淺析房產檔案安全管理的重要性及防控措施

張麗紅

（昆明市呈貢區房產交易中心，云南 昆明 650500）

房產檔案管理保留著城市發展的房產變遷信息，工作量較大，工作中所涉及的管理范圍較為廣泛，需要遵循相應的法律法規和政策要求，最終形成的房產檔案有很強的專業性，房產管理工作必須得到相應的重視。

1 房產檔案安全管理的重要性

房產檔案是部門的專業檔案，與普通政府的公文有很大差別，房產檔案會在房產的位置占地面積、地區名稱上，分別標明具體信息。同時還會記錄各個地區房屋的年限、損壞程度、建設發展，與房地產物權設立、變更、轉讓、消滅等行為有著不可分割的聯系，這些都需要利用房產檔案進行交易和處理，相應的也導致了房產檔案有著很強的動態性，無時無刻不在發生變化，一直可以全面地展現城市房產變化的過程。房產檔案的信息聯通是保證房地產市場穩發展的條件之一，房產信息的壟斷可以直接造成房地產市場的混亂無序，使各個區域之間沒有平等的房地產信息交流，阻礙城市的規劃和發展。

2 房產檔案安全管理中存在的問題

1）房產檔案信息的安全性問題。隨著社會信息化制度的不斷發展，目前比較常見的房產信息儲存方式是利用網絡技術進行信息化管理，但是在一些計劃程度并不是很完善的時候，房產信息一般都是由房產檔案的相關管理部門對所需材料進行收集和篩選，最后將這些資料整合起來，將重要的房產信息檔案妥善儲存。隨著儲存模式的改變，比較老舊的房產檔案很容易被管理人員忽視，沒有建立完善的防風險意識，雖然有一定的防火防潮和防蟲的措施，但是當遇到大型的自然災害或其他不可抗力因素時，房產檔案抗風險性較低的缺陷就十分明顯。近幾年，我國很多地區都發生了比較大規模的地震事件，這些事件發生后對當地的房產信息管理造成了巨大的損失，沒有辦法找到相應的房產信息資料，對于災后的賠償問題，造成了較大阻礙。

2）房產檔案信息化保存問題。現在的房產信息管理人員往往都比較依賴于網絡儲存，但是網絡儲存雖然更加的方便快捷，卻也有著相應的弊端。對于內部管理來說，由于大量的房產信息都儲存在移動硬盤中，那么電腦和硬盤的損壞和老化就會造成房產信息儲存的風險，造成數據缺失或損壞。房產信息需要提供給相應人員，就不能避免外部的網絡連接，在外部的管理過程中，存在的風險有黑客攻擊，網絡病毒信息竊取等等，信息化管理的方便快捷導致房產檔案信息管理中可能出現各種漏洞和風險。與此同時，在管理人員工作的操作過程中，也存在著各樣的失誤，設備的格式化、電子數據的刪除、操作程序運行錯誤，都有可能會對房產檔案的電子信息造成損壞。

3）房產檔案保存過程中的突發問題。房產檔案保存的過程中很容易出現各種各樣的突發問題，而突發問題的處理，就面臨著資金的投入。在房產檔案信息化改革的初始階段，房產當然管理部門就要投入大量的資金為房產檔案的管理準備，計算機、打印機、復印機、網絡域名的使用、應用軟件的投入、相關專業專家的服務咨詢、管理人員的培訓等等方面都需要檔案管理部門的資金投入，以此才能夠保證檔案管理工作的正常運行。諸如此類的突發問題，日后只會越來越多，因此對于突發事件的資金投入是房產檔案保存過程中所面臨的重要問題之一。

4）房產檔案知識產權制度不夠完善。目前我國房產檔案網絡信息管理方面的法律法規并不是很健全，在房產信息進行資源共享的過程中，很容易遇到知識產權歸屬的問題，目前對于房產檔案的信息公開，還沒有一個明確的執行標準，部分產權人并不愿意自己的信息公開化。但是在實際過程中，本應該受到知識產權保護的部分信息是共用的，信息的公開與產權人的需求形成了矛盾，相關部門在進行檔案管理的過程中，很容易遇到知識產權分割不清的問題，而受到產權人的追責。

