國外企業檔案和企業檔案管理研究綜述

馬雙雙+呂文婷

摘要：本文從年度、語種和期刊分布三個角度分析了1937年至2016年有關國外企業檔案和企業檔案管理的相關文獻，并以橫向時間為發展軸線將國外企業檔案和企業檔案管理研究劃分為起步、發展和成熟三個階段，并闡述了國外企業檔案和企業檔案管理研究的歷史演進具有理論研究與實踐研究并重、多元化社會力量逐步參與、企業檔案價值認知不斷拓展的特點，希冀對我國企業檔案和企業檔案管理研究提供有益啟示。

關鍵詞：國外企業企業檔案檔案管理

Abstract： From three angles of the year，the lan？ guage and the periodical distribution， the paper ana？ lyzes the documents about enterprise archives and enterprise archives from 1937 to 2016， according to the horizontal axis of time development. The his？ tory of its development is divided into three stages： starting， developing and maturing. And this paper analyzes the main research contents of each stage， obtains that the overseas enterprise archives and the enterprise archives management research evo？ lution process have three characteristics： the theo？ retical research and practical research are equally emphasized； diversified social forces gradually par？ ticipate； cognition the value of enterprise archives is continuously expanding and brings some benefi？ cial enlightenment to the research of our country enterprise archives and enterprise archives manage？ ment.

Key words： Foreign enterprises； Enterprise ar？ chives； Archives management

一、引言

企業是社會組織的一個重要單元，企業檔案作為檔案事業的重要組成部分，對其研究首先是在世界工業發達國家和地區開展起來的。我國對國外企業檔案的研究始于上個世紀八十年代，當時在檔案工作國際交流的推動下，檔案工作者在學術期刊上發表了一系列國外企業檔案工作考察報告、觀感、見聞等，以對美、日兩國的企業檔案工作介紹居多。這一階段的研究成果雖然學術性不強，但具有較強的實踐性和應用性，為我國企業檔案工作提供了有益的經驗參考。進入21世紀以來，隨著中國檔案學國際化視野逐漸拓寬以及信息獲取方式日益便捷，這一階段我國對國外企業檔案工作的研究向縱深方向發展，這主要體現在相關的研究內容不再局限于企業檔案基礎性的管理工作，而是深入到企業檔案國家戰略[1]、企業檔案宏觀管理體制[2]、企業檔案創造經濟效益和社會效益的方式[3]等方面，全方位、立體化地呈現出國外企業檔案與企業檔案管理的各個層面。

我國學者對國外企業檔案的研究成果主要集中在從微觀層面分析某一個或幾個國家的企業檔案發展狀況與管理模式，而未將研究視角提高到宏觀層面進行分析和總結。盡管國外企業檔案管理體制受到國家宏觀管理體制的影響和制約，但是各國對企業檔案和企業檔案管理的研究具有共性，因此本文以第一手外文文獻為基礎，以宏觀層面為視角進行歷時性分析，以期把握國外企業檔案管理的總體發展脈絡，開拓國內企業檔案管理的新思路，為我國企業檔案管理的發展提供借鑒。

二、文獻統計分析

檢索WOS、LISA、JSTOR和PQDT外文文獻來源數據庫，以“企業”和“檔案”的不同翻譯方式進行詞組組配，得到以下檢索式：TI=（"enterprise archive*" OR"business archive*" OR "company archive*" OR "es？ tablishment archive*" OR "enterprise record*" OR"business record*" OR "company record*" OR "es？ tablishment record*" OR "enterprise file*" OR "busi？ ness file*" OR "company file*" OR "establishment file*"），共檢索到與主題相關的外文文獻487篇。經人工篩選，剔除重復文獻和相關度低的文獻，共得到有效文獻273篇。

（一）年度分布

由檢索結果可知，國外企業檔案和企業檔案管理研究始于20世紀30年代，由于文獻年份跨度較長，為了清楚地呈現國外企業檔案和企業檔案管理研究的文獻年度變化情況，本文以5年為一個時間節點，將其劃分為15個時間段，從圖1可以看出，國外企業檔案和企業檔案管理研究文獻數量總體呈曲線分布，其中1981-1985年共有52篇，是文獻分布較多的時間段，根據文獻數量拋物線分布規律可將其劃分為1937-1970年、1971-2000年、2001-2016年三個階段。endprint

