精益求精是匠心
——云南省檔案數字化質量管理紀實

■ 楊健生

2018年上班第一天，對云南檔案數字化工作有著不一樣的意義，雖沒有儀式，也沒有宣言，但經過十年如一日的不懈努力，云南省檔案館的館藏檔案數字化工作就此跨入最后的攻堅階段，終于突破數十年來困擾我們的檔案查閱利用難題，面對檔案排架長度超三十公里的海量館藏，實現精準查詢及便捷利用，可以3秒準確找到檔案，1天完成一個人物年譜簡編，3天完成一本專題檔案匯編。同時，全省數字檔案館建設也進入到示范引領階段。

今天，云南省檔案館已經擁有近1億頁數字化檔案，位居全國前列。全省國家綜合檔案館數字化檔案總量超過4億頁。2017年12月下旬，楚雄州檔案館成為西部第一家、全國第十六家“全國示范數字檔案館”。在經濟欠發達、人才短缺、基礎薄弱等困難面前，云南檔案人迎難而上，死死扭住數字化戰略方向，終于積沙成塔，形成數量龐大、價值獨特的數字檔案資源，全面覆蓋云南百年歷史，容納過去100年云南每一天發生的重要事件，記錄過去一個世紀中每一個在云南有一定影響的人物。我們可以自信地講：云南的數字檔案資源已初步具備為總結經驗提供素材，為發現規律提供智慧，為延續歷史提供憑據，為各項工作提供保障的能力。

查詢電子檔案

數量龐大當然值得高興，但更欣慰的是我們找到了確保檔案數字化質量的有效方法。質量是產品的靈魂，只有高品質的數字化成果才能滿足精細管護檔案的需要，才能實現精準查詢利用，支撐起信息時代的檔案服務。我們追求高品質檔案數字化成果的道路曲折漫長，在不斷的否定和持續完善之后，終從探尋檔案數字化質量管理的迷途中突圍。回首走過的歷程，一個個瞬間，如同闌珊處的點點燈火，標記下我們留下的腳印，也點亮我們的未來。

“完美”的質量管理體系

2014年，剛過完春節，一本登記冊擺到我們面前，這是自2009年開展數字檔案館建設以來，檔案利用工作中發現的數字化檔案錯誤登記，記錄的錯誤有200余處，目錄錯字、目錄與圖像對應不符、圖像不完整、漏掃等，涵蓋所有不符合質量要求的類型。

怎么看待這一現象？

多數同志認為，這樣低的錯誤率是非常可喜成績，因為當時我們完成的檔案數字化總數近5000萬頁，4年下來，所登記的錯誤僅占總數的百萬分之四，如果按錯誤類型分別測算，各類錯誤率幾乎可以忽略不計。

可行性研究報告

有的同志對以上觀點進行論證：這么低的錯誤率體現我們自啟動數字檔案館建設時，就高度重視的科學精神。我們組織具有工程項目咨詢甲級資質的機構，牽頭數十名專業人員，形成近10萬字可行性研究報告，并通過省發改委組織權威專家論證，對項目建設中的技術、質量管理等進行了嚴密的規劃，設置完善的制度和管控措施。我們配備足夠數量的監管人員，經常檢查和督促數字化公司落實“工作流程單”管控制度，實施后一流程監督前一流程質量，以及最后總質檢把關的檔案數字化加工過程質量管理體系。我們建立有專家質量驗收制度，以1萬卷檔案為一個批次，從全省隨機抽調專家，抽查20%數字化成果，合格率達到98%以上，才通過驗收。我們從前期規劃、制度設計、加工管理、監督措施和驗收保障等方面，構建起覆蓋數字化加工全過程的質量管控體系，這個體系很完備，值得信賴。

有的同志進一步闡述：2012年我們成立課題組，依托已經開展的2000萬頁檔案數字化加工質量管理經驗，形成“檔案數字化質量驗收標準體系研究”課題成果，獲得2013年度國家檔案局優秀檔案科技成果二等獎，省內外很多檔案館都向我們索要研究成果，《中國檔案》雜志還在2014年1月刊登該研究成果介紹，向全國推廣。隨著抽調專家參與驗收，這套辦法在全省應用，同樣行之有效，我們的檔案數字化質量管理不容懷疑。

