淺談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

摘 要 在高校的日常管理當(dāng)中，檔案的管理工作占有著十分重要的地位，檔案管理體系的建設(shè)關(guān)乎著整個(gè)高校的發(fā)展歷史，而要建立完整的高校檔案管理體系必須要有一個(gè)檔案管理質(zhì)量保障體系來作為前提，對于高校自身而言要想切實(shí)建立檔案管理質(zhì)量保障體系的關(guān)鍵之處就是在于能夠正確地認(rèn)識到檔案管理對于高校發(fā)展的重要性，并且能夠根據(jù)目前高校內(nèi)部檔案管理存在的諸多問題，提出相應(yīng)的解決措施，從而能夠更好地保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)對于目前高校想要建設(shè)檔案管理信息化有著極其重要的意義，良好的質(zhì)量保障體系可以讓高校能夠更快的建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞 高校檔案管理 質(zhì)量保障 信息化 體系建設(shè)

高校檔案對于高校自身來說有著十分重要的意義，高校檔案一般都是記錄著整個(gè)高校的科研成果、學(xué)校活動、學(xué)生信息等重要資源，可以說高校檔案記錄著整個(gè)高校的發(fā)展歷史，同時(shí)檔案的記錄工作能夠幫助學(xué)校更好的完整日常工作。并且伴隨著目前高校建設(shè)更加重視整體性建設(shè)，國內(nèi)多數(shù)高校開始越來越重視自家的檔案管理建設(shè)體系，也逐漸將在高校內(nèi)部形成高校檔案管理信息化建設(shè)體系，檔案的自身所發(fā)揮的巨大作用正是隨著各大高校的不斷重視而變得更加增大。但是，需要客觀分析的是，雖然各大高校在檔案管理方面逐漸重視，但由于以前沒有形成良好的檔案管理系統(tǒng)，在高校檔案管理當(dāng)中多數(shù)都會存在管理混亂、管理人員素質(zhì)較低、檔案丟失嚴(yán)重等等問題。因此，在建設(shè)檔案管理體系過程當(dāng)中，必須要有嚴(yán)格的檔案管理質(zhì)量保障體系保駕護(hù)航，才能更好地為建設(shè)高校檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理質(zhì)量較低

目前，高校對于檔案管理雖然有著轉(zhuǎn)變，但是仍然顯示出重視不足這一最大的問題，從而導(dǎo)致高校整個(gè)檔案管理工作難以更好地進(jìn)行下去，資金投入在高校檔案管理方面顯得很少，高校檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)落后。因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的不重視，從而導(dǎo)致檔案管理人員在檔案管理的重要性方面認(rèn)識不足，沒有認(rèn)識到檔案管理對于高校發(fā)展的重要價(jià)值，也逐漸認(rèn)為檔案管理這項(xiàng)工作是枯燥無味的工作，再加上目前高校檔案管理人員年齡偏大，這就給檔案管理信息化帶來了一定的阻礙，也正是這樣多種因素導(dǎo)致目前在多數(shù)高校檔案管理方面質(zhì)量較低，沒有達(dá)到檔案管理的平均水平，缺乏良好的檔案質(zhì)量管理保障體系。

（二）高校檔案管理規(guī)章制度不完善

在目前高校檔案管理過程中常常都會存在管理制度不完善的情況，不論是在檔案的收集方面，還是在檔案的借閱方面，都沒有完整的制度來保障檔案的保密性，這也常常導(dǎo)致高校檔案容易被泄露，從而導(dǎo)致高校的一些最新科研成果等信息遭受泄露。并且在高校檔案借閱過程中因?yàn)橹贫鹊牟煌晟疲霈F(xiàn)借閱走后門的情況，想借閱檔案只要領(lǐng)導(dǎo)的批示，完全就可以去自由查閱檔案，這無疑給檔案管理質(zhì)量帶來了毀滅性打擊，更是難以有效建立起良好的檔案管理質(zhì)量保障體系，要想建立好高校檔案管理質(zhì)量保障體系，必須要有嚴(yán)格的規(guī)章制度來保障。

（三）高校檔案管理部門軟硬件設(shè)施落后

在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的新時(shí)代，軟硬件設(shè)施的配置情況幾乎決定了高校檔案管理體系建設(shè)的上限，在社會上的檔案管理工作上，多數(shù)單位已經(jīng)開始大面積利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技來加強(qiáng)檔案管理工作，也給檔案管理質(zhì)量帶來了更大的保障，而在完成這一工作的前提是必須要有相配套的軟硬件設(shè)施來進(jìn)行匹配，如果在檔案管理過程中沒有更好的軟硬件設(shè)施來作為支撐，那么就會嚴(yán)重影響到檔案管理的質(zhì)量，降低了檔案管理的工作效率，這都成了目前檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)必須重視的方面。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對策分析