（二）語種分布

語種分布情況可以在一定程度上反映文獻的國家分布規律。如表1所示，該主題研究文獻共包含12種語言，說明全球范圍內研究企業檔案和企業檔案管理的國家和地區眾多，研究企業檔案的重要性普遍得到認可。其中以英語語種最多，共有241篇，占總文獻有效樣本量的88.3%，由于英語是世界上使用最廣泛的語言，以英語為主要語言的國家和地區重視企業檔案研究的狀況也更為普遍。除了英語之外，也出現了外文文獻相對數量較多一點的德語、荷蘭語、法語等語種，可以看出該主題的研究集中于歐洲發達國家，這與它們成熟的企業檔案管理實踐密切相關。

（三）期刊分布

國外企業檔案和企業檔案管理研究文獻類型主要有期刊論文、學術論文和會議論文等。其中，期刊論文數量252篇，占總有效樣本量的92.3%。本文選擇文獻數量分布排名前八的期刊進行統計。由表2可以看出該主題的期刊分布有兩個顯著的現象：第一，載有該主題文獻的期刊涉及不同的學科，以檔案學專業期刊為主，美國的檔案學期刊《美國檔案工作者》是載文量最多的期刊，共65篇，占期刊總量的25.8%，次之的是英國的《檔案工作者協會雜志》，共18篇；第二，《商業歷史》和《信息管理協會會報》載文量位列第三和第四，說明國外企業檔案和企業檔案管理研究注重與其他學科的交叉融合，拓寬了其研究范圍和研究視角。

三、研究內容的歷史性梳理

國外企業檔案和企業檔案管理研究可以追溯到20世紀30年代，研究成果以橫向時間的發展軸線為視角，依據不同時期的發展特點可將其發展歷程分為注重企業檔案微觀管理的起步階段、注重企業檔案宏觀管理的發展階段和注重企業檔案信息化管理的成熟階段。

（一）20世紀30年代——20世紀60年代：起步階段

最早有關企業文件管理的論述是1937年10月美國歷史學家Hower Ralph M.在《商業歷史協會會刊》中發表的《企業文件的保存》一文，該文主要闡述了四個方面的內容：第一，從企業、歷史學家、社會公眾三個角度闡釋為何要保存企業檔案；第二，有關企業購買、生產、發明、人事、銷路和廣告等不同類型的檔案應如何進行選擇和保存；第三，建議通過集中管理、立項和擇樣等方式來保存企業檔案；第四，保存企業項目檔案的執行需要立即開始。[4]該文探討了企業檔案和企業檔案基礎管理工作的重要性。從這一階段的相關研究來看，關注企業檔案的重要性和必要性，企業檔案的基礎管理工作，企業檔案在圖書館的保存等方面的內容。

1.企業檔案的重要性和必要性。Chaloner從經濟學的角度討論企業檔案保存的標準，認為企業檔案作為經濟史的源頭，對企業檔案的選擇性保存具有特殊的借鑒意義。[5]Davidson認為企業檔案包含的歷史信息對公司、歷史學家和公眾具有重要的教育價值，進一步探討了管理企業檔案的必要性。[6]

2.企業檔案基礎管理工作。Oliver Holmes認為不同的企業政策有很大差異，迫切需要對當今大公司的檔案政策和實踐做調查研究，并且建議在公認的工業區通過行業或管理貿易協會建立合作托管中心。[7] King認為活躍企業的文件是很難獲得的，因為企業通常寧愿保留或銷毀文件，而不愿將信息泄露給競爭對手。最常見的企業檔案是那些已經倒閉的企業，因此收集企業檔案時應具備耐心、勤奮和堅持不懈的品質，以獲取不同類型的企業歷史文件。[8]

3.企業檔案在圖書館中的保存。Chaloner認為1920年之前，英國在過去250年的經濟生活中產生了大量來自政府部門的檔案、議會調查委員會的報告和皇家委員會的藍皮書，它們作為具有經濟歷史淵源的商業記錄應在圖書館中選擇性保存。[9]Lovett認為1955-1956年美國檔案工作者協會企業檔案委員會主席和其他成員大都是圖書管理員，隨著對企業歷史意義認識的提高以及企業本身對企業檔案的關注，該委員會應開始收集保存在圖書館的企業檔案信息。[10]

（二）20世紀70年代——20世紀90年代：發展階段

進入20世紀70年代以后，國外企業檔案和企業檔案管理研究得到持續發展，到80年代中后期，受世界經濟局勢的影響，英國、德國、意大利、西班牙等大批西方國家開始實行大規模的國有企業私有化，國有企業成分日益復雜。相應地，學界對于企業檔案和企業檔案工作的研究也進入一個新的階段，研究范圍較廣、研究主題眾多。這一時期的研究內容集中于不同國家企業檔案和企業檔案管理研究現狀，企業檔案和企業檔案管理研究具體案例分析，企業檔案與企業文化、企業記憶的關系等方面。

