論工程檔案管理信息化建設的思路

周漣漪

【摘 要】工程檔案貫穿于整個工程建設之中，是工程建設和管理過程中的一項十分重要的工作。進入信息化時代，傳統的檔案管理模式和管理手段已不適應時代要求。通過信息化建設在工程檔案管理上尋求新突破，尤其是大數據、云計算已逐步應用于工程建設領域，加強工程建設檔案信息化建設，是做好工程檔案管理工作的關鍵。

【關鍵詞】工程檔案；信息化；建設

工程檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

在信息技術飛速發展的時代，相較于傳統的檔案管理工作而言，引進現代化技術手段的檔案管理在存儲、共享、利用、保管等多個方面都更加便利、快捷、安全，特別是大型工程檔案信息化已成必然趨勢。工程檔案信息化建設已成為企業管理的最佳技術手段和實現途徑之一，也是工程管理工作向現代化邁進的必經之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉，是新時代檔案管理追求的目標，加強工程檔案信息化建設勢在必行。就目前現狀來說，各企業工程檔案管理信息化建設不理想，仍存在一些問題，因此工程檔案管理信息化建設任重而道遠。

一、上層領導對工程檔案信息化建設工作的重視力度不夠

雖然我國的信息化進程較快，信息技術在高速發展，但仍遠低于歐美等發達國家的先進水平。一些單位對于現代化的信息手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒，還有些單位對工程檔案管理工作不重視，投入的資源較少，甚至未能建立健全檔案管理體系和檔案管理機構，談何檔案管理的信息化建設。

二、檔案管理模式落后

很多單位仍采用傳統的管理模式，傳統的管理模式已經跟不上時代發展，不能應用現代化的信息和網絡技術為工程檔案管理服務，而是一直沿用傳統的手工操作模式，如手工檢索、人工編目等方式，技術手段落后。

三、缺乏掌握代現信息技術人才

單位在安排工作時，檔案管理人員大多數“身兼數職”，半路出家，沒有經過業務學習和培訓上崗。部分單位在檔案工作人員配備上，不注重業務、素質，嚴重缺乏掌握代現信息技術人才，安排的人員很大一部分是快退休的員工。這些員工一是無信息化基礎，二是信息接收和處理能力不夠，甚至不清楚電腦基本操作，導致單位的信息化建設工作難以推動。

四、投入的軟硬件實力有限

工程檔案管理信息化建設離不開必要的軟件和硬件，而當前的現狀是軟硬件設置過于陳舊，已經嚴重影響了檔案的科學化管理。

目前很多單位開始了“無紙化”辦公，這種形式下出現的檔案模式為電子檔案。電子檔案是一種與傳統紙質檔案截然不同的檔案形式，其在存儲、查看、共享、利用等多方面都強于紙質檔案， 但企業在工程檔案管理計算機及高效的配套設施、軟件開發上投入經費有限，導致其運用的軟件相對較陳舊、信息化程度較低，很多功能仍比較原始不夠完善，甚至功能缺失，還容易受到網絡病毒攻擊。例如工程技術數據在上傳檔案數據庫后，很多單位的信息化軟件在加密方面未有任何限制，僅有借閱權限的人在未經任何認證情況下均可下載、打印、上傳互聯網。

工程檔案管理的信息化是時代發展的產物，是大勢所趨，是任何人不可逆轉的。想要進行企業檔案管理的信息化有效建設，需從根本上入手解決問題。

首先，加強企業對工程檔案信息化建設的重視，增強檔案現代化管理的意識。要讓單位的主要領導人逐漸的意識到檔案管理工作的重要性以及現有的管理手段所存在的漏洞與缺陷。這種漏洞與缺陷可能在短時間內難以被重視，但隨著信息量的增多，必然會導致管理工作變得越來越困難，信息數據的調用與查閱也變得越來越復雜。而采用現代化的信息技術手段可有效的解決這些問題。要把現代化的信息技術優點展現給領導，使高層管理者意識到運用現代技術手段可極大的提升工作效率，降低工作中的錯誤率，提高企業經濟效益和信息數據的安全性。

其次，把工程檔案信息化納入到辦公自動化的總格局中，與辦公自動化融為一體同步進行。將工程檔案管理工作和信息化建設進行有機結合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統管理模式的束縛和影響，積極摸索、建立一套健全的、科學的工程檔案信息化管理模式。同時在工程檔案信息化建設過程中應遵循規范性、安全性、效益性原則和，電子文件與同版本的紙質文件一同歸檔的雙軌制原則。

再者，做好人才儲備提高檔工程檔案管理人員的綜合素質。工程檔案信息化管理的專業性較強，若不采用具備相應專業素質的人員，易導致數據庫中數據信息的混亂。檔案管理人員應積極參加專業培訓，在工作過程中還應定期進行綜合技能的培訓。熟悉和掌握檔案管理的基本原理和技能，研究科學的管理方法，學習一些工程技術的專業知識，熟悉和掌握施工各階段形成的文件材料和主要工作程序，增強現代化管理意識、市場意識、法律意識，努力促使工程檔案管理工作標準化、科學化、規范化。

然后，應做好工程檔案管理信息化的軟硬件建設。重心應放在信息安全性建設和網絡穩定性建設方面。要使檔案成為一種信息資源，成為企業的無形資產，必須確保檔案資料保密、完整、穩定和可利用。要達到這個目的，須從軟件和硬件兩方面入手。加大資金投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。在信息化建設過程中，需綜合考慮工程檔案管理部門的已有資源、要使用的硬件配置、配套軟件成熟程度和部門的經濟實力等綜合因素，努力改善軟硬件設施。采購穩定的服務器，建立安全穩定的網絡體系，具備可靠充足的儲存環境。軟件建設方面，需聘用專業的軟件設計人才，依據單位工作特點及檔案信息狀態進行科學規劃、設計，充分考慮檔案的安全性及可借閱性，另外對信息系統使用過程中出現的問題，應及時采取有效的改進措施，保證軟件的實用性及功能的全面性，達到節約時間提升效率和安全性的目的。

五、結語

在新的發展時期，建筑企業要想發展必須要緊跟時代步伐，做好信息化建設工作。工程檔案管理信息化建設是工程管理現代化的必由之路，是一項長期、全面而又具體的工作。它需要企業管理者給予足夠的重視和資金投入，建立科學的組織機構和管理制度，組建和培養綜合能力較強的人才隊伍；需要參與工程建設人員的共同努力與協作；需要專業管理人員的不斷進取創新，不斷取得新的突破。以便更好地為工程建設增值服務，為社會服務。

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