新制度下的會計檔案研究

蔡建玲

（云南省德宏州人民醫院，云南德宏 678400）

近年來，伴隨著社會經濟、計算機技術的快速發展及應用，會計檔案管理工作也發生了極大的改變，在2016年1月1日實施《會計檔案管理辦法》之后，會計檔案管理工作出現了新的挑戰。因此，在實際中，必須立足于新制度的要求，對會計檔案管理工作進行改革、創新，從而更好地發揮出會計檔案的作用，實現會計檔案管理工作的現代化建設。

1 新制度下的會計檔案作用

對于會計檔案，在實際經營中發揮著十分重要的作用，首先，會計檔案是開展經濟活動的重要依據。在市場經濟深入發展的今天，會計檔案是開展經濟活動時的第一手資料，其記錄著原始數據憑證，并且在經濟調節發展中有十分關鍵的作用，是國家、政府、單位進行經濟管理的重要工具。其次，會計檔案是領導層決策的重要依據，在實際中，領導決策層在進行相關決策時，往往需要通過對各種決策數據進行分析，而這些決策數據有80%來源于會計檔案，所以會計檔案的真實性、準確性將會直接影響到領導決策的科學性，所有全面加強會計檔案管理對于單位發展具有極其重要的意義。

2 當前會計檔案工作存在的問題

2.1 沒有準確定位會計檔案的作用

在實際中，會計檔案是單位出現經濟活動后的重要證據、資料，記錄了單位從成立至今的運行軌跡。政府審計部門、稅務機構等在對單位開展財務檢查活動時，通過會計檔案可以準確地將單位是否有弄虛作假、違法亂紀等行為反映出來，同時會計檔案還可以為單位提供更加詳細的經濟資料，為單位的經營決策提供幫助，但是從實際情況看，單位還并沒有充分意識到會計檔案的重要性，部分領導過于看重資金的管理，忽視了會計資料的管理、監督，將會計資料隨意的保存在柜子里，從而造成了會計資料管理不到位。

2.2 對新制度宣傳不到位

伴隨著新制度的實施，會計檔案管理工作也面臨著新的挑戰，這就要求單位及時結合新制度，對現行的會計檔案管理制度進行相應的調整，從而更好地開展會計檔案管理工作。而從當前的實際情況看，并沒有對新制度進行宣傳，導致單位依然沿用傳統的會計檔案管理制度，使得會計檔案管理工作僅僅停留在不損壞、不丟失、不能散亂的狀態，并沒有加強其他方面的會計檔案管理制度建設，從而極大的影響到會計檔案管理工作的開展。

2.3 會計檔案日常管理存在缺陷

首先是會計資料裝訂不規范，如發票粘貼不規范、票據粘貼在裝訂線外，導致在進行查賬時，部分內容無法看清，影響到會計檔案管理質量。在新時期下，會計電算化已經廣泛應用在各個領域，同時單位為了滿足會計電算化的運行需求，也要求對會計軟件進行相應的升級，但是在升級過程中，并沒有對之前的財務軟件版本進行相應的保存，從而造成了部分電子檔案信息丟失。其次在進行日常的會計檔案管理中，沒有對會計檔案進行嚴格的控制，加上會計人員在工作變動時，沒有辦理好相應的會計檔案交接手續，也沒有建立相應的會計檔案查閱登記體系，很容易造成會計檔案丟失、篡改，不利于會計檔案信息的真實性和完整性。最后是會計檔案資料的應用效率不高，實施會計檔案管理的最終目的是服務經濟發展，而在實際中，單位對會計檔案的管理僅僅是停留在日常工作上，如收集檔案資料、歸檔保存等，并沒有充分發揮現有檔案資料的價值，也沒有利用會計檔案進行相應的監管，難以充分發揮會計檔案的價值。

3 新制度下的會計檔案管理策略

3.1 提高對會計檔案的重視力度

會計檔案是單位生產經營中最為重要的檔案資料之一，因此，在實際中，各級領導都需要充分意識到會計檔案對于單位發展的重要意義，切實提高對會計檔案管理的重視力度，并將會計檔案管理工作納入單位的發展戰略中，實現會計檔案管理的規范化、科學化。同時，單位還需要進一步加強對檔案管理人員的業務培訓，要不斷提升檔案管理工作人員的管理知識、管理技能，保證檔案管理人員可以更加規范地開展檔案管理活動。單位應該主動的宣傳、講解新制度，使得每一個檔案管理人員都可以熟知新制度，并且能嚴格地按照新制度進行會計檔案管理工作。

3.2 制定明確的會計檔案管理體系

在實際中，單位應該對現行的會計檔案管理制度進行全方位的分析，尋找其與新制度不匹配的地方，然后根據新制度對現有的會計檔案管理制度進行完善、補充，特別是關于電子會計檔案管理這一塊，更是要制定更加健全的管理體系，從而防止出現會計檔案資料丟失、泄密、毀壞等情況。由于實施會計電算化以后，會計檔案數據的存儲主要是在磁性介質上，如果發生火災、盜竊等情況，會有極大的可能出現會計檔案資料損毀的情況，因此，在實際中，還需要制定嚴格的會計電算化軟件管理制度，從而保證會計信息系統的安全運行。另外，在會計檔案保存中，還應該做好備份歸檔工作，為會計電算化可以得到更加深層次的發展提供良好保障。

3.3 注重會計檔案日常管理

會計檔案是單位發展的重要信息來源，各類稅務機關、審計機關等的檢查以及財務部門的日常查詢，都是需要會計檔案資料支撐的，所以在實際中，需要全面加強會計檔案的管控，明確每一個檔案管理人員的職責，并對會計檔案管理進行優化控制，從而更好地發揮會計檔案的作用。在實際中，單位還需要進一步加強會計檔案的收集整理工作，要保證收集到的會計檔案資料真實、完整、原始、規范，這樣才可以為后續的會計檔案管理工作打下良好基礎。在會計檔案管理工作中，還應該嚴格地按照相關要求，做好本單位會計檔案管理的新舊銜接工作，特別是不同類型的會計檔案保管期間、電子會計檔案資料歸檔銜接等問題，能實現新舊會計檔案的良好過度。此外，單位還應該進一步加強對新制度的實施情況進行指導、監督，要制定相應的監督管理方法，定期開展自我監督工作，對于會計檔案管理中存在的重點、難點問題進行分析，并與上級領導進行溝通協商，保證新制度可以更好地落實在實際，從而更好地發揮會計檔案管理的作用。

4 結語

綜上所述，會計檔案是單位生產經營中，對記載會計核算類數據、資料整理而來的數據檔案資料，對于單位的經營決策有極大的影響，因此，在實際中，必須充分意識到當前會計檔案工作存在的問題，結合具體情況，對會計檔案工作進行改革創新，提高對會計檔案的重視力度，制定明確的會計檔案管理體系，注重會計檔案日常管理，從而更好地滿足各方面發展需求。