1.不同國家企業檔案和企業檔案管理現狀。美國、英國、加拿大、澳大利亞、新西蘭、以色列、印度、捷克斯洛伐克等國家均有學者發文探討本國的企業檔案和企業檔案管理現狀。其中，英國和美國的相關文獻立足不同視角更具有代表性。Smith和David總結了美國企業檔案的發展史，并以表格形式按照時間順序列出了美國在1943-1979年建立的企業檔案館。[11]Charman和Derek認為英國的一些大公司（Pilkington，BP，BSC）聘請了專業人員來管理他們的檔案，檔案保管員越來越多地參與指導保留和保管新產生的文件。[12]

2.企業檔案和企業檔案管理具體案例分析。Green以匯豐集團近期的經驗為例，探討了影響現代跨國企業檔案發展的因素，以及跨國企業檔案集權的優缺點、檔案保存地點的重要性、跨國企業收購政策的激勵因素、跨國企業檔案與其他保管人之間關系等問題。[13]Sylge和Garland對英國倫敦吉尼斯檔案與記錄中心的公司檔案管理員和文件經理Sue Garland進行采訪，對吉尼斯公司所存檔案的起源、角色、檔案內容、用戶查詢需求以及獲取檔案信息的方式進行了討論。[14]endprint

3.企業檔案與企業文化、企業記憶的關系。利用企業檔案進行歷史學的相關研究成為熱點，并上升到企業文化建設的角度，如諸多學者關注馬尼托巴省檔案館的哈得遜灣公司檔案對研究加拿大歷史的作用，其中Simmons在他的學位論文中調查了哈得遜灣公司的檔案管理歷史，在20世紀早期，該公司就意識到它的歷史受到越來越多的學者的訪問和關注，其歷史和文化也可以成為寶貴的營銷資產，因此該公司試圖采取各種措施追求企業營銷和文化目標。[15]也有學者從歷史學的角度關注企業記憶的構建，以更好地發揮企業檔案的歷史價值。Saretzky和Gary認為美國企業逐漸認識到企業檔案對企業歷史的重要性，通過口述歷史項目構建企業記憶的興趣日漸增長。[16]

（三）21世紀至今：逐步成熟階段

進入21世紀以來，隨著信息技術的進步以及企業檔案類型和數量的增多，國外對企業檔案和企業檔案管理的研究逐步深入，研究內容也相應的出現了變化。這一階段的研究主要集中在新世紀企業檔案管理的挑戰和機遇，信息化背景下企業檔案風險管理，企業檔案系統和軟件開發中的技術應用等方面。

1.新世紀企業檔案管理的挑戰和機遇。Cobbin認為將先進的數字化技術應用于會計和企業檔案，為會計和歷史學家創造了新的機遇。他結合澳大利亞注冊會計師協會和會計領域學者Raymond Chambers在悉尼大學任期內積累下來的這兩類重要的數字化檔案，探討了企業檔案面對數字化的機遇、挑戰和注意事項。[17]Gray認為應通過更有活力的方式來適應當前企業業務和檔案工作的需求，提出支持這種轉型的模式取決于兩個先決條件：一是，相關業務必須克服傳統的檔案定義；二是，企業檔案不能被視為被動的負擔，而應視為財務和制度方面的資產。同時總結強調，紙質檔案在互聯網世界和“無紙化檔案館”方面仍將發揮重要作用。電子檔案容易丟失的特性使得檔案學科更加重要。[18]

2.信息化背景下企業檔案風險管理。在英國檔案管理協會2003年年會，有學者提出用工具來衡量一個企業每個部分的風險和風險的臨界點，以降低災難發生時產生破壞的嚴重性，文件管理人員的技能和經驗是至關重要的，如果運用得當，將為更廣泛的檔案管理方案帶來好處。[19]Seol Moon-Won和Lee Haein進一步探討了企業檔案信息管理的電子證據風險和防范的措施。[20]