最后大家認為：盡管質量已經非常好，但“勿以善小而不為”，要正視出現的錯誤，要好上加好，遂第一次調整質量驗收方法：一是質量驗收抽查比例提高到25%；二是吸納課題評審時，資深檔案專家提出的建議，采用“定長抽樣法”選取驗收檔案。

提高5%的抽查比例大大增加驗收工作強度，但工作辛苦亦當然，因大家都知道“梅花香自苦寒來。”驗收專家自覺將驗收工作的時間延長到晚上9點，連續開展了3批次數字化成果驗收，均取得滿意的合格率。

我們很迷茫

很快就到了2015年，春節后，兩份過去一年使用數字化檔案所發現的錯誤登記冊又擺在面前。“檔案利用工作登記錯誤200余處”“開放鑒定和數轉膠工作登記錯誤300余處”，錯誤數大幅增加。數字化中心的所有人臉色陰沉，一年的辛苦努力卻得到這么個結果，“好上加好”去哪里了？

“數字化公司人員變動頻繁，新手太多，業務能力下降。”

“數字化員工都想當老好人，后一環節監督前一環節質量流于形式，公司還大幅減少總質檢，降低成本，造成加工環節質量管理水平下降。”

“有的驗收專家同情數字化公司工作人員，認為他們工作辛苦，待遇不高，擔心驗收不合格會影響他們生活，有時發現錯誤只讓公司修改，卻不計進質量驗收錯誤率。”

“質量驗收抽查比例還是太低。”

“有的數字化公司走邪門歪道，利用協助調取抽驗檔案的機會，私自記錄驗收專家調卷單，集中大批人員針對被抽查檔案進行突擊改錯，打了驗收專家一個時間差，蒙混過關。”

大家仔細回想發現的一些現象，最后將問題聚焦到質量驗收工作環節，認為質量驗收是保證質量的要點，我們的驗收方法總體上沒有大的問題，但在執行環節存在一些漏洞，決定第二次完善質量驗收辦法：一是將質量驗收抽查比例提高到30%，每天驗收工作時間延長到晚上11點；二是驗收專家不直接與公司發生聯系，錯誤登記表由驗收專家簽字后，交數字化中心嚴格計算合格率并統一向公司反饋；三是嚴格監督，禁止數字化公司人員記錄驗收專家調卷單。

民國檔案文件級目錄制作質量驗收報告

隨即我們使用調整后的專家驗收辦法連續組織了2批次質量驗收工作，所發現的錯誤率較過去略有上升，但合格率仍在99.9%以上，并沒有本質的變化。在數字化公司的人員結構、工作流程等基本面沒有發生明顯變化的情況下，這個結果意味著我們所完善的驗收方法，沒有起到提高數字化成果質量的作用。

我們追求沒有最好只有更好的努力又一次失敗！“我本將心向明月，奈何明月照溝渠。”我們茫然了。

站在崩潰的邊緣

盡管挫折已經給我們上了一課，發出“窮冬急風水，逆浪開帆難”的警告，但挫折也明白告訴我們，曾經信心滿滿的檔案數字化質量存在問題，必須“逆水行舟用力撐”，爭取質量管理的突破，否則“一篙松勁退千尋”的景象就可能發生。然而問題到底藏在哪里？數字化中心再次分析情況，展開激烈討論：

“質量驗收中用計算錯誤率的方法來衡量質量水平不夠科學。一是提交驗收的數字化成果基數太大，所發現的錯誤數一放進去，錯誤率就是一個很微小數字，形成合格率很高，但實際錯誤量不少的反差；二是把合格率作為質量管理的標尺，實際是一種數字游戲。發現的錯誤是不是被準確登記？計算錯誤率以什么為基數？發現的錯誤點放到那個項目上計算錯誤率？這些都有很大的“靈活掌握”的空間，所以驗收計算的合格率不能嚴謹反映檔案數字化成果的質量水平；三是對整批檔案計算合格率，當質量問題集中存在于某一部分成果的時候，因整體錯誤率較低，掩蓋了該部分成果錯誤相對較多的問題。”