3 房產檔案安全管理相關問題的防控措施

1）樹立房產檔案信息風險意識。房產檔案信息管理部門要提高對房產檔案信息風險意識的重視程度，管理部門的領導和員工在目前的情況下都沒有對房產檔案信息風險作出全面的、充分的認識，在真正遇到信息風險的時候，很多員工不知道該如何處理。因此想要提高房產檔案風險意識，管理人員要積極轉變自己的管理理念，尤其是在信息化管理逐步接替傳統房產信息管理方式的今天，風險意識樹立顯得尤為重要。管理人員缺少管理的風險意識，會造成檔案管理工作的缺陷，只看眼前效益，會對整體的房產檔案信息管理留下隱患。管理部門要積極組織員工進行培訓，加強員工的抗風險意識，能夠在發生意外情況時，采取有效的、正確的處理措施，盡量減少房產檔案的 損壞[1]。

2）加強檔案管理風險教育，采用動態管理模式。檔案管理部門要加強工作人員的風險教育，培養工作人員預測風險的能力，定時對于檔案的管理風險進行評估，將各項數據具體的量化出來，總體分析確認某一方向風險的概率，通過數據大小的比對來決定相關部門是否要做好相應的預防措施。風險評估不是每個人都有能力去做的，管理部門可以聘請相關的專業人員，定期進行評估，同時也可以對檔案的管理人員進行風險方面的教育。在管理人員學習分享教育的過程中，本身也是對管理人員工作能力和綜合素質的提升，通過長時間的教育和影響，可以有效的規避房產信息檔案的管理風險。

除了對檔案管理風險進行教育和培訓，管理部門也要做好房產檔案的動態管理。房產信息數量比較巨大，涉及的范圍也比較廣泛，因此在工作人員進行檔案管理的過程中，首先要根據不同的標準分類：例如利用房產編號、坐落的地區等對房產檔案信息進行科學管理，并且分門別類地做好規劃。后續如果再發生房產便簽或產權變更時，就可以在相應的房產檔案后直接添加備注與原檔案存放在一起，減少數據的復雜程度和儲存數量，也更加方便管理人員對信息進行 整理。

3）強化房產檔案信息數據庫模式。房產檔案信息的原始數據，是房產進行后續變動的基礎。因此，房產信息原始數據的保存和房產的檔案信息要進行區分，不能夠因為信息化管理的便捷就忽視原始檔案的儲存與管理。信息化管理只是檔案管理的一種手段，其根本目的是方便管理人員進行管理工作，而不是代替原本的檔案管理地位。為了確保狂犬檔案原始信息的準確性，管理部門應該設立內部局域網，對房產變動信息有更清晰的記錄，實現內部的信息共享，從管理部門的考核上確保同一個房產沒有進行重復的交易或是銀行的抵押貸款等行為，這樣的管理模式既減輕了工作人員的壓力，也降低了管理工作的失誤率，提高了銀行貸款等工作環節的效率。

4）提高房產檔案抗風險能力。目前房產檔案抗風險能力較低，管理部門需要借鑒已經存在的其它方面的抗風險政策，借鑒到房產信息管理方面上來。例如，國家現在對于金融財政方面的風險管理已經較為完善，提出了很多符合實際的方式方法，并且得到了很好的效果。房產檔案管理面對的最大的風險問題就是信息管理的安全性和有效性。在實行管理工作的過程中，首先要存留一份原始的紙質檔案，同時還要將電子備份拷貝到硬盤上，最終還要對已經整理好的電子文件進行備份。隨著網絡信息技術的發展，異地備份已經不是難以攻克的問題，異地備份可以反過來成為房產管理的有效手段，切實提高房產檔案的抗風險能力。