（一）檔案管理信息化，完善信息查詢系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的檔案管理方面多是采用著紙質(zhì)檔案管理，這種管理方式不但會耗用大量的人力，更是降低了整個(gè)檔案管理的效率，而在查閱檔案的過程中也會有許多不方便的地方，甚至造成高校檔案信息泄露。在當(dāng)前信息化時(shí)代的到來，高校檔案管理必須依靠互聯(lián)網(wǎng)的作用，而在檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)方面就必須牢牢依靠互聯(lián)網(wǎng)。因此，高校必須對現(xiàn)有的紙質(zhì)化檔案管理進(jìn)行變革，要對原有的檔案庫進(jìn)行信息化改造，應(yīng)該安排檔案管理人員對紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且能夠?qū)⑦@些電子檔案對應(yīng)的錄入建立完成的數(shù)據(jù)庫，做好標(biāo)注目錄和索引，以便能夠讓查閱高校檔案能夠更加快捷方便，也能夠有效保障高校檔案的保密性，從而為建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系建立屏障。

（二）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建設(shè)

良好的高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)離不開高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，高校檔案管理人員應(yīng)該增多的增強(qiáng)自己的責(zé)任意識建設(shè)，能夠嚴(yán)格遵循高校檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格按照檔案管理的程序進(jìn)行管理;同時(shí)，在日常工作之余要利用好業(yè)余時(shí)間來進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本操作技能學(xué)習(xí)，并且也要上網(wǎng)查閱一些檔案管理信息化的內(nèi)容，能夠在業(yè)余時(shí)間不斷提升自身檔案管理的技能水平，增強(qiáng)自己的個(gè)人綜合能力。當(dāng)然，學(xué)校方面也要給予充分的重視，要利用好學(xué)校現(xiàn)有資源組織學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，讓管理人員去掌握最新的檔案管理技巧，并且能夠能多獎(jiǎng)懲制度來倒逼檔案管理人員加強(qiáng)自身個(gè)人檔案管理能力的增強(qiáng)。

（三）更新檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量保障體系可持續(xù)發(fā)展

新鮮的事物必須要有新的思維理念去理解它才能更好地利用它，在21世紀(jì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來屬于最為新鮮的事物，在各行各業(yè)都在不斷依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級的時(shí)候，對于高校自身而言更應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行自身變革，在高校的教學(xué)方面已經(jīng)在利用互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）的教學(xué)模式，而在高校的檔案管理方面也應(yīng)該利用好互聯(lián)網(wǎng)，而在這個(gè)過程當(dāng)中就必須讓高校轉(zhuǎn)變原有的思維理念，去大膽的迎接新時(shí)代的檔案科學(xué)管理方法和技巧。去更多認(rèn)識到檔案對于高校發(fā)展的重要性，提供更多的資金去支持高校檔案給管理質(zhì)量保障體系建設(shè)，讓軟硬件設(shè)施跟得上質(zhì)量保障體系發(fā)展，才能夠更好地建立可持續(xù)發(fā)展的高校檔案管理質(zhì)量保障體系。

（四）建立健全高校檔案管理制度

一個(gè)良好的制度是工作順利進(jìn)行的前提條件，在高校檔案管理方面必須要有更加完善的管理制度，才能夠讓管理人員有規(guī)章可依據(jù)。一方面，在檔案數(shù)據(jù)收集時(shí)候，要合理保證檔案資料的安全利用，而在此階段，高校就應(yīng)該出臺規(guī)章制度來保障檔案數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性，高校需要建立相應(yīng)的檔案收集、鑒別和歸檔處理等，對每一個(gè)檔案都要進(jìn)行詳細(xì)的審核。另一方面，高校內(nèi)部也可以根據(jù)高校實(shí)際情況來完善檔案管理制度，健全檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理小組，讓檔案管理人員依據(jù)規(guī)章制度去有效管理檔案，也能夠讓更完善的檔案管理組織發(fā)揮作用，將為檔案管理質(zhì)量保障體系做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作是高校歷史發(fā)展的重要記錄載體，是高校各個(gè)工作能夠順利開展的前提條件，特別是在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，高校的檔案管理工作可以更多依靠互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行管理，這也能夠提升高校檔案管理質(zhì)量水平，間接的也是顯示出高校的綜合實(shí)力一部分。在高校檔案管理工作開展之中，各大高校需要充分重視檔案管理，去建立起良好的檔案管理質(zhì)量保障體系，以此才能保證高效檔案為高校發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

（作者單位為湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處）

[作者簡介：朱小菊（1968—），女，本科，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 梁慧.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，（07）：490-492.

[2] 鄔雪軍，楊晶晶，孫安寧，金獻(xiàn)夫.高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：120-121.

[3] 李燕.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）：60-62.