關于醫院檔案管理工作創新的探討

韓英蘭

doi：10.3969/j.issn.1007-614x.2017.30.104

摘要 伴隨著社會主義的變化，我國的醫療事業也在不斷發展，醫療行業的競爭也逐漸激烈，醫院若想在日益激烈的競爭中取得優勢，就必須提高自身的管理水平。在醫院的管理中，檔案管理占據著重要的位置，檔案管理與醫院的管理水平之間有著密切的聯系。本文首先分析了醫院檔案管理工作的意義，同時闡述了醫院檔案管理工作存在的問題，最后總結醫院檔案管理工作的創新措施。

關鍵詞 醫院；檔案管理；創新；意義；存在問題

創新是社會發展的動力，是國家發展的必然力量。為了確保醫院檔案管理的可持續化發展，需要在檔案管理工作中不斷融入創新理念。伴隨著信息技術的迅速發展，在醫院的檔案管理工作中也需要結合信息技術，以此確保檔案得到合理的利用。檔案管理工作水平直接影響著醫院的整體管理水平，因此在醫院的內部管理中檔案管理占據著至關重要的地位。

醫院檔案管理工作存在的問題

管理方式中的不足：根據相關的數據調查，我國經濟較為發達的城市中一些醫院已經實施了檔案管理工作建設：但是各地存在經濟發展水平差異，一些等級不高的醫院在檔案管理方面依舊采用的是傳統的管理方式，均是利用人工對檔案進行記錄和管理，沒有結合當前的時代進行改革。采用傳統的人工管理方式不僅增加了醫院的管理費用，還嚴重降低了醫院的檔案管理質量。如在實際的檔案管理中經常會出現檔案丟失、受損的情況，非常不利于醫院檔案管理和利用。最重要的是檔案管理采用人工管理方式使得檔案工作人員的工作量過大、工作任務重，嚴重阻礙著醫院檔案的利用率。檔案管理涉及的方面比較多，其管理工作具有復雜性高、專業性強的特點，醫院應該建設專門的檔案管理部門，安排專業的人員。但是，就實際的情況而言，目前我國的部分醫院還是沒有重視檔案管理工作，其管理人員大多都是由醫院的行政人員兼職，造成檔案管理人員素質和專業性普遍較差的局面。

管理機制中的不足：醫院主要是救治病人的地方，醫院的基礎建設，基本都是集中在醫療設備、病房環境，院方對檔案管理工作建設還不夠重視。相關的調查顯示，目前我國很多城市的醫院檔案管理部門的辦公環境特別差，嚴重缺少網絡設備，加上醫院建設資金問題，很難實施信息化建設。由于檔案管理基本都是采取紙質儲存方式，很容易受到環境的影響，時間一久檔案就會出現變黃、霉變等損傷。

管理制度中的不足：管理制度缺失在醫院的檔案管理中是一項較為嚴重的問題，雖說國家近幾年出臺過相關的政策制度，但是得到有效實施和推行的幾乎沒有，很多的醫院基本就不重視檔案管理部門，就更不可能制定有效的規范管理制度，因此造成醫院的檔案管理中保管和存放沒有可依據的制度。

醫院檔案管理工作的創新措施

檔案管理方式創新：應該結合醫院實際情況，建立完善的管理制度，以此明確領導的責任和工作人員的崗位職責；同時在日常的管理中還應該明確檔案的調閱記錄、歸檔記錄、保管期限，定期對檔案進行清理，對一些超過期限的檔案要及時銷毀。醫院涉及的部門、科室比較多，人員數量也特別多，想要對醫院的所有部門的檔案實施信息統一、系統化的管理，就需要建立完善的醫院檔案數據庫，醫院檔案、信息管理主要內容大多是醫院內部職工的基本信息、醫療機械信息、病人檔案信息等，在管理方式上應該采取電腦存檔和紙質保管雙重保存形式，建立檔案查詢系統（檔案網上服務平臺），以此提升檔案的利用率；同時還應該建立數據庫，設置相應的管理權限，實現檔案的網絡化，有效提升醫院檔案管理水平，確保檔案的使用率，提升醫院的管理水平。

人員綜合素質創新：目前的社會是一個信息化的社會，醫院的檔案管理工作建設已經成為一種必然趨勢。醫院需要結合實際的情況，建立完善的工作人員績效考核制度，以此作為工資發放的依據。如此一來就可以實現薪資透明，確保每個工作人員都能夠根據自己的工作時間獲得相應的薪資?？冃Э己诉€可以激發員工工作的積極性，促使員工堅守崗位、恪盡職守。醫院檔案管理工作人員需要確保檔案信息的完整性，為醫院的綜合管理水平和服務質量提升奠定基礎。因此，醫院管理層要重視檔案管理工作人員的培訓，通過培訓加強檔案管理人員的責任心，使得檔案管理工作人員明白自身的崗位職責，意識到檔案管理的重要性。

檔案查詢利用創新：醫院的檔案管理是記錄醫院工作人員基本信息的原始資料，能夠提供醫院職工的基本信息，作為季度、年度優秀員工的考核標準。醫院檔案管理工作還可以方便醫院的管理，若是需要查找醫院職工信息，只需要在計算機上查詢到檔案的具體位置。醫院檔案管理工作人員要定時、定期對檔案信息進行收集和整理，確保檔案管理的時效性和準確性。伴隨著信息化的發展步伐，醫院還要引進科技人才，及時進行檔案的收集、錄入，落實檔案的整理工作，實現信息資源共享服務。建立有效的檔案管理系統，及時對系統數據進行更新和備份，避免數據流失。

檔案網絡平臺創新：計算機網絡的安全系數是發揮計算機網絡作用的前提和保證。為了提升醫院計算機網絡的安全性，確保醫院檔案管理的完整性，計算機網絡安全系數的提升可以從以下幾點著于：①保障計算機操作系統的安全性，有效避免黑客和病毒的入侵。首先必須給醫院的計算機系統安裝可靠的防火墻和殺毒軟件，并及時更新殺毒軟件，定期對醫院內部計算機進行病毒查殺，此外還必須嚴格要求檔案管理人員不得使用計算機做瀏覽網頁、看電影等其他與工作無關的事情，避免病毒的侵入。②加強計算機的保密工作，醫院檔案管理所使用的計算機一定要做好保密工作，盡量避免檔案管理信息的泄漏。醫院檔案管理部門計算機的維護、維修工作一定要交給專業的技術人員進行，不隨意使用外聘人員。另外醫院的計算機還要設置好口令、密碼等，以防不法分子進入計算機系統，造成醫院檔案管理資料流失及不好的影響。③醫院檔案管理的網絡信息化需制定對應的管理制度，并要求檔案管理人員嚴格按照制度執行，如規定管理人員登錄計算機的時間、對計算機的操作注意事項等，從而使網絡信息檔案的管理有章可循、有條不紊。

綜上所述，醫院檔案資料涉及的部門比較多，且檔案管理和醫院內部的管理之間有著密切的聯系，這就要求醫院需要結合自身的運營模式，創新檔案管理，以此提升醫院檔案的利用率，確保醫院管理水平。endprint