻于完善不是一朝一夕能夠完成的，社區(qū)教育檔案管理工作在未來，還可以在檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展，探索建立更加安全高效、方便快捷的社區(qū)教育檔案管理工作體制機(jī)制。讓信息技術(shù)更好的服務(wù)于社區(qū)教育檔案管理，社區(qū)教育檔案更好的服務(wù)社區(qū)教育工作。