四、國外企業檔案和企業檔案管理研究的歷史演變特征

（一）理論研究與實踐研究并重

從上述分析來看，國外企業檔案管理研究具有理論研究與實踐研究并重的特點。在實踐層面，20世紀初，隨著資本主義壟斷經濟的發展，歐洲出現了資本主義壟斷企業建立的新型檔案館——經濟檔案館。德國克虜伯公司于1905年成立的檔案館是世界上第一個企業檔案館，此后，瑞士和荷蘭等一些歐洲國家還相繼建立了區域性經濟檔案館；20世紀中葉以后，大部分的其他歐洲國家、加拿大、澳大利亞等也紛紛開展企業檔案管理工作。在理論研究層面，可以了解到，國外企業檔案的研究始于20世紀30年代，研究內容點多面廣，擅長用案例和數據總結經驗，注重從實踐視角深化對企業檔案和企業檔案管理理論的探討，從對企業檔案重要性的意識覺醒到強調企業檔案宏觀管理再到企業檔案信息化建設歷史演變的三個階段來看，具有實踐和理論研究并重的特點。

（二）多元化社會力量參與

國外企業檔案的管理除了各級檔案行政管理部門之外，還注重高校、各類企業檔案協會（委員會）以及以營利為目的的服務組織等多元化社會力量的參與。首先，國外非常重視發揮高校在企業檔案資源保護中的作用。早在1916年，美國哈佛大學商學院首創系統保存企業文件的[aa1]先例，收錄了自十九世紀中期以來有關企業檔案的成果和案例，此舉得到華盛頓大學、加州大學、科內爾大學的競相效仿。其次，1925年哈佛成立的商業歷史協會、1934年英國成立的商業檔案委員會、1938年成立的商業檔案委員會等不同協會（委員會）相繼成立，作為企業檔案學會（委員會）在一定程度上承擔著企業檔案管理工作的職能，并增加了企業檔案工作者的身份認同感。最后，以1951年成立的美國鐵山公司為代表的檔案業務外包營利服務組織成為輔助企業檔案管理工作的有效手段和有益補充。多元化社會力量的逐步參與，為國外企業檔案管理不斷注入新的活力，也引發了企業檔案管理模式的積極探索。

（三）企業檔案價值認知拓展

國外企業檔案和企業檔案管理研究始終關注企業檔案價值的探討，從企業檔案的雙重價值擴展到經濟價值和文化價值。20世紀80年代以前，國外學者對企業檔案價值的研究主要體現在雙重價值論，即注重企業檔案對企業自身的價值和對社會、公眾的價值。20世紀80年代以后，有學者提出要把企業檔案納入企業資產，作為企業資產不可分割的一部分。不同種類的企業檔案在廣告、運營、物業管理、公共關系和教育等方面發揮著市場潛力，充分利用企業檔案，可減少企業支出，間接創造企業經濟效應，實現其經濟價值。其后對經濟價值的研究逐步深入。與此同時，有學者進一步指出企業檔案和企業歷史的深層次關系，企業檔案在構建企業記憶、呈現企業發展歷程方面具有不可替代的作用，又開始強調企業檔案的文化價值研究。國外對企業檔案價值認知的不斷拓展，有利于企業檔案研究內容體系的完善，并發揮著指導企業檔案工作實踐的作用。

五、啟示

與國內相比，國外企業檔案和企業檔案管理研究早了50余年，其研究內容和范圍不斷深化和拓展，呈現了較為清晰的發展脈絡，其實踐經驗和理論研究成果對我國具有一定啟發和借鑒意義。

1.實踐探索和學術研究應同時并舉。企業檔案和企業檔案管理研究的實踐性較強，是在科技檔案研究不斷深入的基礎上形成的領域。我國檔案學者對國內企業檔案管理的研究在管理體制、機構設置、管理過程、標準化和信息化建設等方面已有所建樹，但總體來看，相關理論研究要滯后于實踐探索。理論研究具有前瞻性和引領實踐發展的作用，應加強企業檔案和企業檔案管理的理論研究，不斷促進企業檔案和企業檔案管理實踐的發展。二者應齊頭并進，相輔相成。endprint

2.探索多元化社會參與模式。目前，我國企業檔案管理主體是企業檔案館（室）、地方各級各類綜合檔案館和工商檔案管理中心。應妥善消除行政因素的影響，鼓勵社會力量參與企業檔案管理。國內企業應立足現有的檔案管理模式，積極借鑒國外企業檔案管理多元主體參與模式，激發企業檔案管理的活力。

3.拓展企業檔案價值的研究邊界。國外企業檔案資產理論和企業記憶理論研究較早，而我國相應的研究始于21世紀初期。應積極拓展企業檔案價值認知的廣度和深度，并構建相關的理論研究體系。國內企業可吸收借鑒國外的研究成果：一是確認企業檔案作為企業資產的合法地位，構建中國特色的企業檔案資產理論；二是借助企業檔案構建企業記憶及其理論體系，傳播企業文化。

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