“我們的質量驗收主要以人工抽查為主，對于數據格式、文件損壞、畫幅數量計算等檢查，存在盲點。”

根據查擺問題所分析的原因，我們第三次完善專家質量驗收方法，放棄計算合格率，改用“規定具體的錯誤數量上限”作為驗收把關的標尺。具體操作方法調整為：以1萬卷左右檔案作為一個驗收批次，再以連續的500卷檔案為一組，每組由一個專家采用“定長抽樣法”抽查30%，當任意一個檢查項目的錯誤量累計超過規定數量時，則該組全部打回公司，且不告知具體的錯誤點，由其全部質檢并完善后，重新提交驗收，直至合格。同時，與有關信息技術公司合作，開發檢測軟件，對人工不便檢查的圖像數量、掃描參數、文件格式、掛接準確性、目錄完整性與規范性等進行技術檢測。

2015年9月，我們使用調整后的專家質量驗收方法又組織一次驗收，很快就見到了效果，專家們不斷傳來“捷報”，每天都有提交驗收的成果被打回公司，到第7天，該批次檔案總共被分為21組，竟有13組被打回，剩下的3天，專家們悠閑地品起咖啡，享受了一次前所未有的輕松。然而，面對這樣“前所未有”“優異”的質量驗收水平，數字化中心卻傻眼了，因為公司已經無力完成改錯，在規定時間內重新提交驗收，而且即使延長1個月也無法完成，更令人遺憾的是，技術檢測軟件這個大魔王還沒有“上陣”展示威力，本次質量驗收工作就已經難以為繼。

真是個令人尷尬到無地自容的結局！

“都怪數字化公司，不嚴格管理，平時耍滑頭，害己害人！”

“我們的要求太高了，都是人嘛，哪能不出錯。要突破人的極限，只能是一種境界，不能作為普遍要求，追求不可能完成的任務，就是自己為難自己，瞎折騰！”

檔案數字化專家驗收

“就是，還不停的加班，周末也要上班，這下好了，自己把自己折騰得里外不是人。”

“合格指標不算高，現在是把畫幅數作為基數來測算，所以覺得要求高，但如果把文件份數作為測算基數，就驗收所發現的錯誤數量來推算，我們形成全部數字化成果至少有上萬件存在大大小小的毛病，這樣的質量水平恐怕不能容忍！”

“我們每年1000萬頁甚至1500萬頁的檔案數字化加工進度太快了，搞這么快，超出了質量管理能力，所以才出問題，還是要實事求是，慢工出細活！”

“慢下來？不可能！還有那么多檔案需要數字化，難道用數字化引領檔案事業跨越發展只是我們掛在嘴上的口號？如果慢下來，我們還怎么抓住發展的機遇！”

數字化中心的同志們激烈討論甚至爭吵起來。體無完膚的挫折讓我們懷疑一切，望著窗外灑落的瀝瀝苦雨，徒有秋風悲畫扇，最后只剩下沉默。

邁步重頭越

管好質量是我們的責任，挫折再大，對高品質的不斷追求還要繼續下去，更重要的是要直面問題，把自己擺進去，放下面子，打開里子，找問題的根源。2015年歡樂的國慶節來得正逢其時，我們得以冷靜下來思考。收假后，局領導找數字化中心負責人談話：

“假期里我每天都在思考。”他凝重地講：“能暴露質量管理中的問題是好事，說明我們以前的工作有短板，也證明質量驗收是總攬檔案數字化質量的關鍵。”

數字化加工場所

“從目前的情況來看，不是嚴格要求錯了，也不是合格指標高了，更不是數字化加工進度快了，相反我們的質量還是不夠，把關的力度還不夠嚴，加工進度距離事業發展需要還有差距，于此我們要有清醒的認識。”

“要敢于否定自己。出現問題的原因就在質量驗收的具體方法，一言概之，就是不實。一是分批驗收不能壓實責任。積累一定成果數量，分批驗收，滯后于數字化加工進程，所驗收的實際是幾個月前的數字化成果，公司人員流動頻繁，只需考慮眼前，不會關心長遠，因而質量驗收的壓力不能及時有效轉化為公司人員的責任，特別是難以成為一線員工的責任，所以加工過程質量管理一定會出現松懈，問題積少成多，積重難返；二是按比例抽查驗收看上去合理，實則經不起推敲。應該抽查多大比例？具體抽查哪些對象？抽查的對象是不是一定會覆蓋錯誤點？錯誤會聽指揮進行理想的平均分布？這些疑問都不能得到科學的答案，所以按比例抽查驗收并不能保障檔案數字化成果的質量水平。”

“檔案數字化工作要以零錯誤為目標，質量驗收是盡可能接近這個目標的措施，而不是為了得到驗收工作數據。”他對下一步質量管理提出意見：“質量驗收不搞抽查，要與數字化加工進程同步，要100%檢查和改錯，驗收結果要由數字化中心及具體實施人員共同承擔責任。通過質量驗收的數字化成果，每積累一個硬盤（2T），立即移交，使用軟件進行技術檢測，100%通過才算合格”。

隨即數字化中心第四次完善質量驗收方法，實施監管人員與數字化加工過程同步的100%質量驗收制度。確定公司每完成50至100卷/盒檔案數字化加工，就有序提交監管人員進行質量驗收，監管人員逐件逐頁進行人工質量檢查，數據管理人員使用軟件進行技術檢測，雙重把關，再由公司逐個修改錯誤，最后由監管人員和數字化中心簽字蓋章出具質量驗收報告，做到第一時間發現問題、反饋問題和改正錯誤。同時還建立保障措施，實施數字化加工調卷量精準管控制度，規定數字化公司調用的檔案不得突破規定數量，如庫存量達到上限，則必須將通過質量驗收的檔案歸還，才能新調用一定數量檔案，以督促公司嚴格管理加工質量，并及時、有序提交驗收。

到2016年3月，按100%質量驗收的要求，監管人員基本消化完新辦法實施之前存量數字化成果，質量驗收全面實現與數字化加工同步。新的質量驗收辦法產生立竿見影的效果，檔案數字化加工安全、進度與質量管理得以協調推進，數字化公司的加工工作平穩、高效運行，成本得到有效控制，更令人高興的是，2017年初，各處室提交的數字化檔案錯誤登記中，只有1個為新質量驗收辦法實施后的形成數字化成果。

至此，我們全面放棄曾經廣獲贊譽的分批組織專家驗收、按比例抽查、計算合格率的質量驗收方法，完成自我否定、自我完善的痛苦過程，重新建立起一套以“零”錯誤為目標的數字化成果質量驗收方法。之后，我們又根據監管人員工作任務過重，難以持久的實際，引進質量監理公司代替監管人員實施驗收工作，監管人員轉為隨時檢查監理公司驗收成果。繼而又發現的數字化公司減少質檢人員，將質檢工作轉嫁給監理公司新問題，又補充建立“質量問題打回”的控制措施。在質量驗收過程中，監理公司和監管人員經常對發現的問題進行階段性分析，及時向數字化公司反饋、提醒，并進行業務講解、培訓。我們終于實現質量驗收工作與數字化加工緊密銜接，形成各負其責、相互配合、協調統一的質量管控機制，得到經得起實踐檢驗的高品質成果。

民國檔案查閱系統

同步驗收

“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。”我們雖找到一套盡可能接近“零錯誤”的檔案數字化加工質量管理辦法，然而艱苦探索之路，讓我們深知質量管理之路永無盡頭。今年，我們將借國家檔案局開展的副省級綜合檔案館業務建設評價之機，對實施新質量驗收辦法之前形成的6000萬頁檔案數字化成果進行一次100%的質量檢查和完善，巨大的工作量前所未有，也一定會有新問題在不遠處等著我們，但無論會發生什么，都不會再讓我們茫然無措。因為我們已經懂得：做好檔案數字化質量管理，不需要炫目的理論，要的是精益求精的工匠精神；不需要復雜的流程，要的是落到實處的責任；不需要花哨的統計，要的是樸實無華的勤奮；不需要精確到小數點后多少位的數據，要的僅僅是簡簡單單的“零”。歸根到底，做好檔案數字化質量管理，就一個“真”字功夫，做好檔案工作也就是這樣而已。